DRUSKININKŲ SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL DRUSKININKŲ SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO APRAŠO PATVIRTINIMO
2013 m. gruodžio 31 d. Nr. V35-1054
Druskininkai
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2008, Nr. 113-4290) 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2011, Nr. 88-4230), Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“:
2. Įpareigoju Dovilę Ciūnienę, Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėją, su šiuo įsakymu pasirašytinai supažindinti Savivaldybės administracijos padalinių vadovus ir į padalinius neįeinančius specialistus.
PATVIRTINTA
Druskininkų savivaldybės administracijos
direktoriaus 2013 m. gruodžio 31 d.
įsakymu Nr. V35-1054
DRUSKININKŲ SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Druskininkų savivaldybės dokumentų valdymo aprašas (toliau – aprašas) nustato bendruosius Druskininkų savivaldybės (toliau – savivaldybės), Druskininkų savivaldybės administracijos (toliau – savivaldybės administracijos), Druskininkų savivaldybės administracijos skyrių, seniūnijų, tarnybų (toliau – padalinių) bei valstybės tarnautojų, nepriskirtų struktūriniams padaliniams, siunčiamųjų dokumentų bei savivaldybės teisės aktų (Savivaldybės leidžiamų sprendimų, įsakymų, potvarkių ir jais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų) rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos, taip pat gautų dokumentų registravimo ir kitas valdymo procedūras.
2. Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 „Dėl įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų“, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d įsakymu Nr. V-100, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158.
II. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
4. Savivaldybės dokumentų valdymo organizavimo tikslai:
5. Šio aprašo reikalavimų vykdymą užtikrina savivaldybės administracijos direktorius, kuris savo įsakymu:
5.1. Tvirtina (arba įgalioja kitą savivaldybės administracijos darbuotoją) bylų (dokumentų) perėmimo aktus, sudarytus reorganizavus savivaldybės administracijos padalinį, kai dalis šio padalinio funkcijų pereina į kitą padalinį;
5.2. Tvirtina (arba įgalioja kitą savivaldybės administracijos darbuotoją) savivaldybės dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus;
5.3. Tvirtina (arba įgalioja kitą savivaldybės administracijos darbuotoją) savivaldybės dokumentų registrų sąrašą.
6. Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyrius organizuoja, koordinuoja ir kontroliuoja savivaldybės dokumentų valdymo procedūras, teikia metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo.
III. BENDRIEJI DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI
8. Savivaldybės gauti, taip pat savivaldybės administracijos padaliniuose parengti ar gauti dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška bei ryšys su jau užregistruotais dokumentais.
9. Dokumentai, adresuoti savivaldybės tarybos nariams, merui, jo pavaduotojui, savivaldybės administracijai, administracijos direktoriui, jo pavaduotojui, registruojami DVS „viename langelyje“ skenuojami ir pateikiami užrašyti rezoliucijoms.
10. Dokumentai registruojami savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu patvirtintuose registruose ir juos atitinkančiuose DVS registruose (toliau – registrai):
10.1. Teisės aktai registruojami DVS atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus: sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt;
10.2. Įstaigos rengiami dokumentai (protokolai, sutartys, aktai, pažymos ir kt.) registruojami atskiruose DVS registruose pagal dokumentų rūšis;
10.5. Savivaldybės administracijos padalinių parengti dokumentai, adresuoti savivaldybės vadovams, savivaldybės administracijos vadovams, savivaldybės tarybos nariams ir komitetams, kitiems savivaldybės administracijos padaliniams, registruojami Dokumentų ir informacijos skyriaus specialisto atitinkamuose DVS registruose.
11. Dokumentų ir informacijos skyrius rengia savivaldybės dokumentų registrų sąrašą ir teikia tvirtinti savivaldybės administracijos direktoriui. Sąraše turi būti nurodytas kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), savivaldybės padalinys ir darbuotojas, atsakingas už registrą.
12. Savivaldybės vadovų, savivaldybės administracijos vadovų, savivaldybės administracijos padalinių vadovų ar kiti savivaldybės administracijos specialistų pasirašyti siunčiamieji dokumentai registruojami DVS tą dieną, kai gaunami, pasirašomi ar tvirtinami.
13. Registruojant Savivaldybėje gautus dokumentus, išskyrus šio aprašo 21.7, 21.8, 22 ir 23 punktuose aprašytus dokumentus, dešinėje viršutinėje popierinio dokumento paraštėje uždedamas spaudas „Druskininkų savivaldybės administracija/Gauta: gavimo data ir registracijos numeris“ ir užregistruojamas dokumentas DVS. Užregistravus, DVS Registracijos data ir numeris ant dokumento DVS ir ant popierinio dokumento turi sutapti. Už tai atsako dokumentą registruojantis darbuotojas.
14. Gauto dokumento originalas lieka Dokumentų ir informacijos skyriuje, asmenų aptarnavimo vietoje esančiose bylose. Jei gautas dokumentas reikalauja atsakymo, parengto ir pasirašyto atsakymo kopija yra segama į bylą kartu su gautu dokumentu savivaldybės administracijos direktoriaus priimamajame esančiose susirašinėjimo bylose.
15. Savivaldybės vadovai gavę užregistruotą dokumentą, rašo rezoliuciją, kurioje jeigu reikia nurodo vykdymo terminą, jei jis nėra nurodytas dokumento tekste ir jeigu reikia įvykdyti per kitokį terminą, nei numato teisės aktai. Tada Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas, „vieno langelio“ darbuotojas, skenuoja dokumentus su rezoliucijomis ir išsiuntinėja juos vykdytojams per DVS. Jei atsakymo data yra dokumento tekste, ją DVS dokumento registracijos kortelėje turi įrašyti darbuotojas, registruojantis gautą dokumentą. Jei dokumentas reikalauja atsakymo, tačiau data nėra nurodyta, registruojantis darbuotojas kortelėje įrašo 20 darbo dienų laikotarpį. Laukai dokumento registracijos kortelėje, kuriuose nurodoma, ar dokumentas reikalauja atsakymo, ar ne, yra privalomi. Už jų pildymą atsako paskirti atsakingi darbuotojai.
16. Gauti asmenų prašymai dėl administracinių paslaugų suteikimo yra priimami ir registruojami DVS Dokumentų ir informacijos skyriuje arba tame padalinyje, kuris yra nurodytas paslaugos aprašyme, ir nukreipiami tiesiai paslaugos vadovui.
17. Dokumento registracijos kortelėje, esančioje DVS, įrašomi šie duomenys: dokumento gavimo data, išorinis dokumento numeris ir data, gavimo būdas, ar dokumente reikalaujama atsakymo, atsakymo pateikimo data, dokumento sudarytojas, registro numeris. DVS dokumento registracijos kortelėje įrašomi ir kiti dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys).
IV. GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS
18. Už dokumentų tvarkymą atsakingi savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojai peržiūri gautus dokumentus: ar jie gauti pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar jie nesugadinti, ar ant dokumentų yra parašai, ar netrūksta dokumentuose nurodytų pridedamų dokumentų bei priedų. Jei pažeidimų ar trūkumų nėra, gauti dokumentai registruojami atitinkamuose registruose DVS arba registravimo žurnaluose šio aprašo nustatyta tvarka.
20. Jei gautas dokumentas yra apgadintas, dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), dokumentas neregistruojamas, o grąžinamas rengėjui/siuntėjui.
21. Jei gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, per 3 darbo dienas jis gražinamas asmeniui, nurodant grąžinimo priežastį. Rašto įvykdymo terminas skaičiuojamas gavus prašomus dokumentus.
22. Savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyrius atlieka pirminį gautų paštu, elektroniniu paštu, elektroninių ar pristatytų dokumentų, adresuotų savivaldybės tarybos nariams, savivaldybės vadovams, savivaldybės administracijos vadovams ir padaliniams tvarkymą:
22.1. Visų lygių teismų šaukimai, pranešimai, procesiniai dokumentai registruojami „viename langelyje“, vadovaujantis šio aprašo tvarka.
22.2. Dokumentai, adresuoti savivaldybės tarybos komitetams, komisijoms, tarybos nariams ir administracijos direktoriaus sudarytoms komisijoms, „viename langelyje“ registruojami DVS šiame apraše nustatyta tvarka. Jų originalai su registracijos numeriu pateikiami adresatams.
22.3. Sąskaitos ir sąskaitos faktūros, sąskaitų (likučių) suderinimo aktai tvarkomi savivaldybės administracijos Finansų ir apskaitos skyriuje;
22.4. Dokumentai, adresuoti savivaldybės administracijos padaliniams, registruojami Dokumentų ir informacijos ir Socialinės paramos skyriuose bei seniūnijose vadovaujantis šio aprašo nustatyta tvarka.
22.5. Asmenų prašymai bei susirašinėjimo su savivaldybės įstaigomis dokumentai registruojami dokumentacijos plane numatytuose registruose „viename langelyje“;
21.6. Asmenų skundai bei jų nagrinėjimo dokumentai registruojami atskirame registre DVS „viename langelyje“.
22.7. Apie gautą skundą ar prašymą, jį pateikęs asmuo yra informuojamas raštu – elektroniniu paštu, faksu, siunčiant raštą paštu;
22.8. Laiškai su slaptumo žymomis neatplėšti įteikiami darbuotojui, atsakingam už slaptų dokumentų valdymą, registruoti ir toliau tvarkyti;
23. Konkursų dokumentai, adresuoti savivaldybės skelbtų konkursų komisijoms, neatplėšus vokų, registruojami Dokumentų ir informacijos skyriuje ir perduodami atitinkamo konkurso komisijos pirmininkui ar sekretoriui.
24. Neregistruojami reklaminiai lankstinukai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, kvietimai, sveikinimo laiškai ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą.
25. Neregistruojami prašymai, kurie asmens nepasirašyti, nenurodytas jo vardas, pavardė, gyvenamoji vieta (jeigu kreipiasi fizinis asmuo) arba pavadinimas, kodas, buveinės adresas (jeigu kreipiasi juridinis asmuo) ir duomenys ryšiui palaikyti, jeigu institucijos vadovas ar jo įgaliotas asmuo nenusprendžia kitaip.
26. Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų dokumentų tik tais atvejais, kai gauto dokumento siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir kai ant gauto dokumento nėra datos, o pašto antspaudas turi reikšmės gauto dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
27. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami šio aprašo nustatyta tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas gauto dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu. Dokumentus registruojantys darbuotojai turi užtikrinti, kad būtų išvengta dvigubo gaunamų vienodų dokumentų registravimo.
28. Dokumentai, gauti telekomunikacijų įrenginiais, ant kurių nurodyta, kad originalas nebus siunčiamas, spausdinami ir registruojami bei išsaugomi DVS.
29. Gauti dokumentai užregistruojami gavimo dieną, o faksimiliniu ar kitais telekomunikacijų įrenginiais gauti dokumentai po darbo valandų – kitą darbo dieną.
30. Jeigu viešojo administravimo subjektas neturi įgaliojimų priimti administracinės procedūros sprendimą dėl skunde išdėstyto klausimo, jis ne vėliau kaip per 5 darbo dienas perduoda skundą viešojo administravimo subjektui, kuris turi reikiamus įgaliojimus, ir apie tai praneša asmeniui. Jeigu paaiškėja, kad, pradėjus administracinę procedūrą, skundą tuo pačiu klausimu pradėjo nagrinėti ir teismas, administracinė procedūra stabdoma, kol teismas išnagrinės skundą, ir apie tai pranešama asmeniui.
31. Jeigu rezoliucijoje nurodoma, kad dokumento užduotį vykdyti pavedama keliems savivaldybės administracijos padaliniams ar darbuotojams, pagrindiniu dokumento užduoties vykdymo organizatoriumi laikomas tas savivaldybės administracijos padalinys ar darbuotojas, kuris rezoliucijoje nurodytas pirmas. Kiti užduotį vykdantys savivaldybės administracijos padaliniai ar darbuotojai yra vienodai atsakingi už užduoties įvykdymą nurodytu laiku ir pagrindiniam vykdytojui turi pateikti būtiną medžiagą bei pasiūlymus. Jei užduoties vykdymo terminas nurodytas trumpesnis, tai medžiaga turi būti pateikiama per kiek įmanoma trumpesnį laiką.
32. Administracinė procedūra turi būti baigta ir administracinės procedūros sprendimas priimtas per 20 darbo dienų nuo jos pradžios. Kai dėl objektyvių priežasčių per šį terminą administracinė procedūra negali būti baigta, administracinę procedūrą pradėjęs viešojo administravimo subjektas gali ją pratęsti, bet ne ilgiau kaip 10 darbo dienų. Asmeniui apie administracinės procedūros termino pratęsima pranešama raštu arba elektroniniu paštu (kai skundas gautas elektroniniu paštu) ir nurodomos pratęsimo priežastys.
33. Jeigu rezoliucijos vykdymas padalinio kompetencijai nepriklauso, rezoliucijoje nurodytas vykdytojas privalo per 2 darbo dienas kreiptis į rezoliuciją rašiusį asmenį, kad būtų nurodytas kitas vykdytojas. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, kai atsakyta pareiškėjui, informacija apie užduoties įvykdymą užfiksuota DVS.
34. Apie rezoliucijų ir užduočių pagal gautus dokumentus vykdymą ne rečiau kaip 1-ą kartą per savaitę, savivaldybės administracijos direktorių ir jo pavaduotoją informuoja Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas.
V. PARENGTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR NAUDOJIMAS
36. Savivaldybės dokumentai rengiami ir įforminami vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklėmis, įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis ir šiuo aprašu.
37. Rengiant asmeniui atsakymą į jo prašymą ar skundą, turi būti nurodyti pagrįsti sprendimo dėl prašymo ar skundo priėmimo motyvai, taip pat turi būti nurodyta, kad šis sprendimas gali būti skundžiamas.
38. Savivaldybėje parengti dokumentai DVS siunčiami derinimui Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistui, tada vizuojami atsakingų darbuotojų ir užregistruoti DVS pateikiami pasirašymui kartu su atspausdintu vizų lapu.
39. Parengtų dokumentų projektai ir priedai rengėjų paprastai derinami su šiais Administracijos padaliniais ir į padalinius neįeinančiais tarnautojais:
39.3. Finansų ir apskaitos skyriui – teisės aktų projektus, kurie susiję su Savivaldybės biudžeto lėšomis, administracijos piniginiais ištekliais, darbo užmokesčio mokėjimu, finansavimu ir turto apskaita, jeigu tai susiję su Savivaldybės turto perdavimu, naudojimu, nurašymu, privatizavimu;
39.4. kitiems Savivaldybės administracijos padaliniams arba į padalinius neįeinantiems tarnautojams, su kuriais pagal kompetenciją teisės aktų projektai yra susiję.
40. Jeigu siunčiamas dokumentas yra atsakymas į gautą dokumentą, tai jį vizuoja visi gauto dokumento rezoliucijoje nurodyti vykdytojai.
41. Siunčiamuosius dokumentus pagal kompetenciją pasirašo savivaldybės vadovai, komisijų pirmininkai ir pagal suteiktus įgaliojimus – savivaldybės administracijos padalinių vadovai, kiti darbuotojai. Jei siunčiamasis raštas yra atsakomasis, jis teikiamas pasirašyti asmeniui, kuriam buvo adresuotas iniciatyvinis raštas. Dokumentus registruojantys darbuotojai juos registruoja DVS siunčiamųjų dokumentų registre ir DVS priskiria susirašinėjimo bylai pagal temą.
42. Jeigu siunčiamasis dokumentas turi priedų, jie turi būti pridėti prie rengėjo DVS parengto siunčiamojo dokumento egzemplioriaus.
43. Jeigu siunčiamasis dokumentas yra atsakomasis, kartu su registracijos numeriu atsakymo rengėjas DVS dokumento kortelėje būtinai turi nurodyti ir dokumento, į kurį atsakoma, sudarytojo registracijos numerį – privalo susieti su dokumentu, į kurį atsakoma. Taip pat nurodo pavardes vizavimui tiems asmenims, kurie buvo to rašto vykdytojai.
Tuomet savivaldybės administracijos direktoriaus priimamojo specialistas registruoja siunčiamą dokumentą DVS ir kartu su atspausdintu ir pasirašytu vizų lapu teikia pasirašyti savivaldybės vadovams. Tada dokumentas su parašu skenuojamas, ir išsiunčiamas.
44. Jeigu siunčiamasis dokumentas adresuotas keliems įvardintiems adresatams, pasirašyti teikiama tiek dokumento egzempliorių, kiek nurodyta adresatų. Jei adresatų daugiau nei 4, rašomas adresatų sąrašas, kuris pateikiamas kartu su siunčiamu dokumentu.
45. Siunčiamojo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento, svarbą, pildydamas dokumento kortelę DVS, privalo nurodyti, kokiu būdu dokumentas turi būti išsiųstas: laišku, registruotu laišku, faksu, elektroniniu paštu.
46. Savivaldybės tarybos sprendimai, savivaldybės mero potvarkiai, savivaldybės administracijos įsakymai (toliau – teisės aktai) rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu, Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais teisės aktų projektų rengimą.
47. Teisės akto aiškinamojo rašto formą įsakymu tvirtina savivaldybės administracijos direktorius. Aiškinamajame rašte privalo būti šie skyriai: projekto esmė, tikslai ir uždaviniai; kokių rezultatų laukiama; numatomo teisinio reguliavimo poveikio vertinimo rezultatai (teisinio reguliavimo tikslas, pagrindas ir siūlomos priemonės jam pasiekti; teisinio reguliavimo teigiamos ir neigiamos pasekmės; teisinio reguliavimo alternatyvos ir jų poveikio įvertinimas); dėl konsultavimosi su visuomene; kiek lėšų (nurodyti kokių) pareikalaus ar leis sutaupyti sprendimo įgyvendinimas; ar projektas parengtas laikantis Valstybinės kalbos, įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymų reikalavimų ir atitinka bendrinės lietuvių kalbos normas, o projekto sąvokos ir jas įvardijantys terminai įvertinti Terminų banko įstatymo ir jo įgyvendinamųjų teisės aktų nustatyta tvarka; kiti rengėjo nuomone, reikalingi pagrindimai ir paaiškinimai; projekto antikorupcinis vertinimas.
48. Parengti teisės aktai registruojami DVS tokia tvarka:
48.2. Vizuotą teisės aktą registruoja Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas, kuris atspausdintą dokumentą, kartu su vizų lapeliu teikia pasirašymui.
49. Savivaldybės mero potvarkius ir savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus DVS registruoja savivaldybės administracijos Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas.
Jei teisės akto kopiją ar išrašą reikia išsiųsti paštu, juos ir lydraščius parengia Dokumentų ir informacijos skyriaus specialistas.
VI. DOKUMENTACIJOS PLANAS IR BYLŲ SUDARYMAS
51. Savivaldybės dokumentų valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti ateinančiais metais bylų planas – dokumentacijos planas. Savivaldybės dokumentacijos planą, atsižvelgdamas į padalinių dokumentacijos planus rengia ir į DVS įkelia Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojas – savivaldybės archyvo archyvaras, kuris, atsižvelgdamas į dokumentacijos plano papildymus, DVS dokumentacijos planą koreguoja.
52. Pagal savivaldybės administracijos padalinių pateiktus sąrašus Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojas, likus dviem mėnesiams iki naujų kalendorinių metų pradžios, parengia savivaldybės dokumentacijos plano projektą. Dokumentacijos plane prie kiekvienos bylos nurodomi už bylos sudarymą atsakingi darbuotojai. Pasibaigus kalendoriniams metams, įrašomas per metus sudarytų bylų skaičius.
53. Sudarant dokumentacijos planą, kiekvienos jame įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais ir kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai nustatyti kitais teisės aktais, nurodomas tas saugojimo terminas, kuris yra ilgesnis.
54. Savivaldybės administracijos padaliniai kasmet sudaro ateinančiais metais numatomų sudaryti bylų sąrašus iki einamųjų metų spalio 1 dienos ir pateikia Dokumentų ir informacijos skyriui savivaldybės dokumentacijos planui parengti.
VII. BYLŲ TVARKYMAS
57. Savivaldybės administracijos padaliniuose esantys dokumentai, po vienų kalendorinių metų sutvarkyti ir paruošti pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, perduodami saugoti savivaldybės administracijos archyvui. Padalinių vadovai pagal dokumentų reikalingumo kriterijus, nurodytus. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.
58. Padalinių atrinktos bylos (dokumentai), kurios turi būti naikinamos, surašomas į naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus ir bylų apyrašus, suderintus su Alytaus apskrities archyvu, tvirtina savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas tvirtinamas, kai tų metų nuolat ir ilgai saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus.
Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.
VIII. BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS
59. Nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylas iki perdavimo į Alytaus apskrities archyvą saugo ir už jų apskaitą atsako Dokumentų ir informacijos skyriaus savivaldybės administracijos archyvo darbuotojas.
60. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, po to nustatyta tvarka naikinamos.
62. Bylų apyrašų sąrašą ir apyrašus įsakymu tvirtina administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo numeris, pavadinimas ir jų saugojimo terminai.
63. Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus, žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis, savivaldybėje gali atlikti tik Dokumentų ir informacijos skyriaus darbuotojai, atsakingi už bylų apskaitos tvarkymą.
Parašęs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą, valstybės tarnautojas ar darbuotojas turi pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą.