LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO

ĮSAKYMAS

DĖL NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO VALSTYBĖS AR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJOMS, ĮSTAIGOMS AR ĮMONĖMS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2011 m. sausio 25 d. Nr. V-62

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107‑2389; 2004, Nr. 57‑1982; 2010, Nr. 79-4055) 4 straipsnio 2 dalimi:

1. Tvirtinu Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašą (pridedama).

2. Pripažįstu netekusiu galios Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. balandžio 8 d. įsakymą Nr. V-69 „Dėl Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašo patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 43-1625).

Lietuvos vyriausiasis archyvaras Ramojus Kraujelis

_________________

PATVIRTINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2011 m. sausio 25 d. įsakymu Nr. V-62

NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO VALSTYBĖS AR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJOMS, ĮSTAIGOMS AR ĮMONĖMS TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarką.

2. Apraše vartojama sąvoka perduotini dokumentai – valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, Lietuvoje įvairiais istorijos laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ir įmonių veiklos dokumentai, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys.

Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107‑2389; 2004, Nr. 57‑1982; 2010, Nr. 79-4055) vartojamas sąvokas.

II. DOKUMENTŲ PERDAVIMO TVARKA

3. Juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais ar turintis informacijos apie tokius dokumentus, raštu arba žodžiu kreipiasi:

3.1. į valstybės ar savivaldybės instituciją, įstaigą ar įmonę (toliau – valstybės ar savivaldybės įstaiga), kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai;

3.2. į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybą, kai valstybės ar savivaldybės įstaiga, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai, jau neveikia arba kai perduotinų dokumentų priklausomybė nėra aiški.

4. Kreipdamasis į atitinkamą įstaigą, nurodytą šio Aprašo 3 punkte, juridinis asmuo nurodo savo pavadinimą, fizinis asmuo – vardą ir pavardę, ryšio duomenis, pateikia informaciją apie perduotinus dokumentus (jų įsigijimo aplinkybes, sudarytoją, kiekį, sudarymo laikotarpį, jei jis žinomas) ar jų turėtoją, jei pats nedisponuoja perduotinais dokumentais.

Jei juridinis ar fizinis asmuo kreipiasi žodžiu, informaciją gavęs įstaigos darbuotojas ją užfiksuoja raštu (pvz., tarnybiniame pranešime) ir pateikia įstaigos vadovui.

5. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos vadovas Lietuvos vyriausiasis archyvaras, gavęs informacijos apie perduotinus dokumentus:

5.1. paveda juos įvertinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos specialistams arba vienam iš valstybės archyvų, o nustačius, kad dokumentai turi išliekamąją vertę, priima sprendimą dėl jų nuolatinio saugojimo;

5.2. informuoja atitinkamą valstybės archyvą arba valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų saugoti perduotinus dokumentus;

5.3. priima sprendimą dėl dokumentų saugojimo, jei nustatoma, kad perduotini dokumentai neturi išliekamosios vertės ir nuolat nesaugotini, o įstaigos, kuriai pagal kompetenciją priklausytų juos saugoti, nėra;

5.4. informuoja atitinkamos savivaldybės administraciją dėl perduotinų dokumentų ir tarpininkauja juos perduodant, jei priimamas sprendimas perduotinus dokumentus saugoti atitinkamos savivaldybės administracijos archyve.

6. Valstybės archyvas, gavęs Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimą:

6.1. įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją, dokumentų chronologines ribas;

6.2. identifikuoja valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai;

6.3. pateikia Lietuvos vyriausiajam archyvarui siūlymus dėl tolesnio perduotinų dokumentų saugojimo.

7. Valstybės ar savivaldybės įstaiga, gavusi informaciją dėl perduotinų dokumentų:

7.1. įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją;

7.2. priima dokumentus saugoti, jei tai jai priklauso pagal kompetenciją;

7.3. informuoja Lietuvos vyriausiąjį archyvarą, jei paaiškėja, kad perduotinų dokumentų ji neturi priimti saugoti pagal kompetenciją, arba jei įvertinus dokumentus padaroma išvada, kad jie gali turėti išliekamąją vertę ir turėtų būti saugomi nuolat.

8. Dokumentų perdavimas įforminamas dokumentų perdavimo aktu (priedas), kuriame nurodomi dokumentus perduodantys ir priimantys asmenys, dokumentų perdavimo pagrindas, perduodami dokumentai ir jų kiekis, taip pat apskaitos dokumentai, jei tokie perduodami.

III. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

9. Dokumentai, juridinių ar fizinių asmenų perduoti valstybės archyvui, saugomi nuolat.

Valstybės ar savivaldybės įstaigai perduoti dokumentai saugomi teisės aktų nustatytą laiką. Dokumentai, kurių saugojimo terminai yra pasibaigę, sunaikinami.

10. Jei perduoti dokumentai nebuvo aprašyti ir sutvarkyti, dokumentus priėmusi įstaiga juos sutvarko ir įtraukia į apskaitą teisės aktų nustatyta tvarka.

11. Jei juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais, atsisako juos perduoti, kompetentinga valstybės ar savivaldybės institucija, įstaiga ar įmonė (jei tokios nėra – Lietuvos vyriausiasis archyvaras) imasi priemonių įstatymų nustatyta tvarka.

_________________

Nacionalinio dokumentų fondo

dokumentų, kuriais disponuoja privatūs

juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo

valstybės ar savivaldybių institucijoms,

įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašo

priedas

(Dokumentų perdavimo akto forma)

NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO AKTAS

____________ Nr. ________

(data)

________________

(sudarymo vieta)

Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-198; 2010, Nr. 79-4055) 4 straipsnio 2 dalimi,_________________________________

___________________________________________________________________________

(dokumentus perduodančio juridinio asmens

___________________________________________________________________________

pavadinimas ir duomenys (kodas, buveinės adresas) ar fizinio asmens vardas, pavardė ir ryšio duomenys)

perduoda, o ____________________________________________ priima šiuos dokumentus:

(dokumentus priimančios įstaigos pavadinimas)

Eil. nr.	Trumpas dokumentų apibūdinimas	Dokumentų, apskaitos vienetų ar sąlyginių vienetų, lapų ar kt. (nurodyti) kiekis	Pastabos

Iš viso perduota _________________________________________________________

(dokumentų, apskaitos vienetų ar sąlyginių vienetų, lapų ar kt. kiekis

___________________________________________________________________________ .

skaitmenimis ir žodžiais)

Aktas sudarytas 2 egzemplioriais, vienas – dokumentus perdavusiam juridiniam ar fiziniam asmeniui, kitas – juos priėmusiai įstaigai.

Perdavė

________________________ ___________ _________________

(juridinio asmens vadovo ar jo (parašas) (vardas ir pavardė)

įgalioto asmens pareigų

pavadinimas*)

Priėmė

________________________ ___________ _________________

(dokumentus priėmusios įstaigos (parašas) (vardas ir pavardė)

vadovo ar jo įgalioto asmens

pareigų pavadinimas)

*Pastaba. Kai aktą pasirašo fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.

_________________