LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL POPIERINIŲ DOKUMENTŲ IŠSAUGOJIMO ELEKTRONINE FORMA TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
Nr.
Vilnius
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
įsakymu Nr.
POPIERINIŲ DOKUMENTŲ IŠSAUGOJIMO ELEKTRONINE FORMA TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos), nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ar įmonės) trumpai ir ilgai saugomų popierinių veiklos dokumentų išsaugojimo elektronine forma atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo ir naikinimo reikalavimus.
II SKYRIUS
POPIERINIŲ DOKUMENTŲ ATRANKA IR SKAITMENINIMAS
3. Popieriniai dokumentai išsaugojimui elektronine forma atrenkami įvertinus:
3.1. įstaigos, organizacijos ar įmonės veiklos atskaitingumo reikalavimus (audito ir priežiūros institucijų originalių popierinių dokumentų pateikimo reikalavimai ir pan.);
3.2. sutartinių įsipareigojimų ar kitų teisėtų prievolių vykdymą ir pagrindimo autentiškais dokumentais poreikį (priimamų veiklos spendimų ir (ar) paslaugų teikimo / neteikimo apskundimo terminai ir pan.);
3.3. galimybes šio Tvarkos aprašo nustatyta tvarka užtikrinti popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumą ir tokio vaizdo tikrumo patvirtinimą;
3.4. galimų išlaidų ir finansinės naudos santykį (dokumentų saugojimo ir (ar) tvarkymo paslaugų, dokumentams saugoti skirtų patalpų išlaikymo sąnaudų mažėjimas, darbo užmokesčiui skirtų lėšų sutaupymas ir pan.);
3.5 laiko, žmogiškųjų išteklių sąnaudas (popierinių dokumentų skaitmeninimas, skaitmeninių vaizdų aprašymas (jei taikoma), elektroninės formos dokumentų priežiūra visą jų saugojimo laiką);
3.6. šio Tvarkos aprašo nustatyta tvarka pagamintų popierinių dokumentų skaitmeninių vaizdų (toliau – elektroninės formos dokumentai) išsaugojimo, prieigos prie jų visą teisės aktuose nustatytą saugojimo laiką užtikrinimo, pasirinktų technologinių sprendimų įgyvendinimo kaštus;
4. Atlikus Tvarkos aprašo 3 punkte nurodytą vertinimą, parengiama popierinių dokumentų atrankos išsaugojimui elektronine forma išvada, kurioje nurodomos popierinių dokumentų apimtys, galimos rizikos, techniniai popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma sprendimai, numatomos išlaidos ir finansinė nauda.
5. Sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma (toliau – sprendimas) priima įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas, kuris paskiria už popierinių dokumentų suskaitmeninimą, popierinių dokumentų originalų sunaikinimą ar tokių darbų organizavimą atsakingus asmenis.
6. Sprendimas įforminamas:
6.1. įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovo teisės akte ar tvirtinamajame dokumente (akte, sąraše ar pan.), kuriame nurodomi popieriniai dokumentai (bylos), atrinkti saugoti elektronine forma, jų chronologinės ribos arba bylos sudarymo metai, nustatytas saugojimo terminas ir apimtis (bylomis, apskaitos vienetais);
7. Šio Tvarkos aprašo 6 punkte nurodyti įstaigos dokumentai turi būti suderinti su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti, arba su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.
8. Įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas, priėmęs sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma, numato konkrečias popierinio dokumento suskaitmeninimo, tokio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumą užtikrinančias priemones ir informacines technologijas, kurių pagalba dokumentai bus toliau valdomi ir išsaugomi.
9. Popierinius dokumentus skaitmeninant rekomenduojama taikyti šiuos skaitmeninio turinio formatus ir kokybės parametrus: JPG arba TIFF, PDF, ne mažesne kaip 300 dpi raiška ir 24 bitų spalviniu gyliu. Šie reikalavimai taikytini neglaudintoms rinkmenoms.
10. Popierinius dokumentus skaitmeninant turi būti užtikrinta, kad jų turinys bus atpažįstamas ir perskaitomas, aiškiai atvaizduotas parašas (įskaitant pasirašiusiojo asmens pareigų pavadinimą, vardą ir pavardę) ir kiti metaduomenys (sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra), gauto dokumento nuoroda (jei dokumentas gautas), dokumento pavadinimas ir tekstas, įskaitant ir priedus (jei jų yra). Pagamintas vaizdas turi būti tapatus popieriniam dokumentui.
11. Suskaitmenintas gali būti atskiras popierinis dokumentas arba tokių dokumentų byla:
11.1. jei pasirenkama suskaitmeninti atskirą popierinį dokumentą, turi būti valdomi pagrindiniai dokumento metaduomenys, nurodyti Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, taip pat bylos indeksas, nurodantis kuriai bylai dokumentas priskirtas, ir informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį;
11.2. jei pasirenkama suskaitmeninti popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi šie metaduomenys: bylos sudarytojo pavadinimas ir antraštė, bylos indeksas ir chronologinės ribos, saugojimo terminas ir informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį. Prireikus gali būti numatyti ir valdomi kiti metaduomenys, atsižvelgiant į byloje esančių dokumentų pobūdį.
12. Pasirenkamas vienas iš nurodytųjų skaitmeninio vaizdo išsaugojimo būdų:
12.1. popierinio dokumento skaitmeninis vaizdas išsaugomas oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, reikalavimus;
13. Pagaminus popierinių dokumentų skaitmeninius vaizdus ir sukūrus reikiamus metaduomenis, tokių elektroninės formos dokumentų vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu (pvz., kopijos tikrumo paskirties) arba pažangiuoju elektroniniu parašu.
14. Popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami tik tuo atveju, jei su jais visi susiję procesai ir užduotys (veiksmai) yra užbaigti, yra praėjęs bent 6 mėnesių laikotarpis po visų procesų ir užduočių užbaigimo ir atlikti šio Tvarkos aprašo 9–13 punktuose numatyti veiksmai. Šiuo atveju naikinimo aktas nesudaromas.
15. Atlikus šio Tvarkos aprašo 9–13 punktuose numatytus veiksmus, įstaiga apie numatomą popierinių dokumentų sunaikinimą raštu informuoja valstybės archyvą, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti, ir kuriam esant poreikiui sudaroma galimybė susipažinti su naikintinais dokumentais. Jei susipažinus su dokumentais, valstybės archyvas priima sprendimą dokumentus saugoti nuolat, tokie dokumentai nenaikinami, o sutvarkomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka ir perduodami toliau saugoti.
III SKYRIUS
ELEKTRONINĖS FORMOS DOKUMENTŲ APSKAITOS IR IŠSAUGOJIMO REIKALAVIMAI
16. Elektroninės formos dokumentai valdomi ir saugomi kaip suskaitmeninti arba oficialieji elektroniniai dokumentai (jei buvo priimtas sprendimas popierinio dokumento skaitmeninį vaizdą perkelti į ADOC pakuotę). Toks elektroninės formos dokumentas įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje valdomas kaip veiklos dokumentas.
17. Elektronines formos dokumentai saugomi informacinių technologijų priemonėmis (dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje), užtikrinant, kad jie bus išsaugoti likusį teisės aktuose nustatytą laiką.
Elektroninės formos dokumentai saugomi Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų saugojimą, nustatyta tvarka.
18. Jei įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu ilgai saugomi dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą, ilgai saugomi popieriniai dokumentai įrašomi į bylų apyrašus, kurie derinami (jei taikoma) teisės aktų nustatyta tvarka.
19. Jei elektronine forma saugomi dokumentai perduodami tretiesiems asmenims informacinių technologijų priemonėmis, jie turi būti perduodami kartu su jų vientisumui užtikrinti naudoto būdo duomenimis.
20. Jei pasibaigus elektronine forma trumpai ar ilgai saugomų dokumentų saugojimo terminui priimamas sprendimas juos saugoti ilgiau, tokie dokumentai įrašomi į bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas, sąrašą, kurį tvirtina įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas.
21. Pasibaigus elektronine forma saugomų dokumentų saugojimo terminui įstaigoje (ir nepratęsus saugojimo termino), tokie dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo aktą Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių ar Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka, ir derinami (jei taikoma).
IV SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
23. Elektroninės formos dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytos dokumentų valdymo, priėjimo prie dokumentų, jų naudojimo nuostatos.
24. Įstaigos, organizacijos ir įmonės veiklą likviduojant ar reorganizuojant, elektroninės formos dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, perduodami toliau saugoti Dokumentų ir archyvų įstatymo ir Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. V-156 „Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.