Projektas
LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTŲ tvarkymo ir apskaitOs TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
Nr.
Vilnius
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymą Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (su visais pakeitimais).
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
įsakymu Nr.
DOKUMENTŲ TVARKYMO ir APSKAITOS TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) dokumentų tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
Šiose Taisyklėse nustatyti įrašų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai taikomi dokumentų valdymo sistemoms, taip pat Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos sukurtai Dokumentų valdymo bendrajai informacinei sistemai, skirtai įstaigų veiklos dokumentams valdyti (toliau minėtos sistemos apibendrintai vadinamos informacine sistema).
Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru.
2. Šių Taisyklių reikalavimai valstybės archyvų teisės aktų nustatyta tvarka perimtiems ir saugomiems dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų tvarkymo ir apskaitos nereglamentuoja kiti teisės aktai.
3. Nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šiose Taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai.
4. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:
4.1. Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
4.7. Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių metaduomenų (užduoties, derinimo žymos, parašų ar kt.).
4.8. Dokumento registravimas – unikalaus numerio suteikimas įstaigos sudaromam ar gautam dokumentui (įrašui) įstaigos naudojamuose registruose ir (ar) naudojamose informacinėse sistemose.
4.10. Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, aprašymo ir įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.
4.11. Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į elektroninę formą.
4.13. Fondas – teisės aktų nustatyta tvarka perimti saugoti įstaigos ar fizinio asmens veiklos dokumentai.
4.17. Skaitmeninės kilmės dokumentas – skaitmeniniu formatu užfiksuota informacija, valdoma informacinių technologijų priemonėmis.
4.18. Suskaitmenintas dokumentas – neskaitmeniniu formatu užfiksuota informacija, informacinių technologijų priemonėmis perkelta į skaitmeninį formatą.
4.19. Skaitmeninė saugykla – techninių ir programinių priemonių visuma skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintiems dokumentams, jų apskaitos dokumentų duomenims bei kitai su jais susijusiai informacijai saugoti.
4.20. Sąvoka dokumentų valdymo sistema suprantama taip, kaip ji apibrėžta Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. birželio 18 d. įsakymu Nr. V-45, o sąvoka analoginis dokumentas suprantamas taip, kaip jis apibrėžtas standarte LST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)”.
4.21. Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (toliau – Dokumentų ir archyvų įstatymas), Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą ir perdavimą, vartojamas sąvokas.
4.22. Įstaigos vadovas, be Dokumentų ir archyvų įstatyme nustatytų funkcijų, paskiria už dokumentų valdymo sistemos (jei tokia naudojama) administravimą ir saugos priemones atsakingus asmenis, sprendžia įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimo klausimus, tvirtina šių Taisyklių nustatyta tvarka suderintus dokumentų apskaitos dokumentus (jų duomenis) ir bylų apskaitos dokumentus (jų duomenis); nustato, kuriuos ilgai saugomus dokumentus (išskyrus valstybės archyvams perduodamus elektroninius dokumentus), reikalinga tvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą.
4.23. Įstaigų, perduodančių dokumentus valstybės archyvams pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-153 „Dėl valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašo patvirtinimo“, dokumentų apskaitos dokumentai (dokumentacijos planas, dokumentacijos plano papildymų sąrašas) (jų duomenys) bei bylų apskaitos dokumentai (bylų apyrašų sąrašas, bylų apyrašai (jų tęsiniai), dokumentų naikinimo aktai) (jų duomenys) (išskyrus ilgai saugomų analoginių dokumentų (popierinių ar vaizdo ir garso dokumentų), dėl kurių buvo priimtas sprendimas šių Taisyklių 4.22 papunktyje nustatyta tvarka, apyrašus), Elektroninio archyvo informacinės sistemos (toliau – EAIS) priemonėmis derinami su tuo valstybės archyvu, kuris teisės aktų nustatyta tvarka vykdo dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą ir kuriam dokumentai perduodami toliau saugoti. Dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) rengiami pagal EAIS realizuotas šių dokumentų formas. Tokias dokumentų formas naudoja ir informacinės sistemos valdytojas, kurio sistema naudojasi tiek įstaigos, perduodančios dokumentus valstybės archyvams, tiek jų neperduodančios.
Įstaigos, neperduodančios dokumentų valstybės archyvams, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus (jų duomenis) derina su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga, vykdančia jų priežiūrą. Dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) rengiami pagal šių Taisyklėse nustatytas tokių dokumentų formas.
4.24. Įstaigos dokumentų valdymo sistema turi sudaryti galimybę:
4.24.1. valdyti (rengti, registruoti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti, priimti ar kita) dokumentus, įskaitant ir oficialiuosius elektroninius dokumentus, atitinkančius bent vieną Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą ar su juo suderintą specifikaciją, užtikrinti, kad to paties dokumento nebūtų galima užregistruoti antrą kartą ir fiksuoti visus su valdomais dokumentais atliktus veiksmus;
4.24.2. oficialiuosius elektroninius dokumentus, atitinkančius bent vieną Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą ar su juo suderintą specifikaciją, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu ar patvirtinti kvalifikuotu elektroniniu spaudu (jei taikoma), taip pat patvirtinti šių elektroninių parašų bei spaudų galiojimą ir išsaugoti galiojimą patvirtinančius duomenis;
4.25. Dokumentų valdymo metu kaupiami šie bylų (jei jos sudaromos) metaduomenys: funkcijos punkto numeris, funkcijos ir (ar) subfunkcijos pavadinimas, bylos indeksas, antraštė ar proceso pavadinimas, saugojimo terminas ir bylos chronologinės ribos (data), vienarūšės bylos papildomas dokumentų sisteminimo požymis (kodas ar pan. (jei toks yra), informacija apie dokumentų sunaikinimą (naikinimo aktą ar pan.).
II SKYRIUS
Dokumentų REGISTRAVIMAS
5. Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose ir (ar) naudojamose informacinėse sistemose, suteikiant jiems unikalų numerį. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei dokumentų registravimas vykdomas automatizuotu būdu, dokumentai registruojami tą parą, kai yra gauti, pasirašyti ar patvirtinti.
6. Registruojant dokumentus fiksuojamas unikalus numeris ir šie metaduomenys: dokumento sudarytojas, dokumento data, dokumento pavadinimas (antraštė). Registruojamuose siunčiamuose dokumentuose, be šių elementų, turi būti užfiksuojamas gavėjas, kuriam siunčiamas ar perduodamas dokumentas, o registruojant gautus dokumentus – datos ir unikalaus numerio nuoroda.
7. Jei dokumentai registruojami dokumentų registruose, įstaigoje gali būti numatyti atskiri siunčiamų ir gaunamų dokumentų registrai.
Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) registruojami pagal rūšis ir saugojimo terminus.
8. Jei įstaiga naudojasi informacine sistema, kurios valdytojas yra kitas subjektas, turi būti užtikrinta galimybė identifikuoti dokumento sudarytoją ir dokumentui suteiktą unikalų numerį.
9. Sprendimą dėl vaizdo ir garso dokumentų registravimo priima įstaigos vadovas. Jei vaizdo ir garso dokumentai saugomi ne informacinėje sistemoje, kurioje vykdoma dokumentų apskaita, informacija apie apskaitos duomenis saugoma kartu su dokumentais.
10. Visa įstaigos gauta korespondencija priimama ir paskirstoma įstaigos vadovo nustatyta tvarka. Paaiškėjus, kad gautas ne visas dokumentas, kad trūksta dokumente nurodytų priedų ar pridedamų dokumentų, apie tai informuojamas siuntėjas.
Dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui, kartu persiunčiant ir voką, jei dokumentas buvo gautas paštu.
Jei gautas dokumentas buvo įdėtas į voką, vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo, kuris reikalingas dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
11. Užregistruoti gauti dokumentai įstaigos vadovo nustatyta tvarka perduodami užduočiai suformuluoti ir (ar) vykdyti.
12. Užregistruoti siunčiami dokumentai išsiunčiami ar perduodami gavėjams:
12.1. Jei gavėjams siunčiamos ar perduodamos popierinių dokumentų kopijos, jų nuorašai ar popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos, į bylą dedamas pasirašytas popierinis dokumentas.
12.2. Jeigu dokumentai rengiami informacinėje sistemoje, tačiau gavėjui reikia išsiųsti arba perduoti popierinius dokumentus, parengti dokumentai atspausdinami, pasirašomi ir išsiunčiami, o įstaigoje jie gali būti saugomi informacinėje sistemoje, kurioje buvo parengti (sukurti).
13. Jei reikia, gali būti rengiamos dokumentų kopijos (išskyrus skaitmeninės kilmės dokumentus), nuorašai ar išrašai.
Dokumento nuoraše pateikiamas visas dokumento turinys (tekstas ir (ar) pridedami dokumentai (jei yra). Nuoraše turi būti nurodyti pagrindiniai metaduomenys, informacija apie autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenis, kita reikiama informacija (pvz., papildomi metaduomenys ar pan.).
Dokumento išraše pateikiamas dokumento sudarytojas, dokumento data ir numeris, reikalinga dokumento teksto dalis, informacija apie autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenis, kita reikalinga informacija.
14. Dokumentų kopijos, nuorašai ar išrašai gali būti tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas.
Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumas, jį išduodant išorės subjektui, tvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka.
15. Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, informacija apie įvykdytą užduotį fiksuojama dokumente arba informacinėje sistemoje.
Jei dokumentai buvo sudaryti naudojantis informacinėmis sistemomis, turi būti užtikrintas registravimo duomenų prieinamumas visą dokumentų saugojimo laikotarpį įstaigoje.
III SKYRIUS
DOKUMENTACIJOS PLANO SUDARYMAS
16. Įstaigos veiklos dokumentams valdyti rengiamas dokumentacijos planas. Atsižvelgus į įstaigos naudojamas informacines sistemas, pasirinktą dokumentų sisteminimo būdą ir vykdomą veiklą atliekant įstaigai priskirtas funkcijas, pasirenkama sudaryti bylų dokumentacijos planą arba funkcijų dokumentacijos planą.
17. Bylų dokumentacijos plane informacija apie dokumentus pateikiama trimis struktūriniais lygmenimis: funkcija, subfunkcija (jei išskiriama), byla (1 priedas):
17.1. Bylų dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos.
17.2. Bylų dokumentacijos plane bylos numatomos ir sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienerius kalendorinius metus vykdant konkrečią funkciją ar subfunkciją, išskyrus tęsiamas bylas, sudaromas iš tam tikros procedūros vykdymo metu sukauptų dokumentų.
Pagal poreikį gali būti sudaromi skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų tomai.
17.3. Antraštės dokumentacijos plane turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų dokumentų turinį, rūšį, temą (pvz., Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai).
17.4. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris.
17.5. Bylų (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indeksuose nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių, vaizdo ir garso dokumentų ar įrašų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo: E – elektroninis dokumentas, VG – vaizdo ir (ar) garso įrašas, G – garso įrašas, V – vaizdo įrašas, F – fotodokumentas, Į – įrašas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą). Jei bylai numatoma priskirti dokumentų skaitmenines kopijas, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo „K“ (pvz., 5.6 K).
Įstaigos, kurios perduoda dokumentus valstybės archyvams, gali sudaryti tik trumpai ar ilgai saugomas įrašų bylas.
Bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys).
17.6. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtinto dokumentacijos plano atitinkamo punkto papunktį.
17.7. Bylų dokumentacijos plane struktūriniams lygmenims suteikti punktų numeriai keičiami tik esant įstaigai priskirtų funkcijų pasikeitimams. Jei kitais kalendoriniais metais konkreti byla, numatyta bylų dokumentacijos plane, nesudaroma, bylos papunkčio numeris (kuris yra indeksas) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Jei tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indeksas.
17.8. Suvestiniai duomenys apie per konkrečius kalendorinius metus užbaigtas bylas gali būti įrašomi atskiroje dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, skiltyje. Įstaigos, perduodančios dokumentus valstybės archyvams, šią informaciją gali pateikti EAIS priemonėmis.
18. Funkcijų dokumentacijos plane informacija apie dokumentus pateikiama keturiais struktūriniais lygmenimis: funkcija, subfunkcija, procesas, dokumentai (2 priedas):
18.1. Funkcijų dokumentacijos plano struktūra pasirenkama tais atvejais, kai įstaigos naudojamos informacinės sistemos turi galimybę automatizuotai valdyti funkcijų klasifikatorių ir dokumentų priskyrimą procesams, įskaitant ir automatizuotą skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų ilgalaikį išsaugojimą ir perdavimą toliau saugoti teisės aktų nustatyta tvarka. Šiuo atveju bylos nesudaromos.
18.2. Pasirinkus sudaryti funkcijų dokumentacijos planą, į jį turi būti įrašomos visos vykdant veiklą atliekamos funkcijos (jei yra – ir subfunkcijos), nurodomi vykdant funkcijas atliekami procesai (veiksmai) ir išskiriami dokumentai, sudaromi skirtingų procesų metu.
19. Dokumentacijos plane, nepaisant jo struktūrinių lygmenų kiekio:
19.1. Funkcijos numeruojamos iš eilės kaip punktai, o subfunkcijos (jei yra) – atskira numeracija kaip papunkčiai. Papunkčiais žymimi procesai, dokumentai ar bylos.
19.2. Dokumentų saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus, o jei tokie terminai teisės aktais nėra nustatyti – Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatomis, įvertinus dokumentus pagal šių Taisyklių 22 punkte numatytus kriterijus.
19.3. Nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei tokia informacija administruojama informacinėje sistemoje.
19.4. Vienarūšės bylos (jei jos sudaromos) įrašomos viena apibendrinta antrašte (pvz.: Darbuotojų asmens bylos). Vienarūšėms byloms dokumentacijos plane suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas (pvz.: Pagal sąrašą). Skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų indeksas gali būti papildytas asmenį ar objektą nusakančiu požymiu (pvz., 1.1 E 000001, kur 000001 yra informacinėje sistemoje asmeniui suteiktas kodas).
20. Informacinės sistemos valdytojas, kurio sistema naudojasi ir kitos įstaigos, gali rengti bendrą (unifikuotą) funkcijų dokumentacijos planą, suderinęs jį su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba (EAIS valdytoju) arba valstybės archyvais, kuriems teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti.
21. Dokumentai sisteminami pagal dokumentų saugojimo terminus ir pasirenkant vieną ar kelis požymius: dokumentų formą, dokumentų rūšis, temas, sudarytojus.
Dokumentai į bylą (jei ji sudaroma) dedami (priskiriami) chronologine tvarka, jei netaikoma kita grupavimo tvarka.
Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) kartu su patvirtintais dokumentais dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus.
IV skyrius
DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ
22. Dokumentai vertinami pagal šiuos jų reikšmingumo kriterijus:
23. Dokumentai vertinami ir sprendimai dėl tolesnio dokumentų (bylų) saugojimo ar naikinimo priimami:
24. Sprendimus dėl trumpai ar ilgai saugomų dokumentų saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų dokumentų – valstybės archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti.
Įstaigoje dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo siūlo priskirtą funkciją atliekantys (atitinkamą veiklos sritį administruojantys) struktūriniai padaliniai (atsakingi darbuotojai) kartu su darbuotojais, atsakingais už dokumentų tvarkymą ir sutvarkytų dokumentų apskaitą. Vadovo sprendimu dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti įstaigoje gali būti sudaroma patariamoji dokumentų ekspertų komisija.
25. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas metais, pradedant skaičiuoti nuo su dokumentais susijusių procesų ar užduočių (veiksmų) arba bylos užbaigimo metų pabaigos, jei kituose teisės aktuose nėra nustatyti trumpesni saugojimo terminai, susiję su konkrečių procedūrų vykdymu ir (ar) dokumentuose užfiksuotos informacijos ypatumais.
26. Pasibaigus dokumentų saugojimo terminui ar tvarkant užbaigtas bylas gali būti priimamas sprendimas pratęsti įvertintų dokumentų ir bylų saugojimo terminą arba dokumentus ar bylas atrinkti naikinti:
26.1. Jei saugojimo terminas tvarkant dokumentus buvo pakeistas, dokumentai sutvarkomi ir į apskaitą įrašomi šių Taisyklių V ir VI skyriuose nustatyta tvarka.
26.2. Jei bylos ar kitos dokumentų grupės dokumentams buvo numatyti skirtingi saugojimo terminai, iš naujo įvertinti dokumentai išimami iš bylų ir iš jų sudaromos naujos bylos tuo pačiu indeksu, jį papildant santrumpa ar kitu požymiu, žyminčiu, kad atlikta vertės ekspertizė (pvz., santrumpa „VE“ arba „VE1“, „VE2“, jei bylų daugiau nei viena).
27. Jeigu buvo pasirinkta rengti bylų dokumentacijos planą, atrinkti naikinti dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo aktą (5 priedas):
27.1. Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie įrašyti į prie akto pridedamus apskaitos dokumentus (sąrašą ar pan.). Šiuo atveju dokumentų naikinimo akte turi būti nurodytas apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra), taip pat į apskaitos dokumentą įrašytų bylų (apskaitos vienetų) skaičius.
28. Jei atlikus vertės ekspertizę dokumentų saugojimo terminas buvo pakeistas, dokumentų naikinimo aktai (jų duomenys) tvirtinami tik atsižvelgus į priimtus sprendimus dėl naujų saugojimo terminų, dokumentų sutvarkymo ir įrašymo į apskaitos dokumentus.
29. Dokumentų naikinimo aktai (jų duomenys) tvirtinami, jei tų metų nuolat saugomos bylos ar ilgai saugomos elektroninės bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į bylų apyrašus arba šių Taisyklių 46 punkte nustatyta tvarka tų metų dokumentai ir informacija apie juos yra perduoti valstybės archyvui EAIS priemonėmis, arba informacija apie atrinktus naikinti dokumentus yra perduota įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančiai institucijai ar jos įgaliotai įstaigai.
30. Tais atvejais, kai teisės aktuose nustatyta konkrečius dokumentus saugoti trumpiau nei vienerius metus (pvz., keletą mėnesių po dokumentų įtraukimo į apskaitą ar pan.), šie dokumentai įrašomi į atskirus dokumentų naikinimo aktus. Šiuo atveju šių Taisyklių 29 punkto reikalavimai nėra taikomi.
31. Dokumentai naikinami, kai dokumentų naikinimo akto duomenis, suderintus pagal šių Taisyklių 4.23 papunktyje nustatytus reikalavimus, patvirtina įstaigos vadovas. Dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija nebūtų atpažįstama.
V SKYRIUS
DOKUMENTŲ TVARKYMAS
33. Tvarkant skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintus dokumentus turi būti užtikrinta, kad ant aplankų ar dėžučių, kuriose laikomi skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, saugomi fizinėse laikmenose, būtų nurodyti aprašymo duomenys, o kvalifikuotais elektroniniais parašais pasirašytų elektroninių dokumentų elektroninių parašų galiojimą būtų galima patvirtinti vadovaujantis Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB, 32 straipsnio nuostatomis. Galiojimo patvirtinimo reikalavimas taikomas ir kvalifikuotoms laiko žymoms. Taip pat turi būti užtikrinamas kitų naudojamų dokumentų autentiškumo ir vientisumo duomenų administravimas visą dokumentų saugojimo laiką įstaigoje.
34. Jei buvo pasirinkta sudaryti bylų dokumentacijos planą:
34.1. Pasibaigus kalendoriniams metams bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos.
34.2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį, įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes ir saugojimo terminus. Aptikus priskyrimo klaidų, dokumentai turi būti perskirstyti.
34.3. Patikslinama bylos antraštė pagal nustatytą ar pasirinktą dokumentų sisteminimo požymį (vaizdo ir garso dokumentų atveju – atsižvelgiant į bylai priskirtą dokumentuose užfiksuotą įvykį ar temos pavadinimą), prireikus gali būti rašoma paantraštė.
34.4. Nuolat saugomos bylos chronologinės ribos yra bylai priskirtų dokumentų anksčiausia ir vėliausia datos (jei netaikoma kita sisteminimo tvarka), vaizdo ir garso dokumentų atveju – dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, bylos data yra dokumento data. Jei vaizdo ar garso dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data. Jei bylą sudaro vienas ar kelerių metų tęstiniai dokumentai (bylų sąrašai), bylos data yra metai.
Ilgai ar trumpai saugomos bylos chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai.
35. Sudarant ir tvarkant užbaigtas popierinių dokumentų bylas:
35.1. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant aplankų, kuriuose saugomi analoginiai dokumentai.
35.2. Nuolat saugomose susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei iniciatyvinis ir atsakomasis dokumentai yra skirtingų formų.
35.3. Nuolat saugomų bylų lapai numeruojami šių Taisyklių 3 priede nustatyta tvarka, o ilgai ar trumpai saugomos bylos numeruojamos ir bylos baigiamasis įrašas rašomas tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka bylos laikinai perduodamos naudotis kitoms įstaigoms.
35.4. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai atlikti arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai (dokumento pavadinimas, registracijos data arba dokumento gavimo data, registracijos numeris) ir nurodoma dokumento vieta byloje (lapų numeris (-iai).
35.5. Nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių laikiklių, išėmus iš bylų žymeklius ir sąvaržėles.
35.6. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos antraštinis lapas ir bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai (4 priedas).
Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios teisės aktuose nustatytas įstaigos (struktūrinio padalinio) pavadinimas, bylos indeksas, antraštė ir paantraštė (jei yra), chronologinės ribos ar data, bylos saugojimo terminas.
35.7. Vienarūšė byla, kuri jau buvo įrašyta į bylų apyrašą, bet buvo tęsiama ir papildyta naujais dokumentais, gali būti tvarkoma iš naujo: sunumeruojami papildomi bylos lapai, kurių numeracija tęsiama eilės tvarka, rašomas naujas bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas, patikslinant chronologines ribas ir, jei reikia, antraštę. Naujas antraštinis lapas dedamas bylos pradžioje, baigiamasis įrašas – gale. Buvęs antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas byloje paliekami, jų lapai nenumeruojami.
35.8. Ilgai ar trumpai saugomos bylos antraštinio lapo galima nerašyti, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo ar aplanko.
36. Jei buvo pasirinkta sudaryti funkcijų dokumentacijos planą:
36.1. Patikrinamas dokumentų priskyrimas pagal įstaigos vykdomas funkcijas ir subfunkcijas išskirtiems procesams, įsitikinant, kad dokumentai priskirti teisingai. Aptikus priskyrimo klaidų, dokumentai turi būti perskirstyti.
36.2. Įstaigos naudojamoje informacinėje sistemoje turi būti numatyta galimybė identifikuoti dokumentus, su kuriais susiję procesai, užduotys ar veiksmai yra užbaigti konkrečiais metais.
36.3. Nustatytas dokumentų saugojimo terminas taikomas tik tiems dokumentas, su kuriais susijusios užduotys ar veiksmai yra užbaigti.
36.4. Pasibaigus nustatytam dokumentų saugojimo terminui, nurodomi tie dokumentai, kurie bus perduodami toliau saugoti (valstybės archyvui ar kitam saugotojui) arba atrenkami naikinti.
36.5. Įstaiga, perduodanti dokumentus valstybės archyvui, turi kaupti įrašų MIME tipo žymenis ir EAIS priemonėmis pateikti informaciją apie tai, kokio MIME tipo žymens ir kiek dokumentų yra sudariusi.
VI SKYRIUS
DOKUMENTŲ APSKAITOS TVARKYMAS
Įstaigos sutvarkytų dokumentų apskaita
37. Jei buvo pasirinkta sudaryti bylų dokumentacijos planą, sutvarkytų dokumentų apskaitai užtikrinti turi būti nustatyti bylų apyrašai. Nuolat ar ilgai saugomoms byloms sudaromi atskiri apyrašai. Sutvarkytos nuolat ar ilgai saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo jų užbaigimo, jei teisės aktuose, suderintuose su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, nenustatyta kitaip.
38. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį ir (ar) formą bylų apyrašai nustatomi:
39. Bylų apyrašai įrašomi į bylų apyrašų sąrašą. Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime įvardijamos bylos pagal šių Taisyklių 38 punkte numatytas bylų grupes ir jų saugojimo laikas (pvz., Veiklos administravimo nuolat saugomų bylų apyrašas Nr. 4):
39.1. Bylos į bylų apyrašus įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kurių kiekvienam suteikiamas eilės numeris. Kiekvienais metais įrašomų bylų numeracija apyraše tęsiama iš eilės.
39.2. Nurodoma kiekvienos bylos antraštė (paantraštė, jei reikia), chronologinės ribos (data), apimtis (popierinės bylos lapų skaičius, elektroninių dokumentų ar įrašų skaičius).
40. Įstaigų, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, bylų apyrašai (jų duomenys) rengiami ir perduodami EAIS priemonėmis šių Taisyklių 37 punkte nustatytais terminais.
41. Įstaigų, neperduodančių dokumentų valstybės archyvams, bylų apyraše nurodoma ši informacija: bylai suteiktas apskaitos vieneto numeris, antraštė, chronologinės ribos (data) ir apimtis, kita šių Taisyklių 6 priede numatyta informacija. Šis reikalavimas taikomas tik tais atvejais, jei buvo priimtas įstaigos vadovo sprendimas užbaigtas ilgai saugomas bylas sutvarkyti ir įtraukti į sutvarkytų dokumentų apskaitą.
42. Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų techninių duomenų žurnalai. Žurnalų formą, atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų ypatybes ir suderinęs su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie nuolat saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas.
43. Bylų apyrašų duomenys teikiami derinti kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą.
Pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo.
Antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
Teikiant derinti atskirų bylų apyrašų duomenis, kartu pateikiama pažyma, kurioje detalizuojama į konkretų apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo ir kita informacija.
Reikalavimas pateikti pažymos antrąją dalį netaikomas įstaigoms, pasirinkusioms rengti funkcijų dokumentacijos planą, jei įstaiga nevaldė analoginių dokumentų.
44. Apyrašo, kurio duomenys patvirtinti, bylos apskaitos duomenys rašomi ant aplankų (laikmenų), kuriuose laikomi analoginiai dokumentai.
45. Bylos ar dokumentai, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, įrašomi į apskaitą dokumentų (bylų) sąrašuose, kuriuos tvirtina įstaigos vadovas.
Perimtų saugoti dokumentų apskaita
47. Įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais atvejais kitų įstaigų, įstaigos struktūrinių padalinių ar atsakingų asmenų dokumentai perimami pagal dokumentų perdavimo aktus:
47.1. Kai perimami dokumentai įstaigos viduje sutvarkytų dokumentų apskaitai tvarkyti, perdavimo akte nurodoma dokumentus perduodantys ir perimantys asmenys, perduodamų bylų antraštės ir paantraštės (jei yra), jų indeksai pagal dokumentacijos planą, perduodamų bylų kiekis, kita reikiama informacija. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei informacija apie atsakomybę už konkrečius dokumentus nurodyta naudojamose informacinėse sistemose.
47.2. Kai perimami kitos įstaigos dokumentai, perdavimo akte nurodomas dokumentus perduodančios ir juos perimančios įstaigos pavadinimas, dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas, perduodami dokumentai pagal jų apskaitos dokumentus, perduodamų dokumentų (bylų) kiekis, bylų apskaitos dokumentai, pažymos apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Akte taip pat gali būti nurodytos atsarginės kopijos ir informacijos paieškos priemonės, jei jos buvo sudarytos ir yra perduodamos.
48. Perėmus dokumentus (bylas) įsitikinama, ar jie sutvarkyti tinkamai. Tinkamai nesutvarkyti dokumentai (bylos), grąžinami juos perdavusiems asmenims.
49. Pagal įstaigos naudojamus apskaitos dokumentus nustatoma, ar perduoti visų konkrečių metų tvarkomi dokumentai ar bylos.
50. Jei nustatoma, kad dokumentų (bylų) trūksta, organizuojama jų paieška, o jų neradus surašomas prarastų dokumentų aktas, kurį tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas. Akte nurodomas prarasto dokumento (apskaitos vieneto ar bylos) pavadinimas, dokumento data ir numeris (bylos indeksas ar apskaitos vieneto numeris), chronologinės ribos (data) ir saugojimo terminas ir prarastų dokumentų (apskaitos vienetų ar bylų) skaičius.
51. Perimtų saugoti kitų įstaigų apskaitos vienetų (bylų) skaičius ir kiti apskaitos duomenys užfiksuojami perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale (7 priedas).
52. Perimti saugoti dokumentai apskaitomi fondais. Kiekvienam fondui suteikiamas numeris pagal perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnalą ir nurodomas fondo pavadinimas. Fondo numerį sudaro skaičius arba raidė ir skaičius.
53. Fondo pavadinimas yra teisės aktuose įteisintas saugomų dokumentų laikotarpį apimantis vėliausias įstaigos pavadinimas. Greta įstaigos pavadinimo skliausteliuose gali būti rašomas ir įteisintas įstaigos sutrumpintas pavadinimas.
54. Fondui sudaroma fondo administravimo byla, kurioje kaupiami dokumentų perdavimo, naikinimo, būklės ir kiekio patikrinimo aktai ir kiti su fondo apskaita ir jos pakeitimais susiję dokumentai.
55. Apskaitos pakeitimai fiksuojami:
55.1. atlikus apskaitos vienetų (bylų) kiekio patikrinimą pagal šių Taisyklių 61 punkte nustatytus reikalavimus;
56. Kai visi fondui priklausantys apskaitos vienetai (bylos) sunaikinami arba teisės aktų nustatyta tvarka perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos išbraukiamas. Fondo dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami ir fondo apskaitos dokumentai, taip pat gali būti perduotos kitos informacijos paieškos priemonės ir dokumentų atsarginės kopijos.
57. Išbraukiant fondą iš apskaitos, apie tai pažymima perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale. Iš apskaitos išbraukto fondo numeris kitam fondui nesuteikiamas.
58. Įstaigoje turi būti informacija (duomenys) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimą saugyklose. Pakeitus analoginių dokumentų išdėstymą saugyklose, informacija (duomenys) atnaujinami nedelsiant.
59. Iš saugyklų išduodami analoginiai dokumentai registruojami dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale. Juridiniams ir fiziniams asmenims išduodami tik geros fizinės būklės dokumentai. Blogos fizinės būklės dokumentai išduodami įstaigos vadovo leidimu.
60. Įstaigoje saugomų apskaitos vienetų (bylų) faktinis skaičius, restauruotini ir pažeisti dokumentai nustatomi atliekant dokumentų būklės ir kiekio patikrinimus. Sprendimą dėl dokumentų restauravimo, konservavimo, nerastų dokumentų (bylų) paieškos organizavimo priima įstaigos vadovas.
61. Dokumentų kiekio tikrinimai atliekami pagal apskaitos dokumentus po stichinių nelaimių, dokumentų evakavimo, perkėlimo į kitas saugyklas ar kitų aplinkybių, kai jie galėjo pasimesti, susimaišyti ar būti pažeisti, ar kilus įtarimų, kad dokumentai galėjo būti prarasti.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
63. Į apyrašus įrašytos nuolat saugomų analoginių dokumentų bylos saugomos laikantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose Dokumentų saugojimo taisyklėse nustatytų reikalavimų.
64. Trumpai ar ilgai saugomi analoginiai dokumentai gali būti saugomi jų sudarymo vietose, iki pasibaigs nustatytas jų saugojimo terminas, arba perduodami į įstaigos archyvą. Skaitmeninės kilmės ir suskaitmeninti dokumentai saugomi skaitmeninėse saugyklose, informacinėse sistemose ir (ar) kitose saugojimui pritaikytose priemonėse.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
1 priedas
(Bylų dokumentacijos plano forma)
(Dokumento sudarytojo pavadinimas)
(Tvirtinimo žyma)
_______ METŲ BYLŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS
(Dokumento data) (Dokumento unikalus numeris)
(Dokumento sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis _____________________________________________________________________________
(teisės aktai ir 5-oje skiltyje vartojami jų sutrumpinimai)
________________________________________________________________________________________________________________________ .
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Slaptumo žyma |
Bylos saugojimas |
Už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas) |
Pastabos |
Iš viso per metus užbaigta bylų |
|
| Saugojimo terminas |
Teisės akto ir jo punkto nuoroda |
||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Suderinimo žyma)
Paaiškinimai:
1. Bylų dokumentacijos plane (lentelėje) nurodoma funkcija ir jos eilės numeris, pvz.:
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| 1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS |
|||||||
| 1.1. |
... |
... |
... |
... |
... |
|
|
Atitinkamai gali būti nurodoma ir subfunkcija (jei yra) ir jos eilės numeris, pvz.:
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| 1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS |
|||||||
| 1.1 |
PRISKIRTOS SRITIES TEISINIS REGULIAVIMAS |
||||||
| 1.1.1 |
... |
... |
... |
... |
... |
|
|
4. Jei į bylų dokumentacijos planą įrašomi įslaptinti dokumentai, 3-ioje skiltyje nurodoma dokumentų slaptumo žyma (Riboto naudojimo ar kita).
5. 4-oje skiltyje nurodomas saugojimo terminas, o 5-oje skiltyje rašomas nurodytas teisės akto, kuriuo remiantis nustatomi dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda.
7. 6-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas arba padalinio kodas pagal įstaigoje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių, taip pat gali būti nurodomas už bylos sudarymą atsakingas darbuotojas.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
2 priedas
(Funkcijų dokumentacijos plano forma)
(Dokumento sudarytojo pavadinimas)
(Tvirtinimo žyma)
FUNKCIJŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS
(Dokumento data) (Dokumento unikalus numeris)
(Dokumento sudarymo vieta)
Dokumentų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis _______________________________________________________________________
(teisės aktai ir 6-oje skiltyje vartojami jų sutrumpinimai)
________________________________________________________________________________________________________________________ .
| Funkcijos pavadinimas
|
Subfunkcijos pavadinimas
|
Procesas (veiksmas) |
Dokumentai |
Slaptumo žyma |
Dokumento saugojimas |
Už procesą atsakingas struktūrinio padalinio ar pareigybės pavadinimas |
|
| Saugojimo terminas |
Teisės akto ir jo punkto nuoroda |
||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
| 1. Veiklos organizavimas |
|
||||||
|
|
1.1. Teisinis reguliavi-mas |
|
|||||
|
|
1.1.1. Atstovavimas įstaigai |
|
|||||
|
|
1.1.1.1. Įgaliojimai atstovauti įstaigai |
|
1 (m.) (pasibaigus įgaliojimui) |
BDSTR 5.33 |
Veiklos administravimo skyrius |
||
| 1.1.1.2. .... |
|
|
|
|
|||
|
|
1.1.1.3. |
|
|
|
|
||
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Suderinimo žyma)
Paaiškinimai:
5. Jei į funkcijų dokumentacijos planą įrašomi įslaptinti dokumentai, 5-oje skiltyje nurodoma dokumentų slaptumo žyma (Riboto naudojimo ar kita).
6. 6-oje skiltyje nurodomas saugojimo terminas ir teisės akto, kuriuo remiantis nustatomi dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda..
7. 7-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas arba padalinio kodas pagal įstaigoje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių. Šioje skiltyje gali būti nurodomas už konkretų procesą atsakingas darbuotojas. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei tokia informacija numatoma administruoti naudojamoje informacinėje sistemoje.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
3 priedas
POPIERINIŲ BYLŲ LAPŲ NUMERAVIMAS
3. Byloje esančių dokumentų lapai numeruojami iš eilės. Bylos vidaus apyrašas numeruojamas atskirai, antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.
4. Bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas kaip vienas lapas, o sulenktas ir įdėtas per vidurį – kaip du lapai. Jei viename popieriaus lape priklijuoti keli dokumentai, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuoti dokumentai nurodomi bylos baigiamajame įraše.
5. Nuotraukos, brėžinio, kito panašaus dokumento lapo numeris rašomas antroje dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei toks dokumentas priklijuotas ant popieriaus lapo, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuotas dokumentas nurodomas bylos baigiamajame įraše.
Jei dokumentai įdėti į voką, jų lapai numeruojami iš eilės, kaip ir kitų byloje esančių dokumentų. Jei ant voko yra informacija, pirma numeruojamas vokas kaip bylos lapas, po to – jame esančių dokumentų lapai. Vokai su indėliais nurodomi bylos baigiamajame įraše.
6. Jei byloje yra spaudinys, spaudinio lapai ar puslapiai iš naujo nenumeruojami. Spaudiniui suteikiamas eilės tvarka turinčio eiti lapo numeris. Bylos baigiamajame įraše nurodoma, kad byloje yra spaudinys, ir nurodomas jo lapų ar puslapių skaičius.
7. Sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas, kuriame rašomas byloje sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t. t.) numeriai, atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius.
8. Jei tikrinant bylos, įrašytos į užbaigtų bylų apskaitos dokumentus, numeravimą randama klaidų, jos taisomos:
8.1. Nesunumeruoti lapai numeruojami prieš juos esančio lapo numeriu, prirašius mažąsias raides abėcėlės tvarka (pvz.: 13a, 13b, 13c ir t. t.).
8.2. Jei keli bylos lapai pažymėti tuo pačiu numeriu, šalia numerio parašomos mažosios raidės abėcėlės tvarka.
8.4. Jei klaidų yra daug, byla numeruojama iš naujo: buvęs lapo numeris perbraukiamas ir šalia rašomas naujas.
8.5. Pataisius bylos numeravimą, rašomas naujas baigiamasis įrašas, kuriame užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo. Naujasis bylos baigiamojo įrašo lapas į bylą įrišamas, jei byla sudaryta aplanke su raišteliais, arba įklijuojamas, jei byla įrišta į aplanką kietais viršeliais. Ankstesnis bylos baigiamasis įrašas paliekamas byloje.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
4 priedas
(Popierinės bylos baigiamojo įrašo forma)
BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS
Bylos lapų (puslapių) skaičius ______________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
Iš jų:
raidiniai ____________________________________________________________________
praleisti ____________________________________________________________________
su defektais _________________________________________________________________
su įklijomis __________________________________________________________________
vokai su indėliais ____________________________________________________________ .
Kita _______________________________________________________________________ .
Bylos vidaus apyrašo lapų skaičius __________________________________________ .
(skaitmenimis ir žodžiais)
Pastabos ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________ .
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(data)
Papildomai sunumeruota:
| Lapo (puslapio) Nr. |
Iš viso byloje lapų (puslapių) (skaitmenimis ir žodžiais) |
Data |
Parašas, vardas ir pavardė |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Paaiškinimai:
1. Bylos baigiamąjį įrašą pasirašo jį rengęs įstaigos darbuotojas. Jei bylos baigiamąjį įrašą rengia dokumentų tvarkymo paslaugą teikiantis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas; jei bylos baigiamąjį įrašą rengia tokias paslaugas teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
5 priedas
(Dokumentų naikinimo akto forma)
(Dokumento sudarytojo pavadinimas)
(Tvirtinimo žyma)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
(Dokumento data) (Dokumento unikalus numeris)
(Dokumento sudarymo vieta)
Vadovaujantis __________________________________________________________
(teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
atrinktos naikinti šios bylos, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs (jeigu naikinama pagal pridedamus apskaitos dokumentus, nurodoma „pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus“):
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Bylos indeksas (apskaitos vieneto numeris pagal bylų apyrašą) |
Chronologinės ribos (data) |
Bylų (apskaitos vienetų skaičius) |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti____________________________________________________ .
(skaitmenimis ir žodžiais)
_____________________________________ (atitinkamai įrašoma – bylų, apskaitos vienetų).
Už dokumentų sunaikinimą atsakingas_______________________________________ .
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Dokumentai turi būti naikinami_____________________________________________ .
(naikinimo būdas)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Suderinimo žyma)
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
6 priedas
(Bylų apyrašo forma)
_______________________________ BYLŲ APYRAŠAS NR. ___
(apyrašo pavadinimas)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyta ___________________________ apskaitos vnt. nuo Nr. _____ iki Nr. _______.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Iš viso apyraše yra ____________________________________________ apskaitos vnt.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Apskaitos ypatumai: _____________________________________________________ .
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu:
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(data)
Paaiškinimai:
1. Nurodomas apyrašo pavadinimas turi atitikti įstaigos vadovo patvirtintame apyrašų sąraše nustatytą pavadinimą (pvz., Personalo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 3).
3. 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė sudaroma nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., šalis, rajonas, miestas, gatvė, pastatas ir kita), aprašant asmenis ir pateikiant informaciją apie juos (pareigas, visuomeninę veiklą ir kita).
4. 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba bylos (vaizdo ir garso dokumento, aprašomo įvykio) data.
5. 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis:
5.1. kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo vienetas „lapas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „l.“;
5.2. kai į apyrašą įrašoma elektroninių dokumentų ar fotodokumentų byla, nurodomas dokumentų skaičius ir matavimo vienetas „dokumentas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „dok.“;
6. Jei į bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai pažymima apyrašo pastabų skiltyje (pvz., Priėjimas ribojamas).
7. 6-oje skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė taip „00:00:00“ (valandos:minutės:sekundės) ir vaizdo ar garso įrašo autorius (vardas ir pavardė).
8. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų (neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų ar tęsiamų bylų numerių) skaičius.
9. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti ar pakartotinai įrašyti, raidiniai, iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, taip pat tęsiamų bylų numeriai.
Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo užfiksuoti vaizdo ir garso dokumentai, pvz.: Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
7 priedas
(Perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnalo formos pavyzdys)
(Dokumento sudarytojo pavadinimas)
PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Perdavimo akto data ir registracijos numeris |
Dokumentus perdavusios įstaigos pavadinimas |
Fondo sudarytojo pavadinimas |
Fondo numeris |
Apskaitos duomenų pasikeitimai |
Fondo išbraukimas iš apskaitos |
Pastabos |
|
| Dokumentų perdavimo kitam saugotojui pagrindas |
Dokumentų sunaikinimo pagrindas |
|||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Paaiškinimai:
1. 1–5 skiltys pildomos perėmus likviduotos įstaigos dokumentus toliau saugoti, kitos žurnalo skiltys – pagal poreikį, atsižvelgiant į su perimtais toliau saugoti dokumentais atliktus veiksmus.
2. 4-oje skiltyje rašomas fondo sudarytojo pavadinimas, t. y. nurodomas likviduotos įstaigos, kurios dokumentai perimti toliau saugoti, pavadinimas.
3. 5-oje skiltyje nurodomas likviduotos įstaigos dokumentams suteikiamas fondo numeris. Fondams numeriai suteikiami pradedant Nr. 1. Jei įstaiga jau yra suteikusi likviduotų įstaigų dokumentams fondų numerius pagal kitus apskaitos dokumentus, naujai priimtų fondų numeracija tęsiama iš eilės.
4. 6-oje skiltyje pateikiamos nuorodos į dokumentus, kuriais remiantis dokumentai buvo perduoti kitam saugotojui (dokumentų saugojimo paslaugas teikiančiam asmeniui ar kt.).
5. 7-oje skiltyje pateikiamos nuorodos į dokumentų naikinimo aktus, kuriais remiantis dokumentai buvo sunaikinti.
6. 8 skiltis pildoma sunaikinus ar teisės aktų nustatyta tvarka perdavus kitai įstaigai visus fondui priklausiusius dokumentus. Įrašoma, kad fondo dokumentai sunaikinti teisės aktų nustatyta tvarka ar nurodoma įstaiga, kuriai buvo perduoti fondo dokumentai.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių
8 priedas
(Dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo akto formos pavyzdys)
(Dokumento sudarytojo pavadinimas)
(Tvirtinimo žyma)
DOKUMENTŲ BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO
AKTAS
(Dokumento data) (Dokumento unikalus numeris)
(Dokumento sudarymo vieta)
Patikrinti _______________________________________________________________
(bylas sudariusios įstaigos (ar saugomo fondo) pavadinimas (numeris)
___________________________________________ dokumentai bei jų apskaitos dokumentai.
1. Apskaitos vienetų kiekis pagal bylų apyrašus:
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
iš viso __________________ apsk. vnt.
2. Apskaitos duomenų tikslumas (nurodoma, kad faktinis apskaitos vienetų kiekis atitinka apskaitos duomenis. Jei nustatoma netikslumų, pildomi atitinkami papunkčiai).
2.1. Nerasta į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų:
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr.__________________________________________________ ,
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. __________________________________________________ ,
iš viso _______ apsk. vnt.
2.2. Į bendrą į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičių neįskaičiuoti apskaitos vienetai, kurių numeriai yra su raide:
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. __________________________________________________ ,
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. __________________________________________________ ,
iš viso _______ apsk. vnt.
2.3. Apyrašuose praleisti apskaitos vienetų eilės numeriai:
Ap. Nr. ________ Nr. _________________________________________________________ ,
Ap. Nr. ________ Nr. _________________________________________________________ ,
iš viso ________ praleista apsk. vnt. eil. numerių.
3. Dokumentų fizinė būklė (nurodoma, kad blogos fizinės būklės ir (ar) restauruotinų dokumentų nėra, arba nurodomi konkretūs blogos fizinės būklės dokumentai, kuriuos reikia restauruoti, dezinfekuoti, įrišti, kopijuoti (perkopijuoti) ar pan.
3.1. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia dezinfekuoti:
Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. __________________________________________________ ,
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _________________________________________________ ,
iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt.
3.2. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia restauruoti:
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
iš viso ________ apsk. vnt. _______________ l. aps. vnt. aps. vnt.
3.3. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia įrišti:
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt. aps. vnt.
3.4. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia kopijuoti (perkopijuoti):
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.)
iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt. aps. vnt.
Po dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo ir nerastų dokumentų paieškos apskaitos dokumentuose įrašyta (įrašomas faktinis apskaitos vienetų skaičius po dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo):
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,
iš viso __________________ apsk. vnt.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)