LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO VALDYBA
SPRENDIMAS
DĖL SEIMO KANCELIARIJOS REGLAMENTO PATVIRTINIMO
2007 m. gruodžio 12 d. Nr. 1961
Vilnius
Lietuvos Respublikos Seimo valdyba, vadovaudamasi Seimo statuto 32 straipsniu, n u s p r e n d ž i a :
Seimo valdybos
2007 m. gruodžio 12 d.
sprendimo Nr. 1961
priedas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO KANCELIARIJOS REGLAMENTAS
I DALIS
Bendrosios nuostatos
PIRMASIS SKIRSNIS
Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos reglamento paskirtis, veiklos principai
1. Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Seimo kanceliarijos darbo tvarką atliekant įstatymuose, Seimo statute, Seimo kanceliarijos nuostatuose apibrėžtus Seimo kanceliarijos uždavinius ir funkcijas.
2. Seimo kanceliarijos veikla grindžiama įstatymų viršenybės, objektyvumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo, lojalumo, efektyvumo, subsidiarumo, teisėtumo ir viešumo principais.
3. Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojų ir darbo sutarties pagrindu dirbančių darbuotojų (toliau – tarnautojas, atsakingas tarnautojas) tarnyba (darbas) Seimo kanceliarijoje atliekant Seimo kanceliarijos uždavinius ir funkcijas grindžiama įstatymų viršenybės, lygiateisiškumo, lojalumo, politinio neutralumo, skaidrumo, atsakomybės už priimtus sprendimus, karjeros ir tarnybinio bendradarbiavimo principais.
4. Šis reglamentas taikomas Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, Reglamente nustatytais atvejais.
5. Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojų, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, pareigos nustatomos atitinkamai jų pareigybių aprašymuose ir pareiginėse instrukcijose. Pareigybių aprašymus ir pareigines instrukcijas tvirtina Seimo kancleris.
6. Rengiant Seimo vadovų, Seimo valdybos, Seniūnų sueigos, komitetų (komisijų), Seimo narių ir kitų Seimo padalinių, Seimo kanceliarijos, Seimo kanclerio, jo pavaduotojų, Seimo kanceliarijos padalinių, jų vadovų ir kitų asmenų dokumentus, taip pat jų pagal kompetenciją priimamus sprendimus (potvarkius, įsakymus), tvarkant ir vykdant juos, vadovaujamasi Konstitucija, įstatymais, Seimo statutu, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintomis taisyklėmis, šiuo reglamentu ir kitais teisės aktais.
7. Dirbant su įslaptintais dokumentais, vadovaujamasi Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu, Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais įslaptintos informacijos apsaugą ir administravimą, Seimo kanclerio įsakymais dėl darbo su įslaptinta informacija organizavimo Seimo kanceliarijoje.
II DALIS
Įstatymų leidybos procedūrų organizavimas ir aptarnavimas
ANTRASIS SKIRSNIS
Įstatymų ir kitų Seimo aktų projektų registravimo, pateikimo Seimo nariams, Seimui, Seimo komitetams (komisijoms) svarstyti tvarka. Seimo priimtų įstatymų ir kitų Seimo aktų parengimas pasirašyti
8. Asmenų, turinčių įstatymų leidybos iniciatyvos teisę, teikiamų įstatymų ir kitų Seimo priimamų teisės aktų projektus (toliau – įstatymų projektai) bei Seimo narių pasiūlymus (toliau – pasiūlymai) dėl jų, Seimo komitetų (komisijų) išvadas dėl komitetuose (komisijose) svarstomų įstatymų projektų registruoja Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas.
9. Visi Seimui teikiami įstatymų projektai, pasiūlymai, aiškinamieji raštai, kiti įstatymų projektų lydimieji dokumentai Seimo posėdžių sekretoriatui pateikiami spausdinti popieriuje ir elektronine laikmena ir turi atitikti Seimo statuto ir kitų teisės aktų nustatytus reikalavimus.
10. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas, gavęs įstatymo projekto iniciatoriaus teikiamą Seimo statuto reikalavimus atitinkantį įstatymo projekto, pasiūlymo originalą, jį antspauduoja specialiu registracijos spaudu ir įrašo į Seime gautų įstatymų projektų ir pasiūlymų registrą (toliau – registras), prieinamą Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serveryje. Ši nuostata taikoma kartu su įstatymo projektu teikiamo aiškinamojo rašto registravimui laikantis vienos jų numeracijos. Šiame registre nurodoma įstatymo projekto registracijos numeris, pavadinimas, iniciatorius, registravimo data, nauji projektų variantai, alternatyvūs projektai, Seimo komitetų (komisijų) išvados, Seimo narių pasiūlymai, gautos Vyriausybės išvados, Seimo kanceliarijos Teisės departamento išvados, Europos teisės departamento prie Teisingumo ministerijos išvados, Seimo valdybos nustatyta tvarka užsakytos ekspertų išvados, kiti įstatymo projekto lydimieji dokumentai, taip pat fiksuojama įstatymo projekto svarstymo ir priėmimo Seime eiga. Įregistruoto įstatymo projekto ir su juo teikiamo aiškinamojo rašto, pasiūlymo tekstai ir duomenys apie šių projektų svarstymo Seime eigą iš karto perkeliami į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (toliau – LRS IS).
11. Informaciją apie Registre įregistruotus įstatymų projektus (pavadinimas, registravimo data, iniciatorius) Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas perduoda valstybės įmonei Seimo leidyklai „Valstybės žinios“ paskelbti leidinio „Valstybės žinios“ priede „Informaciniai pranešimai“.
12. Įregistruoto įstatymo projekto, kartu su juo teikiamo aiškinamojo rašto, lyginamojo projekto varianto ir su juo susijusių dokumentų, taip pat pasiūlymo tris kopijas Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas nedelsdamas perduoda Seimo kanceliarijos Teisės departamentui (toliau – Teisės departamentas).
13. Gavę 12 punkte nurodytus dokumentus, Teisės departamento atsakingi tarnautojai rengia išvadas, ar įstatymo projektas, pasiūlymas atitinka Konstituciją, įstatymus, teisėkūros principus ir juridinės technikos taisykles, taip pat ar kartu su įstatymo projektu pateiktas aiškinamasis raštas atitinka Seimo statuto reikalavimus.
14. Teisės departamento išvadą, pasirašytą Teisės departamento direktoriaus, rengęs atsakingas tarnautojas (tarnautojai) nedelsdamas perkelia į Seimo kanceliarijos kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serverį. Teisės departamento išvadas į Seimo interneto tinklalapį (svetainę) http://www.lrs.lt perkelia Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas.
15. Seimui pritarus įstatymo projektui po pateikimo Seimo plenariniame pasėdyje, Seimo paskirto pagrindiniu Seimo komiteto biuro vedėjas paskiria komiteto biuro tarnautoją (tarnautojus), atsakingą už komiteto pirmininko šaukiamo posėdžio parengimą, komiteto išvados surašymą, klausymų ir komiteto posėdžių organizavimo techninį aptarnavimą.
16. Komiteto biuro atsakingi tarnautojai organizuoja komiteto pasirengimą svarstyti įstatymo projektą, pasiūlymą, išvadų rengėjų pavedimu šaukia klausymus ir praneša komiteto nariams apie komiteto posėdžių datą, laiką ir vietą, rūpinasi, kad klausymams ir komiteto posėdžiams būtų parengti reikalingi dokumentai, kita medžiaga, apie tai pranešta įstatymo projekto ar pasiūlymo iniciatoriams, išvadas rengiančių papildomų komitetų (komisijų) atstovams, pasiūlymus ar pastabas pateikusiems asmenims, suinteresuotoms valstybės ir savivaldybių institucijoms, visuomeninėms organizacijoms, politinėms partijoms, ekspertams nurodydami terminą, iki kada reikia pateikti pasiūlymus ir pastabas komitetui, parengia ir per Seimo posėdžių sekretoriatą perduoda skelbti nacionaliniuose ir regioniniuose laikraščiuose, „Seimo kronikoje“ (prireikus ir kituose leidiniuose) informaciją apie komitete svarstomus įstatymų projektus.
17. Komiteto išvados projektą, suderinę su jos rengėjais, pagal Seimo valdybos sprendimu patvirtintą formą surašo komiteto biuro atsakingi tarnautojai ir teikia vizuoti išvados rengėjams (ar bent vienam iš jų).
18. Kitų asmenų raštu pateikti pasiūlymai ar pastabos dėl įstatymų projektų registruojami šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka Seimo kanceliarijos Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyryje tvarkomame Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre ir jų originalų tekstai perduodami Seimo posėdžių sekretoriatui. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas šiuos pasiūlymus ir pastabas įtraukia į Įstatymų leidybos iniciatyvos teisės neturinčių subjektų pateiktų pasiūlymų ir pastabų registrą (nurodomas įstatymo projekto, dėl kurio teikiamas pasiūlymas ar pastaba, registracijos numeris, įstatymo projekto pavadinimas, gauto pasiūlymo ar pastabos registracijos numeris Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre, pasiūlymo ar pastabos teikėjo duomenys (pavadinimas arba vardas, pavardė, adresas), registravimo data, įstatymo projektą nagrinėjantys pagrindinis ir papildomi komitetai (komisijos).
19. Įregistruotą pasiūlymą ar pastabą dėl įstatymo projekto Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai nedelsdami padaugina ir perduoda šį projektą nagrinėjantiems pagrindiniam ir papildomiems komitetams (komisijoms). Pasiūlymų ar pastabų dėl įstatymo projekto originalai iki to įstatymo priėmimo Seimo posėdyje laikomi Seimo posėdžių sekretoriate, o vėliau šio reglamento nustatyta tvarka perduodami Dokumentų departamento Archyvo skyriui.
20. Pagrindinio ir papildomų komitetų (komisijų) apsvarstytą įstatymo projektą šio komiteto (komisijų) biuro atsakingas tarnautojas perduoda į Dokumentų departamento Teisės aktų redagavimo ir vertimo skyriaus Teisės aktų redagavimo poskyrį redaguoti.
21. Įstatymų projektai redaguojami laikantis įstatymų, Seimo statuto ir kitų teisės aktų nustatytų reikalavimų. Redaguodami įstatymų projektus, Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai negali keisti (iškreipti) jų nuostatų ir prasmės, bet privalo pagal bendrinės lietuvių kalbos normas ištaisyti teisės akto kalbą, užtikrinti, kad įstatymuose ir kituose Seimo priimamuose teisės aktuose būtų vartojami sunorminti lietuvių kalbos terminai. Įstatymų projektų terminai turi būti derinami su priimtų Lietuvos Respublikos teisės aktų terminais, su Europos Sąjungos ir kitų tarptautinės teisės aktų oficialių vertimų terminais, Lietuvos Respublikos terminų banku, konsultuojamasi su atitinkamų sričių ekspertais ir specialistais, kalbininkais, Valstybine lietuvių kalbos komisija.
22. Suredaguotą įstatymo projektą Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas grąžina pagrindinio komiteto biuro atsakingam tarnautojui derinti su įstatymo projekto iniciatoriais, išvadų rengėjais ir pataisyti. Ant suredaguoto ir komiteto biuro atsakingo tarnautojo tinkamai pataisyto įstatymo projekto Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas deda Dokumentų departamento žymą, kurioje nurodoma projekto pateikimo redaguoti ir suredaguoto projekto grąžinimo laikas, projektą redagavusio atsakingo tarnautojo vardas ir pavardė.
23. Pagrindinis komitetas Seimo posėdžių sekretoriatui pateikia registruoti savo posėdžiuose apsvarstytus, Dokumentų departamento atsakingų tarnautojų suredaguotus ir pagal Seimo statuto reikalavimus įformintus įstatymų projektus kartu su komiteto išvadomis. Komitetų išvados turi atitikti Seimo valdybos sprendimais patvirtintas komitetų išvadų formas ir komitetų sprendimai turi būti suformuluoti pagal Seimo statuto reikalavimus.
24. Informaciją apie Seime svarstant teisės akto projektą gautus dokumentus (naujus įstatymų projektų variantus, alternatyvius įstatymų projektus, Seimo kanceliarijos Teisės departamento, Vyriausybės ir Europos teisės departamento prie Teisingumo ministerijos, Seimo komitetų pateiktas išvadas, pasiūlymus ir kt.) Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas įrašo į Seime gautų įstatymų projektų ir pasiūlymų registrą, o gautų dokumentų tekstus iš karto perkelia į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS).
25. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai Seime gautų įstatymų projektų ir pasiūlymų registre pažymi iniciatorių atšauktus įstatymų projektus ir pasiūlymus.
26. Jei įstatymo projekto svarstymo Seimo plenariniame posėdyje metu buvo pritarta komiteto (komisijos) patvirtintam įstatymo projektui su Seimo plenarinio posėdžio metu priimtomis pataisomis ir pasiūlymais, pagrindinio komiteto biuro atsakingas tarnautojas teikia Seimo posėdžių sekretoriatui registruoti Dokumentų departamento atsakingų tarnautojų iš naujo suredaguotą įstatymo projektą. Jei naujos pataisos ir pasiūlymai svarstant įstatymo projektą Seimo plenariniame posėdyje nebuvo priimti, įstatymo projektas iš naujo neregistruojamas ir priėmimui teikiamas tas pats įstatymo projekto tekstas kaip ir svarstymo Seimo plenariniame posėdyje metu.
27. Iš įstatymo (kito teisės akto) projekto rengimo ir svarstymo medžiagos Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas sudaro įstatymo (kito teisės akto) projekto rengimo bylą. Įstatymų ir kitų teisės aktų projektų rengimo bylos, Seimui priėmus tinkamus įstatymus ir kitus Seimo aktus, šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka perduodamos į Dokumentų departamento Archyvo skyrių.
28. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai visus registruotus įstatymų projektus, dėl jų pateiktas išvadas ir pasiūlymus, kitus įstatymų projektų lydimuosius dokumentus Seimo statuto nustatyta tvarka daugina ir išdalija Seimo nariams, komitetams (komisijoms) ir frakcijoms. Visi šie dokumentai spausdinami ir dauginami šio reglamento XII dalyje nustatyta tvarka. Seimo nariai, atsisakę spausdinto dokumentų varianto, su dokumentais gali susipažinti Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazėje (LRS IS) ir Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt.
29. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai sukomplektuoja Seimo seniūnų sueigos patvirtintoje Seimo plenarinio posėdžio darbotvarkėje įrašyto įstatymo projekto medžiagą (ją sudaro visa informacija apie konkretaus projekto svarstymo eigą ir reikiami dokumentai) ir Seimo plenarinio posėdžio pradžioje perduoda to posėdžio pirmininkui.
30. Seimo kanceliarijos Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentas daro Seimo plenarinių posėdžių vaizdo (DVD formatas) ir garso įrašus. Seimo plenarinių posėdžių dienomis, praėjus 10 min. nuo posėdžio pradžios, šių garso įrašų laikmenos pradedamos siųsti Dokumentų departamento Stenogramų skyriui Seimo posėdžio stenogramai rengti. Seimo plenarinių posėdžių vaizdo (DVD formatas) ir garso įrašus, pasibaigus Seimo sesijai, ne vėliau kaip per 3 mėnesius, Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento atsakingas tarnautojas perduoda Dokumentų departamento Archyvo skyriui. Transliuoti Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) skirti Seimo plenarinių posėdžių vaizdo ir garso įrašai iki Seimo kadencijos pabaigos saugomi Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento rinkmenų serveryje.
31. Seimo plenarinius posėdžius Seimo statuto nustatyta tvarka protokoluoja Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai. Šie protokolai registruojami Dokumentų departamento tvarkomame Seimo plenarinių posėdžių protokolų registre.
32. Seimo plenarinio posėdžio metu protokolą rašantis Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas Seimo narių balsavimo duomenis nedelsdamas perkelia į Seimo interneto tinklalapį (svetainę). Prie Seimo plenarinio posėdžio protokolo pridedama Seimo posėdžių sekretoriato perduota tos dienos plenarinių posėdžių medžiaga: darbotvarkė, Seimo narių registracijos protokolas, Seimo narių balsavimo protokolas, vardinio balsavimo kortelės, Seimo narių, frakcijų pareiškimai ir kt. Seimo plenarinio posėdžio pirmininko pasirašytus protokolus Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas nedelsdamas perkelia į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS).
33. Seimo plenarinių posėdžių stenogramas Seimo statuto nustatyta tvarka sudaro ir skelbia Dokumentų departamento Stenogramų skyriaus atsakingas tarnautojas. Stenogramos sudaromos iš Seimo plenarinių posėdžių garso įrašų: iš Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento gaunami įrašai šifruojami kompiuteryje, stenogramos tekstas atspausdinamas, lyginamas su garso įrašu, redaguojamas ir parengiama stenograma. Iššifruota, bet dar neperklausyta ir nesutikslinta stenogramos rinkmena nedelsiant perkeliama į Seimo kanceliarijos kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serverį.
34. Seimo nario Seimo plenarinio posėdžio metu nepasakytos kalbos tekstą (raštu perduotą per Seimo posėdžių sekretoriatą) Dokumentų departamento Stenogramų skyriaus atsakingi tarnautojai įrašo į Seimo plenarinio posėdžio stenogramą. Dokumentų departamento Stenogramų skyriaus atsakingi tarnautojai parengtas stenogramas tikslina ir derina su Seimo nariais. Parengtos stenogramos nedelsiant perkeliamos į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS).
35. Be elektroninio stenogramų varianto, Dokumentų departamento Stenogramų skyriaus atsakingi tarnautojai parengia Seimo plenarinių posėdžių stenogramų knygos maketą ir perduoda jį spausdinti valstybės įmonei Seimo leidyklai „Valstybės žinios“.
36. Tinkamą Seimo plenarinių ir kitų posėdžių informacinį bei techninį parengimą ir aptarnavimą užtikrina Seimo posėdžių sekretoriatas, Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentas, Dokumentų departamentas, Bendrųjų reikalų departamentas ir kiti Seimo kanceliarijos padaliniai.
37. Įėjimo į Seimo plenarinių posėdžių salę tvarką ir reikalavimus nustato Seimo valdybos patvirtinti Seimo rūmų ir Seimo posėdžių salės vidaus tvarkos aprašai.
38. Seimo priimtų įstatymų ir kitų teisės aktų originalus rengia Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas įstatymų projektus ir jų lydimuosius dokumentus iš karto po įstatymo ar kito teisės akto priėmimo perduoda Dokumentų departamentui.
39. Visus Seimo priimtus įstatymus ir kitus teisės aktus Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas registruoja Seimo priimtų įstatymų ir kitų teisės aktų registre (nurodomas įstatymo ar kito teisės akto numeris, priėmimo data, įteikimo Seimo Pirmininkui pasirašyti (ar vizuoti) ir grąžinimo Dokumentų departamentui datos, įstatymo įteikimo Respublikos Prezidentui pasirašyti ir grąžinimo Seimui datos).
40. Seimo priimto įstatymo ar kito teisės akto originalą paprastai rengia to įstatymo ar kito teisės akto projektą redagavęs Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas. Rengiant įstatymo ar kito teisės akto originalą, pagal Seimo plenarinio posėdžio protokolą ir stenogramą patikrinama, ar į įstatymo ar kito teisės akto tekstą įtrauktos visos pataisos ir pasiūlymai, kuriems priėmimo metu pritarė Seimas. Įstatymo ar kito teisės akto originalas turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus.
41. Parengtas įstatymo ar kito teisės akto originalas atiduodamas atitinkamo komiteto biuro atsakingam tarnautojui, kad šis pasirūpintų vizavimu. Įstatymo ar kito teisės akto originalas, pagal Seimo statutą pavizuotas pagrindinio komiteto pirmininko, įstatymo ar kito teisės akto priėmimo metu buvusio pranešėjo ir priimtų pataisų bei papildymų autorių, grąžinamas Dokumentų departamentui. Šio departamento atsakingas tarnautojas teikia jį Seimo plenarinio posėdžio, kuriame atitinkamas įstatymas ar kitas teisės aktas priimtas, pirmininkui vizuoti ir Seimo Pirmininkui pasirašyti (ar vizuoti).
42. Seimo Pirmininko pavizuotus Seimo priimtus įstatymus Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas su lydraščiu Seimo statuto nustatyta tvarka per Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyrį išsiunčia Respublikos Prezidentui pasirašyti.
43. Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas Seimo priimtus ir atitinkamų pareigūnų pasirašytus įstatymus ir kitus teisės aktus Seimo statuto nustatyta tvarka nedelsdamas pateikia (elektroniniu paštu ir kartu su lydraščiu perduoda popieriuje išspausdintas jų kopijas) valstybės įmonei Seimo leidyklai „Valstybės žinios“ oficialiai skelbti ir perkelia į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS).
44. Respublikos Prezidento pasirašytų įstatymų, Seimo Pirmininko pasirašytų Seimo priimtų teisės aktų, taip pat Seimo plenarinių posėdžių protokolų nuorašus, antspauduotus Dokumentų departamento antspaudu, šio departamento atsakingas tarnautojas išdalija Seimo valdybos nariams, Seimo komitetams ir komisijoms, frakcijoms, Seimo kancleriui, jo pavaduotojams ir Seimo kanceliarijos padalinių vadovams. Be to, Respublikos Prezidento pasirašytų įstatymų ir kitų Seimo teisės aktų nuorašai perduodami Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyriui išsiųsti Vyriausybei, Konstituciniam Teismui, Aukščiausiajam Teismui, valstybės kontrolieriui, taip pat tuose teisės aktuose minimoms valstybės ir savivaldybių institucijoms. Šiems subjektams teisės aktai siunčiami, nors jie ir oficialiai paskelbti leidinyje „Valstybės žinios“.
45. Seimo priimtų įstatymų ir kitų teisės aktų, Seimo plenarinių posėdžių protokolų (su priedais) originalai vienus kalendorinius metus saugomi Dokumentų departamente, o po to šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka perduodami į archyvą. Į archyvą taip pat perduodami ir spausdinti darbiniai Seimo plenarinių posėdžių stenogramų variantai (perklausyto ir pataisyto teksto juodraščiai).
46. Pasibaigus Seimo sesijai, Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai parengia ir sudaro tos sesijos metu priimtų Lietuvos Respublikos Seimo dokumentų rinkinį. Į šį rinkinį dedami visi Seimo priimti įstatymai ir kiti Seimo aktai, taip pat Respublikos Prezidento dekretai ir kai kurie Konstitucinio Teismo nutarimai. Dokumentų skyriaus atsakingi tarnautojai sudarytą dokumentų rinkinį perduoda spausdinti valstybės įmonei Seimo leidyklai „Valstybės žinios“.
III DALIS
SEIMO VALDYBOS, SEIMO SENIŪNŲ SUEIGOS POSĖDŽIŲ ORGANIZAVIMAS IR APTARNAVIMAS
TREČIASIS SKIRSNIS
Seimo valdybos posėdžių organizavimas ir aptarnavimas
47. Seimo kanceliarijos atsakingi tarnautojai aptarnaudami Seimo valdybos posėdžius:
1) pagal kompetenciją rengia Seimo valdybos sprendimų projektus, jų lydimuosius dokumentus (aiškinamąjį raštą, pažymą, sąmatą, skaičiavimus) ir pasirūpina kita svarstomų klausimų medžiaga;
2) Seimo kanclerio biuro atsakingi tarnautojai parengia Seimo valdybos darbotvarkės projektą ir sudaro Seimo valdybos posėdžio medžiagos bylą (Seimo valdybos darbotvarkės projektas, Seimo valdybos sprendimų projektai, jų lydimieji dokumentai, kita svarstomų klausimų medžiaga);
3) Seimo kanclerio biuro atsakingi tarnautojai šio skirsnio nustatyta tvarka praneša Seimo valdybos nariams ir posėdžiuose dalyvaujantiems kitiems asmenims apie numatytą Seimo valdybos posėdį, jo vietą ir laiką, taip pat Seimo valdybos posėdžio medžiagos bylą išdalija Seimo valdybos nariams ir posėdyje dalyvaujantiems kitiems asmenims;
4) Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai rašo Seimo valdybos posėdžių protokolus, redaguoja Seimo valdybos sprendimų projektus, rengia Seimo valdybos priimtų sprendimų originalus ir teikia juos pasirašyti Seimo Pirmininkui ar jį pavaduojančiam Seimo Pirmininko pavaduotojui;
5) Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai iki Seimo valdybos posėdžio pradžios tinkamai parengia Seimo valdybos posėdžio patalpą posėdžiui ir užtikrina, kad posėdžio metu pagal poreikį veiktų oro kondicionavimo ar šildymo sistemos;
48. Seimo kanceliarijos padalinių atsakingi tarnautojai parengtus Seimo valdybos sprendimų projektus ir jų lydimuosius dokumentus pasirašo ir teikia vizuoti padalinio, su kuriuo susijęs svarstomas klausimas, vadovui ir Seimo kanclerio biuro atsakingam tarnautojui. Šis ar kitas Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas iki Seimo valdybos posėdžio medžiagos išdalijimo Seimo valdybos nariams ir kitiems Seimo valdybos posėdyje dalyvaujantiems asmenims teikia Seimo kancleriui ar jo įgaliotam Seimo kanclerio pavaduotojui parengtų, pasirašytų ir pavizuotų Seimo valdybos sprendimų projektus ir jų lydimuosius dokumentus. Seimo kanclerio ar jo įgalioto Seimo kanclerio pavaduotojo pavizuotą Seimo valdybos posėdžio darbotvarkę Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas perkelia į Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serverį.
49. Seimo kancleris, jo pavaduotojai gali inicijuoti su Seimo kanceliarijos veikla ir su įstatymuose, Seimo statute, Seimo kanceliarijos nuostatuose nurodytų funkcijų ir uždavinių įgyvendinimu susijusių klausimų svarstymą Seimo valdyboje. Seimo kancleris ar jo pavaduotojai, inicijavę klausimo svarstymą Seimo valdybos posėdyje, pateikia Seimo valdybai atitinkamą Seimo valdybos sprendimo projektą.
50. Seimo kanceliarijos padalinių pasiūlymai dėl klausimo įtraukimo į Seimo valdybos posėdžio darbotvarkės projektą pateikiami raštu Seimo kancleriui ar jo įgaliotam Seimo kanclerio pavaduotojui. Šie pasiūlymai turi būti pasirašyti klausimą inicijuojančio Seimo kanceliarijos padalinio vadovo ar jį pavaduojančio atsakingo tarnautojo.
51. Seimo kancleris ar jo įgaliotas Seimo kanclerio pavaduotojas, išnagrinėjęs pasiūlymą įtraukti klausimą į Seimo valdybos posėdžio darbotvarkės projektą, priima vieną iš šių sprendimų:
1) paveda Seimo kanceliarijos padalinio vadovui ar kitam atsakingam tarnautojui parengti reikiamą Seimo valdybos sprendimo projektą ir jo lydimuosius dokumentus, taip pat pasirūpinti kita svarstomo klausimo medžiaga;
3) prašyti Seimo kanceliarijos padalinių, valstybės ar savivaldybių institucijų ir įstaigų nuomonės (išvados) dėl Seimo valdyboje siūlomo svarstyti klausimo;
52. Seimo valdybos sprendimų projektus ir jų lydimuosius dokumentus, susijusius su Seimo narių užsienio komandiruotėmis ir užsienio kelionėmis (išvykomis), rengia Seimo kanceliarijos Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai (toliau – Tarptautinių ryšių departamentas) kartu su Finansų ir Bendrųjų reikalų departamento atsakingais tarnautojais, o juos vizuoja šių departamentų direktoriai ar jų pareigas einantys atsakingi tarnautojai.
53. Klausimas į artimiausią Seimo valdybos posėdžio darbotvarkės projektą įrašomas, jeigu Seimo valdybos sprendimo projektas ir jo lydimieji dokumentai Seimo kanclerio įgaliotam Seimo kanclerio biuro atsakingam tarnautojui pateikiami likus ne mažiau kaip 22 valandoms iki Seimo valdybos posėdžio pradžios.
54. Jeigu Seimo valdybos sprendimo projektas ir jo lydimieji dokumentai Seimo kanclerio biuro atsakingam tarnautojui pateikti ne laiku, Seimo kancleris apie tai praneša Seimo Pirmininkui ar jo įgaliotam Seimo Pirmininko pavaduotojui, kurių pritarimu toks klausimas gali būti svarstomas artimiausiame Seimo valdybos posėdyje.
55. Seimo kanclerio biuro atsakingi tarnautojai sudarytą Seimo valdybos posėdžio medžiagos bylą pateikia Seimo kancleriui iki kiekvieno antradienio ir ketvirtadienio 13.00 val. ir išdalija Seimo valdybos nariams iki kiekvieno antradienio ir ketvirtadienio 14.00 val. Prireikus Seimo kanclerio pavedimu Seimo valdybos posėdžio medžiaga ar jos dalis išdalijama kitiems Seimo valdybos posėdyje dalyvaujantiems asmenims.
56. Pasibaigus Seimo sesijai, Seimo valdybos posėdžių medžiaga vienus kalendorinius metus saugoma Seimo kanclerio biure, o po to šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka perduodama į archyvą.
57. Seimo valdybos posėdžio protokolą ir Seimo valdybos priimtus sprendimus Dokumentų departamento direktorius ne vėliau kaip per 24 valandas pateikia Seimo kancleriui vizuoti ir pavizuotus Seimo Pirmininkui ar jį pavaduojančiam Seimo Pirmininko pavaduotojui pasirašyti. Pasirašytus Seimo valdybos posėdžio protokolą ir Seimo valdybos priimtus sprendimus Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas per vieną darbo dieną nuo jų pasirašymo perkelia į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS).
58. Seimo valdybos sprendimų nuorašai, antspauduoti Dokumentų departamento antspaudu, išdalijami Seimo valdybos nariams, Seimo komitetams ir frakcijoms, Seimo kancleriui ir Seimo kanceliarijos padaliniams, taip pat siunčiami sprendimuose minimoms valstybės institucijoms ir asmenims.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
Seimo seniūnų sueigos posėdžių organizavimas ir aptarnavimas
60. Aptarnaudami Seimo seniūnų sueigos (toliau – Seniūnų sueiga) posėdžius:
1) Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai parengia Seniūnų sueigos posėdžio darbotvarkės projektą ir parengia Seniūnų sueigos posėdžio medžiagos bylą (Seniūnų sueigos darbotvarkės projektas, Seimo plenarinių posėdžių darbotvarkės (savaitės, dienos), Seimo komitetų (komisijų) ir Seimo frakcijų pasiūlymai dėl teisės aktų projektų svarstymo Seimo plenariniuose posėdžiuose terminų, pagrindinio ir papildomų komitetų (komisijų) skyrimo, darbo organizavimo, Seimo valdybos, Seniūnų sueigos narių, Seimo narių, Vyriausybės pateikti pasiūlymai ir kita svarstomų klausimų medžiaga);
2) Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai Seniūnų sueigos posėdžio medžiagos bylą išdalija Seniūnų sueigos nariams ir posėdyje dalyvaujantiems kitiems asmenims, praneša Seniūnų sueigos nariams ir jos posėdžiuose dalyvaujantiems kitiems asmenims apie numatytą Seniūnų sueigos posėdį, jo vietą ir laiką;
3) Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas rašo Seniūnų sueigos posėdžių protokolą, jį ir Seniūnų sueigos priimtus nutarimus ne vėliau kaip per tris darbo dienas pateikia pasirašyti Seniūnų sueigos posėdžio pirmininkui;
4) Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai iki Seniūnų sueigos posėdžio pradžios tinkamai parengia posėdžio patalpą ir užtikrina, kad posėdžio metu pagal poreikį veiktų oro kondicionavimo ar šildymo sistemos;
61. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas Seniūnų sueigos posėdžio protokole nurodo Seniūnų sueigos posėdžio datą, posėdžio eilės numerį, dalyvius, svarstytus klausimus, pranešėjus, kalbėjusius asmenis, priimtus nutarimus ir balsavimo rezultatus. Prie protokolo pridedama papildoma medžiaga: Seimo komitetų (komisijų) ir Seimo frakcijų pasiūlymai dėl įstatymų projektų svarstymo Seimo plenariniuose posėdžiuose terminų, pagrindinio ir papildomų komitetų (komisijų) skyrimo, darbo organizavimo, Seimo valdybos, Seniūnų sueigos narių, Seimo narių, Vyriausybės pateikti pasiūlymai ir kita svarstomų klausimų medžiaga.
62. Seniūnų sueigos posėdžio pirmininko pasirašytus Seniūnų sueigos posėdžių protokolą ir priimtus nutarimus per vieną darbo dieną nuo šių dokumentų pasirašymo Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas perkelia į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS).
IV DALIS
EUROPOS SĄJUNGOS REIKALŲ SVARSTYMO KOORDINAVIMAS IR ORGANIZAVIMAS
PENKTASIS SKIRSNIS
Seimo gaunamų Europos Sąjungos dokumentų ir Lietuvos Respublikos pozicijų priėmimas, registravimas ir paskirstymas
64. Pasiūlymai priimti Europos Sąjungos (toliau – ES) teisės aktus ar kiti ES dokumentai Seime gaunami per Lietuvos narystės ES informacinę sistemą (toliau – LINESIS) arba tiesiogiai iš ES institucijų. Tiesiogiai iš ES institucijų siunčiamų pasiūlymų priimti ES teisės aktus ar kitų ES dokumentų gavimą, paskirstymą ir perkėlimą į Seimo informacinės sistemos ES teisės aktų duomenų bazę užtikrina Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento atsakingi tarnautojai.
65. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai registruoja tiesiogiai iš ES institucijų gaunamus labai aktualius ir aktualius pasiūlymus priimti ES teisės aktus ir kitus ES dokumentus Europos Sąjungos teisės aktų ir pasiūlymų registre ir, atsižvelgdami į Seimo Europos reikalų ir (ar) Užsienio reikalų komitetų priimtus sprendimus, šiuos pasiūlymus ir kitus dokumentus perduoda Seimo specializuotiems komitetams (toliau – Seimo komitetai), kurie juos buvo priskyrę labai aktualiems ar aktualiems pasiūlymams.
66. Seimo komitetų biurų tarnautojai per LINESIS sistemą gauna visas Lietuvos Respublikos pozicijas dėl pasiūlymų priimti ES teisės aktą ar dėl kitų ES dokumentų.
67. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai gautas atsakingų Vyriausybės institucijų (ministerijų) Seimui raštu perduotas pirmines (preliminarias) Lietuvos Respublikos pozicijas nedelsiant registruoja Europos Sąjungos teisės aktų ir pasiūlymų registre.
68. Seimo Europos reikalų, Užsienio reikalų komitetų biurų atsakingi tarnautojai, rengiant šių komitetų posėdžių darbotvarkių projektus ir įgyvendinant šių komitetų priimtus sprendimus, bendradarbiaudami su kitų Seimo komitetų biurų atsakingais tarnautojais, vadovaujasi Europos Sąjungos reikalų pirmenybės principu. Seimo Europos reikalų, Užsienio reikalų komitetų biurų atsakingi tarnautojai šių komitetų priimtus sprendimus perduoti pirminę (preliminarią) Lietuvos Respublikos poziciją dėl labai aktualių ar aktualių pasiūlymų priimti ES teisės aktą ar kitą ES dokumentą per Seimo posėdžių sekretoriatą nedelsdami perduoda atitinkamam Seimo komitetui svarstyti.
69. Seimo komitetų biurų atsakingi tarnautojai nedelsdami teikia registruoti Seimo posėdžių sekretoriato atsakingam tarnautojui atitinkamų komitetų priimtas išvadas dėl pasiūlymų priimti ES teisės aktus ir (ar) dėl kitų ES dokumentų arba dėl Lietuvos Respublikos pozicijų LINESIS sistemoje.
70. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas, gavęs Seimo komiteto išvadą dėl pasiūlymų priimti ES teisės aktus ir (ar) dėl kitų ES dokumentų arba dėl Lietuvos Respublikos pozicijų, nedelsdamas ją antspauduoja specialiu registracijos spaudu ir įrašo į gautų Seimo komitetų išvadų registrą (nurodomas išvados registracijos numeris, pavadinimas, paskirtas pranešėjas, registravimo data). Spausdintų popieriuje dokumentų elektroninė laikmena turi būti pateikta Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentui. Šio departamento atsakingi tarnautojai gautas Seimo komitetų išvadas nedelsdamas perkelia į Seimo informacinės sistemos ES teisės aktų duomenų bazę ir Seimo interneto tinklalapį (svetainę) http://www.lrs.lt.
ŠEŠTASIS SKIRSNIS
Seimo komitetų biurų ir Seimo komisijų biuro veiklos svarstant Europos Sąjungos reikalus koordinavimas ir organizavimas
72. Seimo Europos reikalų komiteto biuro vedėjas paprastai pirmadieniais rengia Seimo komitetų biurų, Komisijų biuro atsakingų tarnautojų, kuruojančių ES reikalus, ir Seimo frakcijų ES referentų pasitarimus, kurių metu aptariama ir koordinuojama Seimo komitetų (komisijų) svarstymų, susijusių su ES klausimais, eiga ir keičiamasi aktualia informacija ES klausimais.
73. Seimo komitetų biurų ir Komisijų biuro atsakingi tarnautojai, kuruojantys ES reikalus, reguliariai praneša Seimo Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetų biurams apie gautus labai aktualius ir aktualius pasiūlymus priimti ES teisės aktus ir kitus ES dokumentus, jų svarstymo Seimo komitetuose (komisijose) grafiką.
74. Seimo Europos reikalų komiteto biuro atsakingas tarnautojas, paskirtas IPEX koordinatoriumi, nuolat atrenka ir perkelia į IPEX duomenų bazę Seimo ir Seimo komitetų priimamas išvadas, nuomones, rekomendacijas dėl ES teisėkūros pasiūlymų ir kitų dokumentų, teikia informaciją IPEX apie Seime numatomus ES valstybių narių parlamentų Europos reikalų komitetų konferencijos (toliau – COSAC), ES valstybių narių parlamentų pirmininkų konferencijos ir kitus tarpparlamentinius renginius.
75. Seimo kanclerio paskirtas nuolatinis atstovas Europos Sąjungoje, koordinuodamas savo veiklą su Seimo Europos reikalų komitetu, reguliariai praneša Seimo komitetams (komisijoms) apie ES institucijų veiklą, ypač apie labai aktualių ir aktualių pasiūlymų priimti ES teisės aktus, taip pat kitų ES dokumentų svarstymą.
76. Bendradarbiavimą Europos reikalų komitetų konferencijos (COSAC), ES valstybių narių parlamentų generalinių sekretorių konferencijos, ES valstybių narių parlamentų pirmininkų konferencijos lygiu ir pasirengimą dalyvauti jungtiniuose parlamentiniuose susitikimuose pagal kompetenciją užtikrina ir koordinuoja Seimo Europos reikalų komiteto biuro atsakingi tarnautojai. Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai užtikrina dalyvavimo šiuose renginiuose aptarnavimą.
77. Seimo Europos reikalų komiteto biuras koordinuoja diskusijų rengimą svarbiausiais ES klausimais Seimo plenariniuose posėdžiuose.
78. Seimo Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetų biurų atsakingi tarnautojai rengia informaciją svarbiausiais ES valstybių narių parlamentinio bendradarbiavimo klausimais ir ją pateikia Seimo Pirmininkui susitikimų su Europos reikalų komiteto ir Užsienio reikalų komiteto pirmininkais metu.
79. Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai pagal kompetenciją užtikrina, kad informacija ir ataskaitos dėl Seimo Pirmininko, Seimo Pirmininko pavaduotojų, Seimo narių vizitų, kurių metu svarstyti ES klausimai, būtų laiku pateiktos Seimo Europos reikalų komitetui ir Užsienio reikalų komitetui.
SEPTINTASIS SKIRSNIS
Europos Komisijos metinės teisėkūros ir darbo programos svarstymas
81. Seimo komitetų biurų, komisijų biuro atsakingi tarnautojai Europos Komisijos metinę teisėkūros ir darbo programą gauna per LINESIS sistemą arba tiesiogiai iš ES institucijų.
82. Seimo Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetų biurų atsakingi tarnautojai nedelsdami po šių komitetų bendro posėdžio, kuriame buvo pristatyta Europos Komisijos metinė teisėkūros ir darbo programa, per Seimo posėdžių sekretoriatą spausdintą šią programą perduoda svarstyti visiems Seimo komitetams.
83. Seimo komitetų biurų atsakingi tarnautojai, rengdami komitetų posėdžių darbotvarkių projektus, vadovaujasi ES reikalų pirmenybės principu, pagal kompetenciją užtikrina, kad atitinkamų komitetų motyvuotos išvados dėl Europos Komisijos metinėje teisėkūros ir darbo programoje pateiktų pasiūlymų aktualumo Lietuvai būtų pateiktos Seimo Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetams ne vėliau kaip per vieną mėnesį.
84. Seimo komitetų biurų atsakingi tarnautojai, rengdami komitetuose svarstyti Europos Komisijos metinę teisėkūros ir darbo programą, pagal kompetenciją užtikrina, kad būtų gautos Vyriausybės institucijų (ministerijų), socialinių ir ekonominių partnerių ar kitų suinteresuotų institucijų atstovų nuomonės dėl Europos Komisijos metinėje teisėkūros ir darbo programoje pateiktų pasiūlymų aktualumo Lietuvai.
85. Gavus Seimo komitetų išvadas, Seimo Europos reikalų komiteto ir Užsienio reikalų komiteto biurų atsakingi tarnautojai jas apibendrina, parengia bendro Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetų posėdžio išvados dėl Seimo prioritetų pagal Europos Komisijos metinę teisėkūros ir darbo programą projektą ir jį teikia šių komitetų pirmininkams. Seimo Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetams priėmus išvadą dėl Seimo prioritetų pagal Europos Komisijos metinę teisėkūros ir darbo programą, šių komitetų biurų atsakingi tarnautojai ją nedelsdami pateikia Seimo posėdžių sekretoriatui registruoti LINESIS sistemoje ir raštu perduoda Vyriausybei.
AŠTUNTASIS SKIRSNIS
Pasiūlymų priimti ES teisės aktus, kitų ES dokumentų ir Lietuvos Respublikos pozicijų svarstymas
86. Seimo komitetų biurų atsakingi tarnautojai, išnagrinėję labai aktualaus ar aktualaus pasiūlymo priimti ES teisės aktą ar kito ES dokumento svarstymo Europos Sąjungos Taryboje ir (ar) Europos Komisijoje bei Europos Parlamente grafiką, atsižvelgę į Vyriausybės institucijų (ministerijų) gebėjimus parengti ir suderinti Lietuvos Respublikos poziciją, siūlo atitinkamų komitetų pirmininkams įtraukti klausimą dėl pasirengimo svarstyti Lietuvos Respublikos poziciją ir (ar) Seimo gautą ES dokumentą į artimiausią komiteto posėdžio darbotvarkės projektą.
87. Seimo komiteto biuro atsakingas tarnautojas, kuruojantis ES reikalus, parengia ir komiteto nariui (nariams), atsakingam (atsakingiems) už dalyvavimą rengiant ir derinant Lietuvos Respublikos poziciją, pateikia medžiagą dėl labai aktualių ar aktualių pasiūlymų priimti ES teisės aktą ar kitus ES dokumentus, dėl Lietuvos Respublikos pozicijos, dėl pasiūlymo priimti ES teisės aktą galimo prieštaravimo subsidiarumo principui, sudarant komiteto posėdžio darbotvarkės projektą šiuos klausimus siūlo įrašyti į komiteto posėdžio darbotvarkę.
88. Jeigu Seimo Europos reikalų komitetas ir (ar) Užsienio reikalų komitetas gauna Seimo komiteto išvadą dėl pasiūlymo priimti ES teisės aktą galimo prieštaravimo subsidiarumo principui, šių komitetų biuro atsakingi tarnautojai, rengdami Seimo Europos reikalų komiteto ir (ar) Užsienio reikalų komiteto posėdžių darbotvarkes, į jas įrašo klausimo svarstymą dėl pasiūlymo priimti ES teisės aktą galimo prieštaravimo subsidiarumo principui.
89. Jeigu Seimo Europos reikalų komitetas ir (ar) Užsienio reikalų komitetas nusprendžia, kad pasiūlymas priimti ES teisės aktą gali prieštarauti subsidiarumo principui, atitinkamo komiteto biuro atsakingas tarnautojas parengia komiteto pirmininko rašto projektą Seimo seniūnų sueigai su prašymu įtraukti į Seimo plenarinio posėdžio darbotvarkę klausimą dėl komiteto išvados svarstymo ypatingos skubos tvarka.
90. Seimui priėmus pareiškimą, kad pasiūlymas priimti ES teisės aktą gali prieštarauti subsidiarumo principui, Seimo Europos reikalų komiteto biuro atsakingi tarnautojai pasirūpina, kad apie tokį Seimo sprendimą kuo skubiau, ne vėliau kaip per vieną savaitę nuo Seimo pareiškimo priėmimo, būtų informuoti kitų ES valstybių narių parlamentai ir atitinkamos ES institucijos.
91. Seimo komitetų biurų atsakingi tarnautojai iki pasiūlymų priimti ES teisės aktus, kitus ES dokumentus ir Lietuvos Respublikos pozicijas svarstymo komitetuose pagal kompetenciją užtikrina, kad būtų gautos Vyriausybės institucijų (ministerijų), socialinių ir ekonominių partnerių ar kitų suinteresuotų institucijų atstovų, nepriklausomų ekspertų nuomonės bei išvados.
92. Seimo Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetų biurų atsakingi tarnautojai nuolat apibendrina informaciją apie gautus labai aktualius ir aktualius pasiūlymus priimti ES teisės aktus ir kitus ES dokumentus bei jų svarstymo Seimo komitetuose grafiką ir rengia apie tai pranešimus šių komitetų pirmininkams.
V DALIS
DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
DEVINTASIS SKIRSNIS
Gaunamų dokumentų priėmimas, registravimas ir paskirstymas
93. Visi Seime gaunami dokumentai, laiškai, siuntos ir kita korespondencija (toliau – korespondencija) priimami, išskyrus įstatymų leidybos procedūroms, nustatytoms šio reglamento II dalyje, taikomas išimtis, ir registruojami Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyryje (toliau šiame, dešimtajame ir vienuoliktajame skirsniuose – Raštinės poskyris) Seimo kanceliarijos darbo laiku bei dviem papildomomis prašymų ir skundų priėmimo valandomis per darbo savaitę pasibaigus Seimo kanceliarijos darbo laikui.
94. Raštinės poskyrio atsakingi tarnautojai visą Seime gautą korespondenciją suskirsto į registruotiną ir neregistruotiną Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre.
95. Korespondenciją, adresuotą Seimui, Seimo vadovams, Seimo valdybai ir jos nariams, komitetams (komisijoms), parlamentinėms delegacijoms ir grupėms, Seimo kancleriui, jo pavaduotojams, Seimo kanceliarijos padaliniams ir jų vadovams, registruoja Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre ir tvarko vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka. Elektroniniu būdu gauti šiems adresatams skirti dokumentai registruojami Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre ir jų valdymas Seimo kanceliarijoje organizuojamas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka.
96. Šio skirsnio 95 punkte nurodytiems adresatams skirta korespondencija, gauta ne per Priėmimo skyrių (faksu, elektroniniu paštu, įteikta tiesiogiai), perduodama Raštinės poskyriui registruoti Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre.
97. Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai į Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registrą įrašo dokumento gavimo datą, registracijos numerį, gauto prašymo, skundo ar rašto datą, numerį, rašto sudarytojo pavadinimą (institucijos pavadinimą), asmens vardą, pavardę, adresą, socialinę grupę, lapų skaičių, trumpą turinį. Jeigu korespondencija gauta elektroniniu būdu, nurodoma, kad ji elektroninė.
98. Priėmimo skyriuje gavus Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre neregistruojamus dokumentus ir korespondenciją, nurodytus šio reglamento 1 priede, Raštinės poskyrio atsakingas tarnautojas ant gauto dokumento ar korespondencijos uždeda Raštinės poskyrio spaudą su gavimo datos žyma ir į specialų registrą įrašo duomenis nuo voko.
99. Raštinės poskyrio tarnautojas, atsakingas už įslaptintų dokumentų administravimą, įslaptintus dokumentus su slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“ Įslaptintos informacijos administravimo taisyklių nustatyta tvarka registruoja atskiruose registruose.
100. Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre užregistruotas dokumentas nuskenuojamas ir Seimo informacine sistema jo skaitmeninė kopija perduodama adresatui (adresatams). Dokumento originalas per Raštinės poskyrio korespondencijos paskirstymo dėžutę perduodamas pagrindiniam adresatui (atsakingam vykdytojui) įsegti į atitinkamą Seimo kanceliarijos padalinio bylą pagal patvirtintą dokumentacijos planą.
101. Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre užregistruoti dokumentai su Seimo Pirmininko (ar jo pavaduotojų), Seimo kanclerio (jo pavaduotojų) rezoliucijomis (pavedimais) grąžinami į Priėmimo skyrių. Šio skyriaus atsakingas tarnautojas rezoliuciją (pavedimą) įrašo į Gaunamų dokumentų registrą ir dokumentus perduoda rezoliucijos (pavedimo) vykdytojui (vykdytojams).
102. Korespondenciją už dokumentų tvarkymą Seimo kanceliarijos padaliniuose atsakingi tarnautojai ir Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai bei darbuotojai kasdien pasiima iš Raštinės poskyrio korespondencijos paskirstymo dėžučių. Seimo nariams adresuota korespondencija perduodama per Seimo narių korespondencijos dėžutes. Skubią korespondenciją Raštinės poskyrio atsakingi tarnautojai perduoda adresatams ir nedelsdami praneša apie skubą telefonu.
DEŠIMTASIS SKIRSNIS
Siunčiamos korespondencijos įforminimas, jos išsiuntimas
104. Visi siunčiami dokumentai turi turėti privalomus rekvizitus. Siunčiamus dokumentus registruoja dokumentą rengusio Seimo kanceliarijos padalinio atsakingas tarnautojas, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų tvarkymą Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre (jeigu dokumentas siunčiamas kitoms institucijoms ar asmenims ne Seime, su registracijos numeriu S-kalendoriniai metai-eilės numeris) arba Seimo informacinės sistemos Vidaus dokumentų registre (jeigu siunčiamas Seime su registracijos numeriu V-kalendoriniai metai-eilės numeris), arba kituose registruose, numatytuose Seimo kanclerio patvirtintame dokumentų registrų sąraše (šiuo atveju registruojant nurodomas registro identifikacijos numeris ir eilės numeris kalendoriniais metais).
105. Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre užregistravę dokumentus, Seimo kanceliarijos padalinių tarnautojai, atsakingi už dokumentų tvarkymą, be vokų juos atneša į Raštinės poskyrį išsiųsti.
106. Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre neregistruojamų dokumentų sąrašas pateiktas šio reglamento 2 priede. Tokius dokumentus atsakingi tarnautojai turi atnešti į Raštinės poskyrį išsiųsti paruoštuose vokuose (užrašytas adresas, voko kairiajame kampe nurodytas padalinio šifras).
107. Seimo narių siunčiamus dokumentus jų padėjėjai-sekretoriai registruoja Seimo narių siunčiamų dokumentų registruose, Seimo frakcijos (frakcijų referentai) – frakcijos siunčiamų dokumentų registruose pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 2 priede patvirtintą formą.
108. Seimo narių padėjėjai-sekretoriai užregistruotą, į adresuotus vokus įdėtą Seimo narių korespondenciją išsiunčia Seimo rūmuose esančiame Lietuvos pašto poskyryje. Seimo frakcijų referentai užregistruotą ir į adresuotus vokus įdėtą Seimo narių korespondenciją išsiunčia per Raštinės poskyrį.
109. Seimo narių rašytinius paklausimus Vyriausybės nariams, kitiems valstybės institucijų vadovams, taip pat Seimo narių rašytinius klausimus jiems ar Seimo pareigūnams Seimo narių rašytinių klausimų ir paklausimų registre registruoja ir šiems asmenims išsiunčia Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai per Raštinės poskyrį.
110. Įslaptintus dokumentus su slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“ registruoja ir išsiunčia Raštinės poskyrio tarnautojas, atsakingas už įslaptintos informacijos administravimą.
111. Konstituciniam Teismui siunčiami Seimo narių grupės kreipimaisi dėl teisės akto atitikties Konstitucijai registruojami Priėmimo skyriuje Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre ir išsiunčiami per šio skyriaus Raštinės poskyrį arba Priėmimo skyriuje užregistruotą kreipimąsi Seimo narių grupės atstovas pats gali įteikti Konstituciniam Teismui.
112. Korespondencija, Seimo kanceliarijos padalinių tarnautojų, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų ar darbuotojų atnešta į Raštinės poskyrį iki 12.00 val., išsiunčiama tą pačią dieną, atnešta vėliau – kitą dieną. Ypač skubūs dokumentai valstybės institucijoms gali būti išsiųsti pasiuntinių paštu tą pačią dieną motyvuotu prašymu.
VIENUOLIKTASIS SKIRSNIS
Dokumentų rengimas
113. Visi Seime ir Seimo kanceliarijoje sudaromi dokumentai (toliau – dokumentai) rengiami ir įforminami Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių blankuose (toliau – Seimo blankai). Jų formų šablonai (elektroninė versija) pateikiami Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serveryje.
114. Seimo blankus turi Seimo Pirmininkas, Seimo Pirmininko pavaduotojai, Seimo nariai, Seimo valdyba, Seniūnų sueiga, Seimo frakcijos, Seimo delegacijos, Seimo narių grupės, Seimo komitetai, Seimo komisijos, Seimo kancleris, Seimo kanclerio pavaduotojai, Seimo kanceliarijos padaliniai, Seimo narių padėjėjai-sekretoriai.
115. Kiekvienas dokumento rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje pagal dokumentų rekvizitų išdėstymo schemą, patvirtintą Dokumentų rengimo taisyklių 1 priede.
116. Seimo priimami įstatymai ir kiti teisės aktai įforminami įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
117. Seimo Pirmininko potvarkių projektus rengia Seimo Pirmininko sekretoriato atsakingi tarnautojai. Parengtas ir Seimo Pirmininko sekretoriato vadovo vizuotas Seimo Pirmininko potvarkio projektas kartu su lydimaisiais dokumentais perduodamas Dokumentų departamentui įforminti. Tinkamai įformintas ir Seimo kanclerio ar jį pavaduojančio Seimo kanclerio pavaduotojo vizuotas Seimo Pirmininko potvarkio originalas perduodamas Seimo Pirmininko sekretoriato atsakingam tarnautojui teikti Seimo Pirmininkui pasirašyti. Seimo Pirmininko pasirašyti potvarkiai nedelsiant registruojami Seimo Pirmininko potvarkių registre, kurį tvarko Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas. Šis Seimo Pirmininko pasirašytą potvarkį per vieną darbo dieną nuo pasirašymo perkelia į Seimo informacinės sistemos teisės aktų duomenų bazę (LRS IS). Potvarkio nuorašai pateikiami su juo susijusiems Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniams, tarnautojams, taip pat išsiunčiami jame minimoms institucijoms ir asmenims.
118. Seimo Pirmininko potvarkių originalai vienus kalendorinius metus saugomi Dokumentų departamente, Seimo Pirmininko potvarkių projektai kartu su jų lydimaisiais dokumentais – Seimo Pirmininko sekretoriate, o po to šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka perduodami į archyvą.
119. Seimo kanclerio įsakymų projektus rengia Seimo kanceliarijos padaliniai pagal Seimo kanceliarijos nuostatuose ir šių padalinių nuostatuose nustatytus uždavinius ir atliekamas funkcijas.
120. Seimo kanclerio įsakymų projektus vizuoja dokumento rengėjai, padalinio, kurio iniciatyva teikiamas įsakymo projektas, vadovas, atsakingi tarnautojai, kuriems įsakymu pavedama atlikti užduotis, Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas, o su Seimo kanceliarijos asignavimais susijusius projektus – ir Finansų departamento direktorius.
121. Tinkamai vizuotus įsakymų projektus, norminių teisės aktų nustatytais atvejais suderinęs su suinteresuotomis institucijomis ir įstaigomis, Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojais perduoda Seimo kancleriui pasirašyti. Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas pasirašytus Seimo kanclerio įsakymus registruoja atitinkamuose Seimo kanclerio įsakymų registruose, įsakymų nuorašus pateikia su jais susijusiems Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniams, tarnautojams ir darbuotojams, kitoms institucijoms. Asmenų, kuriems turi būti pateiktas atitinkamo įsakymo nuorašas, sąrašą sudaro Seimo kanclerio įsakymo projekto rengėjas.
122. Seimo kanceliarijos padalinių vadovai (kai jų laikinai nėra, – jų pavaduotojai arba laikinai vadovo pareigas einantys atsakingi tarnautojai) pagal savo kompetenciją turi teisę pasirašyti informacinio pobūdžio dokumentus asmenims, taip pat dokumentus Seimo kancleriui ir jo pavaduotojams, kitiems Seimo kanceliarijos padaliniams.
123. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių IV dalies reikalavimus.
124. Seimo priimtų įstatymų ir kitų teisės aktų, Seimo valdybos dokumentų, Seimo Pirmininko potvarkių originalai spausdinami Dokumentų departamente.
125. Prireikus dokumentai kopijuojami atitinkamuose padaliniuose ir pagal užsakymus Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamente šio reglamento XII dalyje nustatyta tvarka.
DVYLIKTASIS SKIRSNIS
Bylų sudarymas ir tvarkymas
127. Dokumentų tvarkymui ir bylų sudarymui užtikrinti Seimo kanceliarijoje kasmet iki gruodžio 1 d. parengiamas (arba patikslinamas) dokumentacijos planas.
128. Dokumentų, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentai), ir elektroninių dokumentų apskaita yra Seimo dokumentų valdymo dalis. Šių dokumentų valdymo reikalavimai turi atitikti bendruosius dokumentų valdymo reikalavimus, o dokumentai bendra tvarka turi būti įrašyti į dokumentacijos planą.
129. Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių atsakingi tarnautojai kasmet sudaro savo padalinyje numatomų ateinančiais metais sudaryti bylų (dokumentų) sąrašus ir pateikia tarnautojui, atsakingam už Seimo dokumentacijos plano parengimą.
130. Dokumentacijos plane bylos, vaizdo, garso ir elektroniniai dokumentai surašomi pagal Seimui ir Seimo kanceliarijai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis.
131. Kiekvienos į dokumentacijos planą įrašytos bylos (dokumento) saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle ir kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
132. Dokumentai vertinami pagal dokumentų reikalingumo ir reikšmingumo kriterijus ir jiems numatomi nuolatinio, ilgo (nuo 11 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų įskaitytinai) saugojimo terminai.
133. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos (dokumento) užbaigimo metų pabaigos. Dokumentų vertės ekspertizę atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo siūlo padaliniai, administruojantys atitinkamą veiklos sritį, kartu su Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus ir Dokumentų departamento Archyvo skyriaus tarnautojais, atsakingais už dokumentų ar bylų apskaitos tvarkymą.
134. Dokumentacijos plane prie kiekvienos bylos (dokumentų) nurodomi už bylos sudarymą atsakingi padaliniai, tarnautojai.
135. Dokumentacijos plano projektą svarsto Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų ekspertų komisija (toliau – DEK). Jei DEK projektui pritaria, dokumentacijos planas teikiamas derinti su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu. DEK pirmininkas vizuoja du dokumentacijos plano egzempliorius: vienas egzempliorius lieka dokumentacijos planą derinančiame valstybės archyve, kitas – Seimo kanceliarijoje. Suderintą dokumentacijos planą tvirtina Seimo kancleris (kai jo nėra arba jo pavedimu, – Seimo kanclerio pavaduotojas). Patvirtinto dokumentacijos plano išrašai įteikiami kiekvienam dokumentacijos plane įvardytam Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniui ir jo tarnautojui, atsakingam už bylų (dokumentų) sudarymą ir tvarkymą.
136. Jei ateinančiais kalendoriniais metais kuri nors einamųjų metų dokumentacijos plane numatyta byla (dokumentas) nesudaroma, jos indeksas į kitų metų dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai (dokumentui) nesuteikiamas.
137. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nenumatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas (šis sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų dokumentacijos planu).
138. Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių tarnautojai, atsakingi už bylų (dokumentų) tvarkymą ir apskaitą, remdamiesi dokumentacijos planu, nustatyta tvarka sudaro, tvarko ir rengia archyviniam saugojimui kalendorinių metų bylas (dokumentus).
139. Bylos (dokumentai) nuo jų sudarymo iki atidavimo į archyvą laikomos Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniuose. Ant bylų nugarėlių užrašomi jų numeriai (indeksai) pagal dokumentacijos planą.
140. Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniai bylas (dokumentus) archyviniam saugojimui perduoda į Dokumentų departamento Archyvo skyrių praėjus vieniems kalendoriniams metams po bylų užbaigimo. Laikinųjų komisijų dokumentai turi būti perduodami į Dokumentų departamento Archyvo skyrių ne vėliau kaip per 10 dienų pasibaigus komisijos įgaliojimų laikui, o Seimo padalinių – ir pasibaigus Seimo kadencijai.
TRYLIKTASIS SKIRSNIS
Bylų (dokumentų) apskaita ir jų panaudojimas
142. Sutvarkytos nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylos (dokumentai) į archyvą atiduodamos pagal Dokumentų departamento Archyvo skyriaus sudarytą grafiką.
143. Bylų (dokumentų) perdavimas iš jas sudariusių padalinių įforminamas bylų (dokumentų) perėmimo aktu, kuriame surašomos perimamos bylos (dokumentai). Šis bylų (dokumentų) perėmimo aktas surašomas 2 egzemplioriais, juos pasirašo už bylų (dokumentų) tvarkymą atsakingas padalinio tarnautojas ir Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingas tarnautojas, o tvirtina bylas (dokumentus) perdavusio padalinio vadovas. Vienas Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingo tarnautojo pasirašytas bylų (dokumentų) perėmimo akto egzempliorius grąžinamas padaliniui.
144. Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingas tarnautojas priima bylas (dokumentus) ir patikrina, ar jos tinkamai sutvarkytos ir įformintos. Jei nustatoma, kad bylos (dokumentai) sutvarkytos ir įformintos nesilaikant Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių ir kitų teisės aktų reikalavimų, bylos (dokumentai) grąžinamos pataisyti jas tvarkiusiems tarnautojams.
145. Pagal dokumentacijos planą, jo suvestinę, bylų perėmimo aktus, dokumentų registrus ir kitus apskaitos dokumentus būtina nustatyti, ar visos tvarkomais kalendoriniais metais sudarytos bylos ir dokumentai perduoti į archyvą.
146. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, imamasi priemonių juos surasti, o jų neradus surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas. Šį aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės įstatymų nustatyta tvarka priima Seimo kancleris. Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojamas Lietuvos valstybės naujasis archyvas.
147. Sutvarkytos ir patikrintos bylos (dokumentai) įrašomos į bylų (dokumentų) apyrašus ar į apyrašų tęsinius. Fotodokumentai perkeliami į vaizdo archyvo informacinės sistemos duomenų bazę http://photo.lrs.lt.
148. Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingo tarnautojo sudarytą bylų apyrašų sąrašą įsakymu tvirtina Seimo kancleris. Šiame sąraše nurodoma: kiekvienos bylos (dokumento) apyrašo numeris ir pavadinimas, bylos (dokumentai) ir jų saugojimo terminas.
149. Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingų tarnautojų sudarytus bylų apyrašus ar apyrašų tęsinius, suderintus su Seimo ir Seimo kanceliarijos DEK ir Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, tvirtina Seimo kancleris.
150. Bylų (dokumentų) apyrašai ar jų tęsiniai teikiami derinti kartu su Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingo tarnautojo parengta to laikotarpio įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, kurios:
1) pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie Seimą ir Seimo kanceliariją: nurodomi funkcijas reglamentuojantys norminiai teisės aktai, aptariamos funkcijos, veiklos sritys, administracinė struktūra, jos pakeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Informaciją, reikalingą pažymos pirmajai daliai, pateikia Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniai;
2) antrojoje dalyje aptariami bylų (dokumentų) apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas. Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
151. Dokumentų departamento Archyvo skyriuje saugomais dokumentais gali naudotis Seimo nariai, Seimo kanceliarijos tarnautojai, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, kiti fiziniai ir juridiniai asmenys. Dokumentai, kurie yra autorių ir gretutinių teisių objektai, naudojami teisės aktų, reglamentuojančių autorių ir gretutines teises, nustatyta tvarka. Fizinių asmenų veiklos dokumentai, perduoti į archyvą šalių susitarimu, naudojami, kaip numatyta dokumentų perėmimo ir naudojimo sutartyje.
152. Bylos (dokumentai) iš Dokumentų departamento Archyvo skyriaus gali būti išduodamos Seimo nariams, Seimo kanceliarijos tarnautojams, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, išskyrus įstatymų, Seimo nutarimų, kitų Seimo priimtų teisės aktų, Seimo valdybos sprendimų, Seimo Pirmininko potvarkių, Seimo plenarinių posėdžių protokolų, Seimo kanclerio įsakymų, vaizdo ir garso įrašų originalus. Su jais susipažinti galima Dokumentų departamento Archyvo skyriaus skaitykloje, prireikus daromos šių dokumentų kopijos.
153. Bylos (dokumentai) darbui padaliniuose išduodamos ne ilgesniam kaip 10 dienų laikotarpiui. Išduodamos bylos (dokumentai) įrašomos į bylų (dokumentų) išdavimo registrą ir jame pasirašo bylos (dokumento) gavėjas.
155. Juridiniai ir fiziniai asmenys, išskyrus Seimo narius ir Seimo kanceliarijos tarnautojus, norintys naudotis archyviniais dokumentais, turi raštu kreiptis į Seimo kanclerį.
156. Priėjimo prie Dokumentų departamento Archyvo skyriuje saugomų dokumentų ir jų naudojimo Archyvo skyriaus skaitykloje tvarkos aprašą tvirtina Seimo kancleris.
157. Dokumentai ir jų paieškos priemonės asmeniui susipažinti pateikiami nemokamai. Kai susipažinti su dokumentais galima tik specialios įrangos priemonėmis arba kai asmens prašymu padaromos dokumentų kopijos, asmuo turi Seimo kanceliarijai nustatyta tvarka atlyginti su dokumentų demonstravimu ar kopijavimu susijusias išlaidas.
158. Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingi tarnautojai tvirtina archyvinių dokumentų išrašus, nuorašus, rengia ir išduoda archyvo pažymas apie darbo stažą ir darbo užmokestį, o šias pažymas pasirašo Seimo kancleris ir Dokumentų departamento Archyvo skyriaus vedėjas.
159. Dokumentų departamento Archyvo skyriaus atsakingas tarnautojas gali bylas (dokumentus) laikinai perduoti naudotis:
1) teismams ir ikiteisminio tyrimo įstaigoms, jeigu raštu pagrindžiama, kad Archyvo skyriaus atsakingo tarnautojo patvirtinta bylos (dokumento) kopija netinka;
VI DALIS
PARLAMENTINĖS KONTROLĖS IR SEIMO PRIEŽIŪRINĖS VEIKLOS APTARNAVIMAS
KETURIOLIKTASIS SKIRSNIS
Parlamentinės kontrolės aptarnavimas
161. Seimo komitetams (toliau – komitetai) ir nuolatinėms komisijoms atlikti parlamentinę kontrolę padeda komitetų biurų tarnautojai ir Komisijų biuro tarnautojai. Laikinąsias tyrimo komisijas (toliau – laikinoji komisija), kontroliuojančias Seimo sprendimų vykdymą, tiriančias pavestą klausimą ar vykdančias kitą Seimo pavedimą, taip pat nuolatines komisijas aptarnauja Seimo kanclerio paskirti Komisijų biuro tarnautojai. Komiteto ar komisijos prašymu pagalbą jiems teikia Seimo kanclerio paskirti Teisės departamento tarnautojai.
162. Dokumentų, susijusių su komiteto, nuolatinės komisijos atliekama parlamentine kontrole, taip pat laikinųjų tyrimo komisijų dokumentų apskaitą tvarko atitinkamai komiteto biuro ar Komisijų biuro atsakingi tarnautojai.
163. Komitetų biurų, taip pat Komisijų biuro tarnautojai, suderinę su komiteto (komisijos) pirmininku:
2) praneša komiteto (komisijos) nariams ir kitiems į komiteto (komisijos) posėdį pakviestiems asmenims apie posėdžio vietą, laiką;
4) talkina komitetui (komisijai) ir jos pirmininkui organizuojant parlamentinį tyrimą, Seimo pavestų klausimų tyrimą, vykdant kitą Seimo pavedimą, rengiant Seimo nutarimų, išvadų ir kitų sprendimų projektus;
164. Valstybės arba tarnybos paslaptį sudaranti informacija komitetui ar laikinajai komisijai (jų nariams) teikiama Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme ir kituose įslaptintos informacijos administravimo dokumentuose nustatyta tvarka.
165. Bendrųjų reikalų departamento, Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento atsakingi tarnautojai iki komiteto (komisijos) posėdžio pradžios tinkamai parengia komiteto (komisijos) posėdžio patalpą ir užtikrina, kad posėdžio metu pagal poreikį veiktų oro kondicionavimo ar šildymo sistemos, techninės priemonės, reikalingos komiteto (komisijos) posėdžio garso įrašui padaryti.
166. Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento bei Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai komiteto (komisijos) sprendimu daro komiteto (komisijos) posėdžių garso įrašus ir stenogramas. Jos pridedamos prie komiteto (komisijos) posėdžių protokolų.
167. Komiteto, nuolatinės ir laikinosios komisijų dokumentai, posėdžių protokolai, garso įrašai ir stenogramos, susiję su atliekamu tyrimu, atitinkamai saugomi komiteto biure ar Komisijų biure, o komitetui ar laikinajai komisijai baigus darbą (tyrimą), komiteto biuro ir Komisijų biuro tarnautojai dokumentus, posėdžių protokolus, stenogramas ir garso įrašus perduoda į archyvą Seimo statuto nustatyta tvarka.
168. Įslaptinti dokumentai ir posėdžių garso įrašai komitetui (komisijai) baigus darbą perduodami Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyrio tarnautojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą Seimo kanceliarijoje.
169. Parengtą Seimo nutarimo projektą kartu su laikinosios komisijos išvada Komisijų biuro atsakingas tarnautojas ne vėliau kaip kitą darbo dieną po laikinosios komisijos sprendimo priimti šią išvadą perduoda Seimo posėdžių sekretoriato atsakingam tarnautojui registruoti Seime gautų įstatymų projektų ir pasiūlymų registre.
PENKIOLIKTASIS SKIRSNIS
Seimo priežiūrinės veiklos aptarnavimas
170. Seimo narių (ar Seimo narių grupės) rašytiniai klausimai ir paklausimai Vyriausybės nariams, kitų valstybės institucijų vadovams, Vyriausybės nariams, valstybės institucijų vadovams, kuriuos skiria Seimas ar kurio paskyrimui reikalingas Seimo pritarimas, išskyrus teismus, apie veiklą ir priimtus sprendimus (toliau – rašytiniai klausimai ir paklausimai) registruojami Seimo posėdžių sekretoriate specialiame Seimo narių rašytinių klausimų ir paklausimų registre.
171. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas, gavęs rašytinį klausimą ar paklausimą, ant jo deda Seimo posėdžių sekretoriato spaudą, kuriame įrašo gavimo datą ir registracijos numerį.
172. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas, registruodamas rašytinį klausimą ar paklausimą, į specialų Seimo narių rašytinių klausimų ir paklausimų registrą įrašo eilės numerį, išsiuntimo datą, trumpą turinį, rašytinio klausimo ar paklausimo teikėją (-us) ir pareigūną (-us), kuriam rašytinis klausimas ar paklausimas siunčiamas, kokia forma prašoma atsakyti rašytinio klausimo ar paklausimo teikėjui.
173. Seimo posėdžių sekretoriato vedėjo pasirašytą Seimo nario rašytinio klausimo ar paklausimo lydraštį Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas užregistruoja Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka ir kartu su rašytinio klausimo ar paklausimo originalu pateikia Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyriui išsiųsti.
174. Gauti rašytiniai atsakymai į rašytinius klausimus ir paklausimus registruojami Komunikacijos departamento Priėmimo skyriuje šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka ir perduodami Seimo posėdžių sekretoriatui registruoti Seimo narių rašytinių klausimų ir paklausimų registre. Šiame registre Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas įrašo duomenis apie gautą atsakymą (gavimo datą, numerį, kitą informaciją). Gautas atsakymo originalas lieka Seimo posėdžių sekretoriate, o atsakymo kopija perduodama susipažinti rašytinį klausimą ar paklausimą pateikusiam Seimo nariui (nariams). Atsakymų originalai iki Seimo kadencijos pabaigos saugomi Seimo posėdžių sekretoriate, o po to šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka perduodami į archyvą.
175. Seimo narių rašytinių klausimų ir paklausimų registras pateikiamas Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt ir Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serveryje.
ŠEŠIOLIKTASIS SKIRSNIS
Seimo pavedimai atskaitingoms institucijoms, Vyriausybės išvadų dėl įstatymų projektų teikimas
176. Seimo priimtuose teisės aktuose suformuluotus pavedimus Vyriausybei, Seimui atskaitingoms institucijoms ir Seimo valdybos sprendimus kreiptis į Vyriausybę bei kitas institucijas dėl įstatymų projektų išvadų, taip pat dėl Seimo valdybos nustatyta tvarka užsakytų nepriklausomų teisės aktų ekspertinių išvadų pateikimo registruoja ir jų vykdymo apskaitą tvarko Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas specialiame pavedimų registre.
177. Pavedimų registre nurodoma priimto teisės akto numeris, data, pavedimo ar užduoties turinys, atlikimo data, kitos pastabos; dėl Vyriausybės išvadų – Seimo valdybos sprendimo numeris, sprendimo priėmimo data, įstatymo projekto, dėl kurio prašoma išvados, numeris ir pavadinimas, išvados teikėjas, pateikimo terminas, pateikimo data, kitos pastabos.
178. Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas kartą per mėnesį rengia Vyriausybės kanceliarijai siunčiamus raštus, kuriuose prašoma pateikti informaciją apie pavedimų vykdymo eigą, ir teikia juos pasirašyti už Seimo priežiūrinės veiklos organizavimą atsakingam Seimo Pirmininko pavaduotojui. Seimo Pirmininko pavaduotojo pasirašytą raštą Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas užregistruoja Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre ir perduoda į Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyrį išsiųsti.
179. Iš Vyriausybės ir Seimui atskaitingų institucijų gauti rašytiniai atsakymai registruojami Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyryje šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka ir perduodami Seimo posėdžių sekretoriatui. Atsakymų originalai lieka Seimo posėdžių sekretoriate, o atsakymų kopijas Seimo posėdžių sekretoriato atsakingas tarnautojas pateikia už Seimo priežiūrinės veiklos organizavimą atsakingam Seimo Pirmininko pavaduotojui susipažinti. Atsakymų originalai iki Seimo kadencijos pabaigos saugomi Seimo posėdžių sekretoriate, o po to šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka perduodami į archyvą.
180. Visi Seimo pavedimų atskaitingoms institucijoms, Seimo valdybos sprendimų dėl Vyriausybės išvadų dėl įstatymų projektų teikimo, taip pat Seimo valdybos nustatyta tvarka užsakytų ekspertinių išvadų, registravimo ir apskaitos duomenys perkeliami į Seimo interneto tinklalapį (svetainę) http://www.lrs.lt ir Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serverį.
SEPTYNIOLIKTASIS SKIRSNIS
Seimo vadovų, Seimo valdybos, Seimo kanceliarijos vadovų, padalinių vadovų pavedimai
181. Seimo Pirmininko, Seimo Pirmininko pavaduotojų (toliau – Seimo vadovai), Seimo valdybos pavedimai Seimo kancleriui Seimo veiklos užtikrinimo klausimais, Seimo narių bei Lietuvos Respublikoje išrinktų Europos Parlamento narių veiklos aprūpinimo ir garantijų klausimais, Seimo kanclerio ir jo pavaduotojų (toliau – kanceliarijos vadovai), Seimo kanceliarijos padalinių vadovų (toliau – padalinių vadovai) pavedimai Seimo kanceliarijos tarnautojams ir darbuotojams Seimo kanceliarijos nuostatuose ir jos padalinių nuostatuose nustatytais veiklos klausimais gali būti rašytiniai ir žodiniai. Seimo vadovų pavedimai įforminami rezoliucijomis.
182. Seimo vadovų rašytinių pavedimų apskaitą tvarko, jų vykdymą kontroliuoja ir apibendrina atitinkamai Seimo Pirmininko ar jo pavaduotojų sekretoriatų atsakingi tarnautojai. Seimo vadovo pavedimas išbraukiamas iš kontroliuojamų pavedimų sąrašo, jeigu jis įvykdytas iš esmės. Sprendimą išbraukti pavedimą iš kontroliuojamų pavedimų sąrašo priima atitinkamai Seimo Pirmininko arba jo pavaduotojo sekretoriato atsakingi tarnautojai.
183. Už Seimo valdybos pavedimų vykdymą yra atsakingas Seimo kancleris arba pagal kompetenciją Seimo kanclerio pavaduotojas.
184. Seimo valdybos pavedimų Seimo kanceliarijai ir kanceliarijos vadovams apskaitą tvarko Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas. Jis kartą per savaitę surenka duomenis apie neįvykdytus Seimo valdybos pavedimus ir juos pateikia Seimo kancleriui.
185. Seimo valdybos sprendimais sudarytas darbo grupes įstatymų projektams rengti ir Seimo bei Seimo valdybos pavedimams vykdyti aptarnauja atitinkamas sritis kuruojančių Seimo komitetų biurų (Komisijų biuro) atsakingi tarnautojai. Seimo valdybos sudarytą darbo grupę, kurios sudarymą inicijavo Seimo nuolatinė komisija, aptarnauja Komisijų biuro tarnautojai. Darbo grupių apskaitą, jos užduočių ir pavedimų vykdymą tvarko Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai.
186. Seimo kanclerio pavedimai įforminami Seimo kanclerio įsakymais arba rezoliucijomis, Seimo kanclerio pavaduotojų ir padalinių vadovų pavedimai – rezoliucijomis. Pasirašytus Seimo kanclerio įsakymus Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas perkelia į Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serverį. Aktualias Seimo kanclerio įsakymų redakcijas rengia Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento atsakingi tarnautojai.
187. Jeigu pavedimas skirtas dviem ar daugiau padalinių (tarnautojų), pagrindiniu pavedimo vykdytoju (pavedimo vykdymo organizatoriumi) laikomas padalinys (tarnautojas), kuris pavedime nurodytas pirmas. Kiti pavedimą vykdantys padaliniai (tarnautojai) yra vienodai atsakingi už pavedimo įvykdymą nustatytu laiku ir pagrindinio vykdytojo reikalavimu turi pateikti jam visą reikiamą medžiagą ir atitinkamus pasiūlymus. Vykdant kanceliarijos vadovų pavedimus reikalinga medžiaga ir pasiūlymai pavedimo vykdymo organizatoriui turi būti pateikti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pavedimo gavimo dienos.
188. Kanceliarijos vadovų, padalinių vadovų pavedimų apskaitą tvarko, jų vykdymą kontroliuoja ir apibendrina atitinkamai Seimo kanclerio biuro atsakingas tarnautojas ar padalinio vadovo paskirtas tarnautojas.
189. Kanceliarijos vadovo pavedimas išbraukiamas iš kontroliuojamų pavedimų sąrašo, jeigu išspręsti visi jame nurodyti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės. Jeigu Seimo kancleris ar jo pavaduotojas mano, kad pavedimas įvykdytas netinkamai, visa medžiaga grąžinama vykdytojui (vykdytojams) nagrinėti iš naujo ir nustatomas naujas nagrinėjimo terminas
190. Padalinių vadovai užtikrina, kad kanceliarijos vadovų pavedimai būtų įvykdyti tinkamai ir laiku.
191. Padalinių vadovų pavedimai išbraukiami iš kontroliuojamų pavedimų sąrašo, jeigu išspręsti visi pavedime nurodyti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės. Jeigu padalinio vadovas mano, kad pavedimas įvykdytas netinkamai, jis visą medžiaga grąžina vykdytojui nagrinėti iš naujo ir nustato naują nagrinėjimo terminą.
192. Padalinių vadovai ir atsakingi tarnautojai privalo vykdyti Seimo kanceliarijos vidaus auditorių, atliekančių Seimo kanceliarijos padalinių vidaus auditą, pavedimus dėl:
2) padalinių vidaus auditui atlikti reikalingų dokumentų kopijų, visų apskaitos dokumentų, informacijos apie rengiamus investicijų ir informacinių technologijų projektus, naudojamų kompiuterinių programų dokumentų, šių programų ir informacinių sistemų duomenų kopijų pateikimo;
3) padalinių vadovų ir tarnautojų rašytinių ir žodinių paaiškinimų, taip pat dokumentų kopijų pateikimo per 5 darbo dienas nuo rašytinio prašymo gavimo;
4) vidaus audito ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimo (per 15 kalendorinių dienų nuo galutinės vidaus audito ataskaitos gavimo audituojamo padalinio vadovas, suderinęs su Vidaus audito skyriumi, turi priimti sprendimą (užpildyti vidaus audito ataskaitoje teikiamų rekomendacijų įgyvendinimo priemonių planą) ir pateikti jį tvirtinti Seimo kancleriui);
AŠTUONIOLIKTASIS SKIRSNIS
Seimo vadovų, kanceliarijos vadovų pavedimai dėl asmenų prašymų, skundų ir iš institucijų gautų raštų nagrinėjimo
ir vykdymo kontrolė
193. Vadovaujantis Asmenų prašymų ir iš institucijų gautų raštų registravimo, nagrinėjimo, asmenų priėmimo ir jų aptarnavimo Seimo kanceliarijoje taisyklėmis (toliau šiame skyriuje – Taisyklės), Seimo vadovų pavedimų (rezoliucijų) Seimo padaliniams, kitoms valstybės institucijoms, taip pat kanceliarijos vadovų pavedimų (rezoliucijų) Seimo kanceliarijos padaliniams (tarnautojams) dėl gautų asmenų prašymų, skundų ir iš institucijų gautų raštų nagrinėjimo apskaitą tvarko, jų vykdymą kontroliuoja ir apibendrina Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai.
194. Seimo vadovų, kanceliarijos vadovų pavedimai (rezoliucijos) dėl asmenų prašymų, skundų ir institucijų raštų turi būti įvykdyti per Taisyklėse nurodytą laiką.
195. Sprendimą baigti asmens prašymo, skundo ar institucijos rašto nagrinėjimo kontrolę Seimo kanclerio pavedimu priima Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus vedėjas.
196. Seimo vadovų, kanceliarijos vadovų pavedimas išbraukiamas iš kontroliuojamų pavedimų (rezoliucijų) sąrašo, jeigu parengtame atsakyme iš esmės atsakyta į pareiškėjo klausimą. Padalinys vykdytojas parengto atsakymo spausdintą originalą perduoda pavedimą (rezoliuciją) paskyrusiam asmeniui, atsakymo rinkmeną išsaugo Seimo informacinėje sistemoje, o kopiją perduoda Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus atsakingam tarnautojui, kuris suformuoja ir saugo pavedimo įvykdymo bylą.
197. Seimo vadovų ar kanceliarijos vadovų pavedimu (rezoliucija) Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus vedėjas gali pratęsti pavedimo (rezoliucijos) įvykdymo terminą; jeigu pavedimas įvykdytas netinkamai, asmens prašymas, skundas ar institucijos raštas grąžinamas vykdytojui nagrinėti dar kartą ir nustatomas naujas nagrinėjimo terminas.
198. Jeigu pavedimas (rezoliucija) skirtas keletui padalinių (tarnautojų), pagrindiniu vykdytoju laikomas padalinys (tarnautojas), kuris pavedime nurodytas pirmas. Kiti pavedime (rezoliucijoje) nurodyti padaliniai (tarnautojai) yra vienodai atsakingi už pavedimo (rezoliucijos) įvykdymą laiku (atsakymo parengimą) ir turi pagrindiniam vykdytojui pateikti pasiūlymus dėl atsakymo rengimo arba suteikti kitą prašomą informaciją.
199. Seimo kanceliarijos padalinių vadovai turi užtikrinti, kad jiems perduoti asmenų prašymai, skundai ir institucijų raštai būtų išnagrinėti laiku ir būtų parengti atsakymai į padaliniams adresuotą korespondenciją.
200. Kiekvieno mėnesio paskutinę darbo dieną Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai parengia ataskaitą apie asmenų prašymų, skundų ir institucijų raštų, perduotų su Seimo vadovų, kanceliarijos vadovų pavedimais (rezoliucijomis), nagrinėjimo eigą ir rezultatus, taip pat surenka duomenis apie neįvykdytus Seimo vadovų, kanceliarijos vadovų pavedimus (rezoliucijas) ar Seimo valdybos pavedimus ir juos pateikia Seimo Pirmininkui ir Seimo kancleriui.
201. Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus tarnautojai kontroliuoja, kaip sprendžiami asmenų priėmimo metu iškelti klausimai, Seimo vadovų ir kanceliarijos vadovų prašymu praneša jiems, kaip išspręsti asmenų priėmimo metu šių iškelti klausimai.
202. Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai pagal Seimo informacinės sistemos duomenis kontroliuoja, kaip laikomasi Taisyklių reikalavimų nagrinėjant Seime gautus ir Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre užregistruotus asmenų prašymus, skundus ir institucijų raštus (išskyrus raštus, adresuotus Seimo laikinosioms komisijoms ir darbo grupėms).
VII DALIS
TARPTAUTINIŲ RYŠIŲ ORGANIZAVIMAS
DEVYNIOLIKTASIS SKIRSNIS
Seimo parlamentinių delegacijų tarptautinėse organizacijose
ir forumuose (asamblėjose) aptarnavimas
203. Seimo sudarytų parlamentinių delegacijų tarptautinėse organizacijose ir forumuose (asamblėjose) (toliau – Seimo delegacijos) veiklą kartu su kitais Seimo kanceliarijos padaliniais organizuoja ir aptarnauja Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai.
204. Kiekvienos Seimo kadencijos pradžioje, prieš sudarant Seimo delegacijas, Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai parengia ir šio departamento direktorius pateikia Seimo Užsienio reikalų komitetui ir Seniūnų sueigai pažymas apie tarptautines organizacijas ir forumus (asamblėjas), kurių veikloje dalyvauja Seimas (nurodoma kiekvienos delegacijos narių skaičius, metiniai narystės mokesčiai ir kita svarbi informacija).
205. Seimui sudarius Seimo delegaciją, Tarptautinių ryšių departamento direktoriaus siūlymu Seimo kancleris priskiria Seimo delegacijos sekretorių ir sekretoriaus pavaduotoją.
206. Seimo delegacijos sekretorius ir sekretoriaus pavaduotojas pagal kompetenciją padeda Seimo delegacijai organizuoti veiklą, rengia ir tvarko Seimo delegacijos dokumentus. Seimo delegacijos dokumentus, teikiamus forumams (asamblėjoms), redaguoja ir į užsienio kalbas verčia Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai.
DVIDEŠIMTASIS SKIRSNIS
Tarpparlamentinių ryšių grupių aptarnavimas
208. Tarpparlamentinių ryšių grupės iniciatorių teikimas ir visi kiti tarpparlamentinių ryšių grupės įsikūrimo dokumentai, juos paskelbus Seimo posėdyje, per Seimo posėdžių sekretoriatą perduodami Dokumentų departamentui ir yra pridedami prie atitinkamo Seimo plenarinio posėdžio protokolo. Duomenis apie tarpparlamentinių ryšių grupių sudėtį ir vadovus Dokumentų departamento atsakingas tarnautojas nedelsdamas perkelia į Seimo informacinės sistemos duomenų bazę (LRS IS).
209. Po tarpparlamentinių ryšių grupės įregistravimo Seime Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai parengia Seimo Pirmininko laiško, informuojančio apie tarpparlamentinių ryšių grupės įsikūrimą Seime, atitinkamos valstybės parlamentui projektą, o pasirašyto laiško kopijas perduoda Seimo Užsienio reikalų komitetui ir išsiunčia Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijai, Vilniuje įsteigtai užsienio valstybės diplomatinei atstovybei (konsulinei įstaigai).
210. Tarptautinių ryšių departamento direktoriaus teikimu, Seimo kanclerio siūlymu Seimo valdybos sprendimu skiriamas tarpparlamentinių ryšių grupės sekretorius. Jis padeda grupės pirmininkui organizuoti grupės veiklą, sistemina informaciją apie parlamentinius ryšius su atitinkama užsienio valstybe ir ją teikia grupės nariams.
DVIDEŠIMT PIRMASIS SKIRSNIS
Seimo delegacijų tarptautinių vizitų organizavimas ir aptarnavimas. Užsienio komandiruočių ir kelionių (išvykų) organizavimas ir aptarnavimas
212. Seimo metinį tarptautinių vizitų plano projektą parengia Tarptautinių ryšių departamentas. Šio departamento atsakingi tarnautojai kasmet kalendorinių metų antrajame ketvirtyje pateikia Seimo valdybai ateinančių kalendorinių metų perspektyvinio tarptautinių vizitų plano projektą. Šiame projekte nurodoma užsienio valstybė, Seimo delegacijos kategorija, planuojama vizito data ar laikotarpis, su Finansų departamentu suderintos planuojamos lėšos. Seimo valdybai pritarus ateinančių kalendorinių metų tarptautinių vizitų planui, Finansų departamentas tam reikalingas lėšas įtraukia į ateinančių metų Seimo kanceliarijos programas ir programų sąmatų projektus.
213. Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai vieną kartą per tris mėnesius pagal gautą informaciją apie planuojamų vizitų pasikeitimus patikslina Seimo metinį tarptautinių vizitų planą.
214. Seimui adresuoti laiškai ir kvietimai į užsienyje vykstančias tarptautines konferencijas, seminarus ir kitus renginius registruojami šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka Komunikacijos departamento Priėmimo skyriuje ir perduodami Tarptautinių ryšių departamentui. Seimo Pirmininkui, Seimo Pirmininko pavaduotojams adresuotų kvietimų ir sveikinimų iš užsienio užregistruotus originalus Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus atsakingas tarnautojas perduoda Tarptautinių ryšių departamentui, kopijas – Seimo Pirmininkui ar Seimo Pirmininko pavaduotojams.
215. Seimo komitetų ir komisijų pirmininkams, Seimo nariams, kitiems Seimo padaliniams adresuotų laiškų ir kvietimų į užsienyje vykstančias tarptautines konferencijas, seminarus ir kitus renginius originalus Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus atsakingas tarnautojas perduoda tiesiogiai adresatams.
216. Seimo delegacijų vizitai į užsienį organizuojami ir užsienio valstybių parlamentų bei tarptautinių parlamentinių organizacijų delegacijos (toliau – užsienio delegacijos) Lietuvos Respublikoje priimamos vadovaujantis Seimo valdybos nustatyta Seimo delegacijų vizitų į užsienį ir Seimo svečių priėmimo organizavimo, Seimo reprezentavimo lėšų planavimo ir naudojimo tvarka, Seimo narių užsienio komandiruočių ir kelionių (išvykų) tvarka, Seimo kanclerio nustatyta Seimo kanceliarijos padalinių bendradarbiavimo organizuojant Seimo tarptautinius ryšius tvarka, taip pat Vyriausybės nustatyta Oficialių svečių priėmimo Lietuvos Respublikoje tvarka.
217. Už konkretaus vizito organizavimą atsakingas Seimo kancleris, už aptarnavimą – Seimo valdybos sprendime nurodytas Seimo kanceliarijos atsakingas tarnautojas (tarnautojai).
218. Seimo valdybai pritarus užsienio delegacijos priėmimui, Tarptautinių ryšių departamento atsakingas tarnautojas kviečiamai delegacijai išsiunčia rašytinį kvietimą Seimo Pirmininko arba Seimo komiteto (nuolatinės komisijos) pirmininko vardu.
219. Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai parengia kvietimus Seimo Pirmininko vardu, o atitinkamo komiteto biuro, Komisijų biuro atsakingi tarnautojai – kai kvietimas yra komiteto pirmininko (komisijos) vardu. Šiuo atveju kvietimo kopija perduodama Tarptautinių ryšių departamentui. Visų kvietimų kopijos taip pat siunčiamos atitinkamoms Lietuvos Respublikos diplomatinėms atstovybėms (konsulatams) užsienyje.
220. Į Seimo metinį tarptautinių vizitų planą įtrauktus vizitus, taip pat į šį planą neįtrauktus užsienio valstybių parlamentų pirmininkų, parlamentų pirmininkų pavaduotojų ir tarptautinių parlamentinių organizacijų vadovų vizitus Lietuvos Respublikoje ir Seimo vadovų vizitus (išskyrus Seimo Pirmininko pavaduotojo vizitus, į kuriuos jis vyksta kaip Seimo Europos reikalų komiteto pirmininkas), Seimo delegacijų tarptautinėse parlamentinėse organizacijose bei tarpparlamentinių ryšių grupių vizitus organizuoja ir kartu su Bendrųjų reikalų departamento atsakingais tarnautojais aptarnauja Tarptautinių ryšių departamento atsakingi tarnautojai.
221. Kitus į Seimo metinį tarptautinių vizitų planą neįtrauktus vizitus, kuriems pritarė Seimo valdyba, organizuoja ir aptarnauja vizito iniciatoriai – atitinkamas pagal rangą ar funkcijas Seimo ar Seimo kanceliarijos padalinys; Tarptautinių ryšių departamentas aptarnauja tik tokio vizito metu vykstančius oficialius Seimo renginius (susitikimus, oficialius priėmimus Seimo vardu ir pan.).
222. Seimo valdybos sprendime nurodytas už vizitą atsakingas Tarptautinių ryšių departamento ar kito padalinio tarnautojas nustatyta tvarka parengia ir suderina vizito programą, bendradarbiauja su Bendrųjų reikalų departamento atsakingais tarnautojais įgyvendinant vizitą ir užtikrina protokolo reikalavimus atitinkantį vizito aptarnavimą.
223. Pagal Tarptautinių ryšių departamento ar kito Seimo kanceliarijos padalinio pateiktą į Lietuvą atvykstančios oficialios delegacijos priėmimo programos projektą Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas parengia delegacijos priėmimo sąmatos projektą, elektroniniu paštu ją nusiunčia Seimo kanclerio biurui, Finansų departamentui ir Tarptautinių ryšių departamentui, derindamas su Tarptautinių ryšių departamentu parenka viešbučius delegacijų narių apgyvendinimui ir viešojo maitinimo įstaigas, tinkamus svečių maitinimui, priėmimams, tariasi dėl kultūrinės programos ir kitų svarbių delegacijos priėmimo detalių.
224. Seimo valdybai priėmus sprendimą dėl delegacijos priėmimo bei išlaidų apmokėjimo ir galutinai suderinus programą, Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai užsako sales oficialiems susitikimams, viešbučius, restoranus (derina meniu ir kainas), kultūrinę programą, transportą, keltų, lėktuvų ir traukinių bilietus, oro uosto labai svarbių asmenų salę (toliau – LSA), per Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų ir Vidaus dokumentų registrus visiems užsakymams parengia garantinius raštus ir, Seimo kancleriui juos pasirašius, išsiunčia adresatams.
225. Delegacijai atvykus, Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai oro uostuose, viešbučiuose, maitinimo įstaigose ir kitose delegacijos lankymosi vietose organizuoja protokolo ir kitus programoje numatytus reikalavimus atitinkantį techninį aptarnavimą.
226. Vykdydami Seimo valdybos sprendimus, Seimo kanclerio įsakymus, Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai patikrina iš paslaugų teikėjų gautas sąskaitas, palygina su delegacijos priėmimo sąmata, jas vizuoja ir perduoda Finansų departamentui apmokėjimo paslaugų teikėjams procedūrai atlikti.
227. Seimo valdybai priėmus sprendimą dėl Seimo nario užsienio komandiruotės ar kelionės (išvykos) ar Seimo kancleriui išleidus įsakymą dėl Seimo kanceliarijos tarnautojo komandiruotės, Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai užsako kelionės bilietus ir viešbučius, su užsakovais suderina keliones datas, laiką, transporto rūšis, reisų numerius, kainas ir galimus apribojimus, įformina vykstančiųjų į užsienio komandiruotę, kelionę (išvyką) kompleksinį kelionių draudimą ir perduoda jiems kelionės dokumentus, prireikus užsako Vilniaus tarptautinio oro uosto LSA salę. Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai patikrina kartu su kelionės dokumentais gautas sąskaitas ir vizuotas Departamento atsakingo tarnautojo perduoda Finansų departamentui apmokėti.
DVIDEŠIMT ANTRASIS SKIRSNIS
Tarptautinių susitikimų Seime organizavimas, užsienio valstybių oficialių asmenų dalyvavimas Seimo posėdžiuose
229. Užsienio valstybių oficialių asmenų, kurie pagal Vyriausybės nutarimą priskiriami Lietuvos Respublikos oficialių svečių kategorijai, oficialių susitikimų su Seimo vadovais ar Seimo nariais, taip pat užsienio valstybių ambasadorių oficialių susitikimų su Seimo vadovais organizavimu, gavęs susitikimo iniciatorių prašymą, rūpinasi Tarptautinių ryšių departamentas.
230. Užsienio valstybių ambasadorių ir kitų oficialių asmenų oficialių susitikimų su Seimo nariais organizavimu rūpinasi atitinkamo Seimo komiteto biuro atsakingi tarnautojai arba Seimo narių padėjėjai-sekretoriai.
231. Organizuodami šio skirsnio 229 ir 230 punktuose nurodytus oficialius susitikimus, už juos atsakingi tarnautojai suderina susitikime dalyvauti kviečiamų asmenų sąrašus, rengia susitikimams reikalingą medžiagą, užtikrina tinkamą oficialaus susitikimo surengimą ir aptarnavimą.
232. Visiems oficialiems Seimo narių susitikimams su užsienio valstybių oficialiais asmenimis organizuoti reikalingas pažymas apie Seimo parlamentinius ryšius su atitinkama užsienio valstybe, Seimo delegacijos veiklą tarptautinėje parlamentinėje organizacijoje teikia Tarptautinių ryšių departamento atsakingas tarnautojas.
233. Po užsienio valstybių oficialių asmenų susitikimo su Seimo nariu (-iais) už šį susitikimą atsakingo komiteto biuro tarnautojas Seimo kanclerio nustatyta tvarka parengia oficialaus susitikimo atmintinę ir perduoda ją Tarptautinių ryšių departamentui. Šio departamento atsakingas tarnautojas, dalyvavęs oficialiame susitikime, parengia to oficialaus susitikimo atmintinę.
234. Su užsienio valstybių oficialių asmenų dalyvavimu Seimo posėdžiuose susijusius klausimus, bendradarbiaudamas su Tarptautinių ryšių departamentu, koordinuoja Seimo posėdžių sekretoriatas.
VIII DALIS
SEIMO NARIŲ IR Lietuvos Respublikoje išrinktų Europos Parlamento narių duomenų tvarkymas, PERSONALO VALDYMAS
DVIDEŠIMT TREČIASIS SKIRSNIS
Seimo narių ir Lietuvos Respublikoje išrinktų Europos Parlamento narių duomenų tvarkymas
236. Duomenys apie Seimo narius, Lietuvos Respublikoje išrinktus Europos Parlamento narius Personalo skyriuje tvarkomi sudarant jų asmens bylas ir duomenis tvarkant kompiuterinėse laikmenose ir Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt.
237. Seimo nario, Lietuvos Respublikoje išrinkto Europos Parlamento nario asmens bylą sudaro nustatytos formos tarnybos lapas su fotografija ir asmens dokumentų (paso arba asmens tapatybės kortelės, diplomatinio paso, valstybinio socialinio draudimo pažymėjimo, mokslo baigimo, mokslo laipsnio suteikimo pažymėjimo, santuokos, ištuokos, gimimo liudijimo ir kt.) kopijos.
238. Seimo narių pateiktų asmens dokumentų duomenys, duomenys apie Seimo narių pareigas Seime, priklausymą Seimo frakcijoms, pareiginių algų koeficientai įtraukiami į Seimo kanceliarijoje įdiegtas personalo apskaitos duomenų bazes.
239. Duomenys apie Seimo narių, Lietuvos Respublikoje išrinktų Europos Parlamento narių pareigas pateikiami Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt.
240. Nutrūkus Seimo nario, taip pat Lietuvos Respublikoje išrinkto Europos Parlamento nario įgaliojimams, jų asmens bylos sutvarkomos vadovaujantis šio reglamento V dalyje nustatyta tvarka ir pagal apyrašą perduodamos saugoti į archyvą.
DVIDEŠIMT KETVIRTASIS SKIRSNIS
Tarnautojų ir darbuotojų duomenų tvarkymas
242. Duomenys apie Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojus, darbuotojus, taip pat Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojus ir darbuotojus (toliau – tarnautojai ir darbuotojai) Personalo skyriuje tvarkomi sudarant jų asmens bylas.
243. Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas, sudarydamas tarnautojų ir darbuotojų asmens bylas, dokumentus deda šia tvarka:
11) Seimo kanclerio įsakymų dėl skyrimo į pareigas, perkėlimo ir atleidimo iš pareigų, dėl kitų tarnybos (darbo) eigos klausimų, darbo užmokesčio, skatinimo, tarnybinių (drausminių) nuobaudų skyrimo kopijos ir teikimai bei prašymai, kurių pagrindu parengti šie įsakymai, tarnybinės veiklos vertinimo dokumentai, kita tarnautoją, darbuotoją charakterizuojanti medžiaga.
244. Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas šio skirsnio 243 punkto 4 ir 6 papunkčiuose nurodytas asmens dokumentų kopijas jų pateikimo metu sutikrina su originalais.
245. Apie asmens byloje saugomų dokumentų ar nurodytų duomenų pasikeitimus tarnautojai ir darbuotojai privalo pranešti Personalo skyriaus atsakingam tarnautojui per 10 darbo dienų ir pateikti naujai išduotų dokumentų kopijas.
246. Laikino saugojimo dokumentai (Seimo kanclerio įsakymai dėl atostogų, darbo poilsio ir švenčių dienomis, papildomų mokamų poilsio dienų suteikimo, komandiruočių, kvalifikacijos tobulinimo užsienyje klausimais ir kt.) į asmens bylas nededami ir saugomi Personalo skyriuje atskirų nomenklatūrų bylose.
247. Asmens bylos saugomos nedegančiose spintose. Prireikus asmens bylą gali paimti:
2) padalinio vadovas (savo vadovaujamo padalinio tarnautojų ir darbuotojų bylas susipažinti Personalo skyriuje);
248. Išduotų asmens bylų apskaitą tvarko Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas. Paimtą susipažinti asmens bylą draudžiama išnešti iš Seimo rūmų.
249. Valstybės institucijoms, pagal įstatymus turinčioms teisę gauti asmens byloje saugomus dokumentus, šių dokumentų kopijas teisės aktų nustatyta tvarka teikia Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas.
250. Atleidus tarnautoją ar darbuotoją, jo asmens byla įtraukiama į archyvinių asmens bylų sąrašą. Pasibaigus kalendoriniams metams, Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas šias asmens bylas sutvarko ir šio reglamento V dalies nustatyta tvarka perduoda į archyvą.
251. Kai į pareigas priimamas tarnautojas ar darbuotojas, anksčiau dirbęs Seime ar Seimo kanceliarijoje, Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas asmens bylos iš naujo nesudaro, o ją paimama iš archyvo ir toliau pildo. Šiuo atveju tarnautojas ar darbuotojas Personalo skyriui pateikia naujų dokumentų kopijas, o jeigu pareigų Seime ar Seimo kanceliarijoje nėjo ilgiau kaip trejus metus, iš naujo pildo nustatytos formos tarnybos lapą.
252. Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas duomenis apie tarnautojus ir darbuotojus įtraukia į Seimo kanceliarijoje įdiegtas personalo apskaitos duomenų bazes.
DVIDEŠIMt PENKTASIS SKIRSNIS
Atostogų suteikimas
254. Kasmetinės ir tikslinės atostogos tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos Seimo kanclerio įsakymu Valstybės tarnybos įstatymo, Darbo kodekso ir kolektyvinėje sutartyje nustatyta tvarka.
255. Kasmetinės atostogos tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos pagal kalendorinių metų pradžioje sudaromą ir iki kovo 31 d. Seimo kanclerio patvirtintą atostogų grafiką.
256. Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams kasmetinės ar tikslinės atostogos suteikiamos pagal atskirus su Seimo vadovais, Seimo nariais, frakcijų seniūnais suderintus prašymus.
257. Seimo kanceliarijos tarnautojų ir darbuotojų kasmetinių atostogų grafikų projektus sudaro atitinkamo Seimo kanceliarijos padalinio vadovas ir iki einamųjų metų kovo 1 d. pateikia Personalo skyriui. Padalinio vadovas, pasirašydamas atostogų grafiko projektą, turi užtikrinti, kad padalinio tarnautojams ir darbuotojams pageidaujant kasmetines atostogas panaudoti dalimis, suteikiamų kasmetinių atostogų viena iš dalių nebūtų trumpesnė kaip 14 kalendorinių dienų. Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas, gavęs padalinių vadovų parengtus atostogų projektus, juos apibendrina, parengia bendrą tarnautojų ir darbuotojų atitinkamų kalendorinių metų atostogų grafiko projektą ir teikia jį tvirtinti Seimo kancleriui.
258. Tarnautojas ar darbuotojas, negalintis išeiti atostogų grafike nurodytu laiku ar pageidaujantis pasinaudoti dalimi atostogų, turi pateikti Personalo skyriaus atsakingam tarnautojui su tiesioginiu vadovu suderintą rašytinį prašymą dėl atostogų grafiko pakeitimo.
259. Seimo kancleris, vadovaudamasis Seimo kanceliarijos nuostatais, įsakyme dėl atostogų padalinio vadovui suteikimo nurodo padalinio tarnautoją, kuriam paveda eiti padalinio vadovo pareigas šio atostogų metu (išskyrus atvejus, kai padalinio vadovas turi pavaduotoją arba kai nėra pavaduotojo pareigybės, bet funkcija pavaduoti padalinio vadovą priskirta konkrečiam tarnautojui šio pareigybės aprašyme).
DVIDEŠIMT ŠEŠTASIS SKIRSNIS
Reikalų perdavimo ir atleidimo iš pareigų procedūros.
Valstybės tarnautojų pažymėjimai ir kiti dokumentai
260. Kai Seimas atleidžia iš pareigų Seimo kanclerį, šis per Seimo valdybos sprendime nustatytą laiką turi perduoti Seimo kanceliarijos reikalus naujai paskirtam Seimo kancleriui arba jo pareigas laikinai einančiam Seimo kanclerio pavaduotojui, arba kitam Seimo valdybos sprendime nurodytam Seimo kanceliarijos tarnautojui.
261. Seimo kanceliarijos reikalų perdavimas įforminamas Seimo kanceliarijos reikalų perdavimo–priėmimo aktu (toliau – perdavimo–priėmimo aktas), kurį pasirašo reikalus perduodantis ir perimantis asmenys. Pasirašytas perdavimo–priėmimo aktas teikiamas Seimo valdybai. Jeigu reikalus perduodantis ar juos perimantis asmuo nesutinka su kai kuriais reikalų perdavimo–priėmimo akto skyriais (punktais), tai nurodoma atskirame prie šio akto pridedamame rašte.
262. Seimo kanceliarijos reikalų perdavimo–priėmimo akte nurodomi svarbiausi duomenys, apibūdinantys faktinę Seimo kanceliarijos būklę (Seimo kanceliarijai priskirto valstybės turto aprašas, faktinis valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, skaičius, Seimo kanceliarijos valdymo sričiai priskirtos įmonės ir įstaigos, Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto patvirtinimo įstatyme Seimo kanceliarijai nustatytų asignavimų ir gautų lėšų panaudojimas, Seimo kanceliarijos sudaryti sandoriai ir jų vykdymo eiga, duomenys apie Seimo kanceliarijos pradėtas viešųjų pirkimų procedūras, buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės būklė, archyvo būklė, neįvykdyti Seimo vadovų, Seimo valdybos pavedimai, Seimo, Seimo kanceliarijos antspaudai ir spaudai).
263. Atleidžiant iš pareigų Seimo kanclerio pavaduotoją, padalinio vadovą, kitą tarnautoją ar darbuotoją, reikalai perduodami pagal Seimo kanclerio įsakymu nustatytos formos reikalų perdavimo aktą.
264. Atleidžiant iš pareigų Seimo kanclerio pavaduotoją ar padalinio vadovą, reikalai (nebaigti vykdyti dokumentai, nebaigti spręsti klausimai, turimos bylos) perduodami paskirtam naujam Seimo kanclerio pavaduotojui, padalinio vadovui. Jeigu nėra paskirto naujo Seimo kanclerio pavaduotojo, padalinio vadovo, reikalai (nebaigti vykdyti dokumentai, nebaigti spręsti klausimai, turimos bylos) perduodami atitinkamai kitam Seimo kanclerio įgaliotam Seimo kanceliarijos tarnautojui.
265. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas kiti tarnautojai ar darbuotojai privalo perduoti reikalus (nebaigtus vykdyti dokumentus, nebaigtus spręsti klausimus, turimas bylas), taip pat informacinę ir norminę medžiagą, knygas, įgytas už Seimo kanceliarijos lėšas, padalinio antspaudus ir spaudus, kitą turtą, už kurį jie materialiai atsakingi, padalinio vadovui.
266. Atleidžiamam iš valstybės tarnybos (darbo), prireikus perkeliamam į kitas pareigas tarnautojui ar darbuotojui Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas išduoda nustatytos formos atsiskaitymo lapelį. Jeigu tarnautojas ar darbuotojas iš tarnybos (darbo) atleidžiamas atsistatydinus savo noru arba jo paties prašymu, atsiskaitymo lapelį išduoda padalinio vadovas vizuodamas tarnautojo (darbuotojo) prašymą dėl atleidimo iš tarnybos (darbo).
267. Laikoma, kad atsiskaitymas su Seimo kanceliarija baigtas, kai atleidžiamas ar perkeliamas į kitas pareigas tarnautojas ar darbuotojas iki įsakyme nurodytos atleidimo ar perkėlimo datos pateikia Finansų departamento atsakingam tarnautojui užpildytą atsiskaitymo lapelį.
268. Perkeliamų ar atleidžiamų iš valstybės tarnybos (darbo) tarnautojų ar darbuotojų atsiskaitymo lapeliai registruojami ir teisės aktų nustatyta tvarka saugomi Finansų departamente.
269. Nustatytos formos valstybės tarnautojų prašymai dėl leidimo dirbti kitą darbą pateikiami Personalo skyriaus atsakingam tarnautojui; šis patikrina teikiamus duomenis, ar pridėti visi reikiami dokumentai, ir prašymus perduoda Seimo kanclerio įsakymu sudarytai Valstybės tarnautojų prašymų leisti dirbti kitą darbą nagrinėjimo komisijai. Komisija, išnagrinėjusi valstybės tarnautojo prašymą, teikia Seimo kancleriui siūlymus dėl leidimo (neleidimo) valstybės tarnautojui dirbti kitą darbą, o Personalo skyriaus atsakingas tarnautojas parengia Seimo kanclerio įsakymo projektą dėl leidimo (neleidimo) valstybės tarnautojui dirbti kitą darbą.
270. Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų ir darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai pildomi vadovaujantis Seimo valdybos sprendimu nustatyta tvarka, o Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojų ir darbuotojų – Seimo kanclerio įsakymu nustatyta tvarka. Tabelio numerį tarnautojui ir darbuotojui suteikia Finansų departamentas.
271. Personalo skyriaus atsakingi tarnautojai organizuoja tarnautojų ir darbuotojų kvalifikacijos tobulinimo ir mokymo procesą vadovaudamiesi Seimo kanclerio įsakymu patvirtintais kvalifikacijos tobulinimo ir mokymo tvarkos aprašais.
272. Tarnautojai ir darbuotojai atlikti tarnybinio pavedimo komandiruojami Seimo kanclerio įsakymu pagal teikimus ar prašymus dėl komandiruotės, suderintus su padalinio vadovu ir pateiktus Seimo kanclerio biurui.
273. Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai skatinami ir apdovanojami vadovaujantis Seimo kanclerio įsakymu nustatytos Skatinimo ir apdovanojimo tvarkos aprašu.
274. Pašalpos Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams skiriamos vadovaujantis Seimo kanclerio įsakymu nustatytos Pašalpų skyrimo tvarkos aprašu.
275. Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams pažymėjimus išduoda, keičia Personalo skyriaus atsakingi tarnautojai, vadovaudamiesi vidaus reikalų ministro įsakymu patvirtinta tvarka.
276. Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, taip pat Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems Seimo rūmuose, Personalo skyriaus atsakingi tarnautojai išduoda nustatytos formos elektronines identifikacijos korteles. Valstybės tarnautojas ar darbuotojas, praradęs elektroninę identifikacijos kortelę, privalo Seimo kanceliarijai atlyginti jos pagaminimo išlaidas (išskyrus atvejus, kai kortelė prarasta dėl trečiųjų asmenų kaltės ir Personalo skyriui pateikiami tai patvirtinantys dokumentai) ir Personalo skyriaus atsakingam tarnautojui pateikti Seimo kancleriui adresuotą rašytinį prašymą išduoti naują elektroninę identifikacijos kortelę.
277. Praradęs pažymėjimą valstybės tarnautojas Personalo skyriaus atsakingam tarnautojui pateikia rašytinį prašymą dėl naujo pažymėjimo išdavimo nurodydamas pažymėjimo praradimo aplinkybes ir savo lėšomis leidinio „Valstybės žinios“ priede „Informaciniai pranešimai“ išspausdinto skelbimo dėl prarasto pažymėjimo negaliojimo iškarpą.
278. Atleidžiamas iš valstybės tarnybos ar darbo Seime ar Seimo kanceliarijoje valstybės tarnautojas ar darbuotojas paskutinę savo darbo dieną Personalo skyriui grąžina jam išduotą pažymėjimą ir elektroninę identifikacijos kortelę.
IX DALIS
INFORMACINIS DARBAS IR RYŠIAI SU VISUOMENE
DVIDEŠIMT SEPTINTASIS SKIRSNIS
Informacijos vidaus vartotojams rengimas
280. Seimo darbui reikalingą informaciją Seimo vadovams, Seimo nariams, Seimo kanceliarijos vadovams, padalinių vadovams, kitiems Seimo kanceliarijos tarnautojams ir darbuotojams, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams (toliau – vidaus vartotojai) pagal kompetenciją rengia Seimo kanceliarijos padaliniai:
1) informaciją apie prioritetinius įstatymų projektus, planuojamus įtraukti į Seimo sesijos darbų programą, prieš kiekvieną Seimo sesiją rengia Seimo komitetų biurų ir Komisijų biuro atsakingi tarnautojai; pagal šią informaciją Parlamentinių tyrimų departamento tarnautojai rengia analitinę medžiagą apie prioritetinius Seimo sesijos darbus;
2) statistinę informaciją apie užregistruotus įstatymų projektus, jų svarstymo Seime eigą, Seimo sesijų darbų programų vykdymą rengia Seimo posėdžių sekretoriato atsakingi tarnautojai;
3) Seimo priimtų įstatymų ir kitų teisės aktų teminę rodyklę, statistinius duomenis apie Seimo narių darbą plenariniuose posėdžiuose po kiekvienos sesijos, Seimo narių, komitetų, komisijų, frakcijų, tarpparlamentinių ryšių grupių, Seimo delegacijų tarptautinėse organizacijose ir forumuose (asamblėjose), kitų Seimo padalinių narių sąrašus pagal priimtus teisės aktus rengia ir nuolat atnaujina Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai;
4) preliminarią informaciją apie Seimo sesijos rezultatus (svarbiausius Seimo sesijoje priimtus įstatymus ir kitus teisės aktus ir jų priėmimo tikslus, nepriimtus įstatymų projektus ir jų priėmimo perspektyvas) rengia Seimo komitetų biurų ir Komisijų biuro atsakingi tarnautojai likus dviem savaitėms iki Seimo sesijos pabaigos; pagal šią informaciją Parlamentinių tyrimų departamento tarnautojai rengia analitinę medžiagą apie atitinkamos Seimo sesijos darbo rezultatus;
5) suvestinę informaciją apie Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre užregistruotus asmenų prašymus, skundus ir institucijų raštus, jų nagrinėjimo eigą ir rezultatus periodiškai rengia Komunikacijos departamento Priėmimo skyrius;
6) einamąją informaciją, t. y. aktualių naujienų suvestines ir temines apžvalgas pagal Lietuvos ir užsienio visuomenės informavimo priemones bei kitus viešosios informacijos šaltinius, periodiškai rengia Parlamentinių tyrimų departamento atsakingi tarnautojai;
7) analitinę informaciją, t. y. pagal individualią užsakovo užklausą arba savo iniciatyva rengiamą apžvalginio, lyginamojo ar apibendrinamojo pobūdžio informacinę medžiagą, reikalingą įstatymų leidybai ar kitoms Seimo funkcijoms įgyvendinti, rengia Parlamentinių tyrimų departamento atsakingi tarnautojai;
9) informaciją apie Seimo tarptautinius ryšius, Seimo narių užsienio komandiruotes ir keliones (išvykas), Seimo delegacijų tarptautinėse organizacijose ir forumuose (asamblėjose) veiklą, Seimo rengiamus tarptautinius renginius sistemina Tarptautinių ryšių departamentas;
DVIDEŠIMT AŠTUNTASIS SKIRSNIS
Informacijos vidaus vartotojams sklaida
281. Seimo kanceliarijos padalinių parengta informacija apie Seimo darbą, teisinius, administracinius, finansinius ir kitus darbo Seime aspektus kaupiama Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt, Seimo informacinės sistemos duomenų bazėje (LRS IS), Seimo kanceliarijos padalinių svetainėse ir duomenų bazėse, Seimo kompiuterių vidinio tinklo rinkmenų serveryje ir yra prieinama visiems vidaus vartotojams šio reglamento XI dalyje nustatyta tvarka
282. Parlamentinių tyrimų departamento rengiamą einamąją ir analitinę informaciją vidaus vartotojai gali užsisakyti Seimo valdybos patvirtintos tvarkos aprašo nustatyta tvarka. Vidaus vartotojai einamąją informaciją užsisako užpildydami elektroninę užklausos formą Parlamentinių tyrimų departamento svetainėje http://www.lrs.lt/ias; ši forma yra prieinama vidaus vartotojams iš jų darbo vietų. Užsakovų pageidavimu Parlamentinių tyrimų departamento atsakingi tarnautojai einamąją informaciją siunčia elektroniniu paštu arba pristato į informacijos užsakovo pašto dėžutę Seimo rūmuose. Anksčiau parengtą analitinę informaciją užsakovai gauna užsisakę ją iš Parlamentinių tyrimų departamento svetainėje skelbiamų ir periodiškai atnaujinamų parengtų analitinių darbų katalogų.
283. Parlamentinių tyrimų departamento atsakingi tarnautojai naują informaciją rengia gavę informacijos užsakovo užpildytą ir pasirašytą nustatytos formos užklausą. Išsami informacija apie užklausų pateikimo tvarką, Parlamentinių tyrimų departamento kaupiamą, apdorojamą ir rengiamą informaciją, įrašomas televizijos ir radijo laidas, informacijos paieškos galimybes, prenumeruojamas duomenų bazes ir naudojimosi šiomis bazėmis sąlygas, gaunamą kitų institucijų medžiagą vidaus vartotojams pateikiama Parlamentinių tyrimų departamento svetainėje (http://www.lrs.lt/ias).
284. Aktuali informacija apie Europos Sąjungą pateikiama Europos informacijos biuro svetainėje http://www.eic.lt. Užklausos apie Europos Sąjungą Europos informacijos biurui pateikiamos atvykus į biurą, telefonu, internetu, elektroniniu paštu arba faksu.
285. Vidaus vartotojai Seimo kanclerio patvirtintos tvarkos aprašo nustatyta tvarka gali užsisakyti leidinius iš Parlamentinių tyrimų departamento skaityklos (toliau – Skaitykla) ir Lietuvos nacionalinės Martyno Mažvydo bibliotekos (toliau – Biblioteka) fondų. Vidaus vartotojai, pageidaujantys užsisakyti leidinius iš Skaityklos fondų, pasirenka juos Skaityklos elektroniniame kataloge (http://www3.lrs.lt/libis); šis katalogas yra prieinamas kiekvienam vidaus vartotojui iš jo darbo vietos. Elektroninė užsakymo forma, kurioje nurodomas skaitytojo pažymėjimo numeris ir slaptažodis, nusiunčiama Skaityklos tarnautojams, šie pageidaujamą leidinį suranda ir išduoda iš karto gavę užsakymą. Leidiniai iš Bibliotekos fondų užsakomi Skaitykloje. Skaityklos tarnautojas užpildo Bibliotekos užsakymo formą ir nusiunčia Bibliotekai. Užsakyti leidiniai pristatomi į Skaityklą per vieną darbo dieną.
DVIDEŠIMT DEVINTASIS SKIRSNIS
Informacijos išorės vartotojams rengimas
286. Informaciją viešosios informacijos rengėjams (toliau – VIR), Lietuvos ir užsienio šalių valstybės institucijoms, tarptautinėms organizacijoms, diplomatinėms atstovybėms (konsulatams), bibliotekoms, mokslo įstaigoms, visuomenės atstovams (toliau – išorės vartotojai) apie Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklą rengia atitinkamai Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, Seimo kanceliarijos padaliniai:
1) apie Seimo valdybos, Seimo seniūnų sueigos veiklą, Seimo posėdžius ir juose priimamus sprendimus, oficialias delegacijas, forumus (asamblėjas), konferencijas, valstybines šventes ir kitus renginius, organizuojamus Seimo rūmuose, – Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai pagal Seimo valdybos patvirtintą tvarkos aprašą;
2) apie Seimo Pirmininko veiklą (darbotvarkę, dalyvavimą įvairiuose renginiuose, susitikimus su valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, politinių partijų atstovais, rinkėjais, užsienio keliones ir vizitus, kitus reikšmingus įvykius) – Seimo Pirmininko sekretoriatas, prireikus – Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai;
3) apie frakcijų ar atskirų Seimo narių veiklą – frakcijų atsakingi tarnautojai, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai;
4) apie Seimo komitetų (komisijų) darbą (svarstomus įstatymų projektus, posėdžius, posėdžių darbotvarkes, priimamus sprendimus ir kitus svarbius įvykius, susijusius su komiteto (komisijos) funkcijomis) – Seimo kanclerio paskirti Seimo komitetų biurų, Komisijų biuro vedėjai arba jų pavedimu – kiti komitetų biurų, Komisijų biuro tarnautojai, vadovaudamiesi Seimo valdybos ir Seimo kanclerio įsakymu patvirtintais tvarkos aprašais;
5) apie specializuotų Seimo komitetų, Europos reikalų ir Užsienio reikalų komitetų veiklą Europos Sąjungos klausimais, apie rengiamas diskusijas svarbiausiais Europos Sąjungos klausimais Seimo plenariniuose posėdžiuose ir Seimo dalyvavimą parlamentiniame bendradarbiavime su kitais Europos Sąjungos valstybių narių parlamentais – Europos informacijos biuras. Šis biuras taip pat rengia informaciją kitais su Europos Sąjunga susijusiais klausimais ir apie renginius, vykstančius Europos informacijos biure;
6) apie Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre užregistruotus asmenų prašymus, skundus ir institucijų raštus, laiškus, jų problematiką, skaičių – Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai;
7) apie Seimo Pirmininko, Seimo Pirmininko pavaduotojų, Seimo komitetų ir komisijų pirmininkų rengiamo gyventojų priėmimo, Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus atsakingų tarnautojų konsultacijų gyventojams laiką – Komunikacijų departamento Priėmimo skyriaus atsakingi tarnautojai;
8) Seimo narių priėmimo rinkimų apygardose ar Seimo narių biuruose laiką ir vietą – Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai;
9) aktualią, istorinę, šviečiamąją informaciją apie Seimą ir informaciją apie Seimo kanceliarijos veiklą – Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai. Skyriui reikalingus duomenis, dokumentus, konsultacijas teikia Seimo kanceliarijos padalinių atsakingi tarnautojai pagal savo kompetenciją.
TRISDEŠIMTASIS SKIRSNIS
Informacijos išorės vartotojams sklaida
287. Informaciją išorės vartotojams apie Seimo, Seimo kanceliarijos veiklą teikia atitinkamai Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, Seimo kanceliarijos padaliniai pagal savo kompetenciją:
1) informaciją VIR apie Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių veiklą teikia Seimo kancleris, Seimo kanclerio pavaduotojai, Seimo kanclerio įgalioti padalinių vadovai, pirmiausia – Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus vedėjas ar jo pavedimu šio skyriaus tarnautojai. Be to, informaciją apie Seimo veiklą gali teikti kiti Seimo kanceliarijos padaliniai jų įgyvendinamų funkcijų ir uždavinių klausimais. Informacija VIR teikiama įstatymų, Seimo valdybos ir Seimo kanclerio nustatyta tvarka;
2) informaciją apie Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklą Seimo valdybos nustatyta tvarka skleidžia Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyrius pranešimuose VIR, periodiniuose leidiniuose „Seimo kronika“ ir Lithuanian Parliamentary Mirror, šio skyriaus leidžiamuose neperiodiniuose leidiniuose, Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt (skiltys „Ryšiai su visuomene“, „Seimo Pirmininkas“, „Renginiai“, „Įvykių anonsas“, „Pranešimai žiniasklaidai“);
3) istorinę ir šviečiamąją informaciją apie Seimą Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyrius skleidžia neperiodiniuose leidiniuose, Seimo interneto tinklalapio (svetainės) skiltyje „Seimų istorija“. Informacija apie Seimą taip pat pateikiama ekskursijų Seime dalyviams, kitiems Seimo svečiams, vizitų užsienio šalyse metu;
4) informaciją apie įstatymų projektus, kuriuos Seimas nutarė paskelbti visuomenei svarstyti, Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai parengia pagal Seimo posėdžių sekretoriato pateiktus duomenis ir pateikia ją skelbti įstatymų nustatyta tvarka pasirinktiems nacionaliniams ir regioniniams laikraščiams;
5) informaciją apie Seimo komitetuose (komisijose) svarstomus įstatymų projektus Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai parengia pagal Seimo komitetų biurų, Komisijų biuro atsakingų tarnautojų pateiktus duomenis ir pateikia ją skelbti įstatymų nustatyta tvarka pasirinktiems nacionaliniams ir regioniniams laikraščiams;
6) Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai parengia informaciją apie Seimo sesijų darbų programas, priimtus įstatymus, kitus Seimo priimtus teisės aktus ir pateikia ją skelbti įstatymų nustatyta tvarka pasirinktiems nacionaliniams ir regioniniams laikraščiams. Informaciją apie Europos Sąjungą, Lietuvos Respublikos ir Seimo vaidmenį joje skleidžia Europos informacijos biuras pranešimuose VIR (per Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyrių) Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt.
288. Informacija išorės vartotojams teikiama raštu ir žodžiu. Raštu teikiama informacija skleidžiama pranešimų VIR forma Seimo valdybos nustatyta tvarka, taip pat Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus parengtuose periodiniuose ir neperiodiniuose leidiniuose, Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) http://www.lrs.lt. Informacija žodžiu teikiama tiesiogiai arba telefonu.
289. Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus parengtus pranešimus VIR šio skyriaus atsakingi tarnautojai perduoda elektroniniu paštu (per šio skyriaus turimas ir nuolat tvarkomas adresų bazes).
290. Kiti pranešimų VIR rengėjai savo parengtus pranešimus elektroniniu paštu (adresu [email protected]) siunčia Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriui. Šio skyriaus atsakingi tarnautojai, suredagavę gautus pranešimus, perduoda pageidaujamiems adresatams ir perkelia į Seimo interneto tinklalapį (svetainę) http://www.lrs.lt.
TRISDEŠIMT PIRMASIS SKIRSNIS
Spaudos konferencijų, konferencijų, diskusijų, parodų, ekskursijų ir kitų renginių organizavimas ir techninis aptarnavimas
292. Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai kartu su kitais Seimo kanceliarijos padaliniais pagal kompetenciją užtikrina Seimo plenarinių, kitų posėdžių, taip pat Seimo rūmuose organizuojamų konferencijų, diskusijų, parodų, ekskursijų ir kitų renginių (toliau – renginiai) techninį aptarnavimą.
293. Renginius, susijusius su Europos Sąjunga ir Lietuvos integracija į Europos Sąjungą, organizuoja Europos informacijos biuras. Biuras kiekvienų metų gegužės pirmą ir antrą savaitę kartu su atitinkamais komitetais (komisijomis) organizuoja Europos savaitę, kurios metu Seimo komitetai (komisijos) rengia temines diskusijas svarbiausiais Lietuvos narystės Europos Sąjungoje klausimais. Europos savaitės renginiai vyksta Europos informacijos biure dalyvaujant Seimo komitetų (komisijų) socialiniams partneriams; renginiai tiesiogiai transliuojami internetu.
294. Renginių, susijusių su komitetų (komisijų) veikla, organizavimą kartu su kitais Seimo kanceliarijos padalinių tarnautojais užtikrina atitinkamų komitetų (komisijų) biurų atsakingi tarnautojai.
295. Įgyvendinant Seimo valdybos sprendimą, Seimo kanclerio įsakymą ar pavedimą dėl renginio organizavimo, Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas pagal renginio programą ir organizatorių pageidavimus apie planuojamą renginį praneša kitiems Seimo kanceliarijos padaliniams, dalyvaujantiems užtikrinant renginio organizavimą ir aptarnavimą.
296. Seimo valdybos sprendimu, Seimo kanclerio įsakymu ar pavedimu sudarius darbo grupę renginiui organizuoti, renginių stenogramų rašymą, renginio medžiagos išleidimą atskiru leidiniu, stenogramų ir leidinių parengimą su Seimo kanclerio leidimu užtikrina Dokumentų departamento atsakingi tarnautojai. Leidiniai pateikiami valstybės įmonei Seimo leidyklai „Valstybės žinios“ spausdinti; garantiniais raštais per Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų ir Vidaus dokumentų registrus patikslinami ir patvirtinami visi užsakymai.
297. Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių vadovai ar jų pavedimu kiti Seimo kanceliarijos tarnautojai, Seimo vadovų sekretoriatų vadovai, Seimo nariai ar jų pavedimu Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai dėl renginiui organizuoti reikalingos salės žodžiu, elektroniniu paštu ar raštu kreipiasi į Bendrųjų reikalų departamentą ir nurodo renginio pavadinimą, renginio datą, laiką, trukmę, preliminarų dalyvių skaičių, renginiui būtinos salės pavadinimą.
298. Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai pagal gautus užsakymus, renginio programą ir vadovaudamiesi Seime organizuojamų renginių planais sudaro renginio išlaidų sąmatos projektą ir ją derina su Finansų departamentu, užsako viešbučius renginio svečiams apgyvendinti, transportą ir kt.
299. Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai visas renginio organizavimo sąskaitas patikrina ir palygina su renginio sąmatoje numatytomis išlaidomis (lėšomis). Ant gautos sąskaitos užrašomas renginio pavadinimas, Seimo valdybos sprendimo, Seimo kanclerio įsakymo numeris ar Seimo kanclerio pavedimo data. Renginių sąskaitas vizuoja Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas ir Bendrųjų reikalų departamento direktorius. Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas pavizuotą renginio sąskaitą perduoda Finansų departamentui apmokėjimo procedūrai užtikrinti.
300. Seimo rūmuose vykstančių renginių metu Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai užtikrina patalpų švarą, apšvietimą, šildymą, vėdinimą, kondicionavimą, papuošimą, baldų ir vertimo kabinų paruošimą, rūbinės darbą.
301. VIR, institucijų ryšių su visuomene atstovus, žurnalistus darbui Seime akredituoja Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyrius įstatymų ir Seimo valdybos nustatyta tvarka.
302. Originalias ekspozicijas, atspindinčias Lietuvos valstybingumo ir parlamentarizmo istoriją ir raidą, svarbias Lietuvos valstybei temas, kuria Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai; jie Seimo valdybos nustatyta tvarka kuria ir atnaujina Seime pagal tarptautinį protokolą ar tradicijas gaunamų dovanų nuolatinę ekspoziciją.
303. Supažindinti su Seimo funkcijomis ir veikla skirtus susitikimus su skirtingų visuomenės grupių atstovais, konkursus apie Seimo darbą rengia Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai; Seimo lankytojų susitikimus su Seimo nariais organizuoja Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyriaus atsakingi tarnautojai ir Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.
X DALIS
VERTIMŲ IŠ LIETUVIŲ KALBOS Į UŽSIENIO KALBAS IR IŠ UŽSIENIO KALBŲ Į LIETUVIŲ KALBĄ ORGANIZAVIMAS
TRISDEŠIMT ANTRASIS SKIRSNIS
Seimo dokumentų vertimai, Seimo delegacijų, Seimo posėdžiuose sakomų kalbų ir Seimo rūmuose organizuojamų renginių aptarnavimas
304. Seimo kanceliarijoje daromi oficialūs Seimo priimtų teisės aktų vertimai, verčiama su Seimo ir Seimo kanceliarijos uždaviniais ir atliekamomis funkcijomis susijusi korespondencija ir informacinė medžiaga (oficialūs laiškai, pranešimai, kalbos ir kt.), prireikus atliekamas sinchroninis ir nuoseklusis vertimas iškilminguose ir plenariniuose Seimo posėdžiuose, aukščiausio lygio ir kituose susitikimuose, spaudos konferencijose, kituose Seimo organizuojamuose renginiuose. Šias funkcijas atitinkamai įgyvendina Dokumentų departamento Teisės aktų redagavimo ir vertimo skyriaus ir Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriaus atsakingi tarnautojai.
305. Lietuvos Respublikos įstatymų, kitų Seimo priimtų teisės aktų (nutarimų, rezoliucijų, pareiškimų, deklaracijų, kreipimųsi ir kt.) vertimą į anglų ir rusų kalbas organizuoja ir užtikrina Dokumentų departamento Teisės aktų redagavimo ir vertimo skyriaus atsakingi tarnautojai.
306. Be Seimo priimtų teisės aktų, Dokumentų departamento Teisės aktų redagavimo ir vertimo skyriaus atsakingi tarnautojai raštu verčia ir redaguoja oficialius Baltijos Asamblėjos, kitų tarpparlamentinių forumų (asamblėjų) dokumentus.
307. Su Seimo ir Seimo kanceliarijos uždaviniais ir atliekamomis funkcijomis susijusios korespondencijos ir informacinės medžiagos (oficialių laiškų, pranešimų, kalbų ir kt.) vertimą raštu iš užsienio kalbų į lietuvių kalbą ir iš lietuvių kalbos į užsienio kalbas, taip pat sinchroninį ir nuoseklųjį vertimą aukščiausio lygio ir kituose susitikimuose, iškilminguose ir plenariniuose Seimo posėdžiuose, spaudos konferencijose ir kituose Seimo ar Seimo kanceliarijos organizuojamuose renginiuose užtikrina Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriaus atsakingi tarnautojai.
308. Seimo valdybos sprendimu Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriaus atsakingi tarnautojai lydi oficialias Seimo delegacijas kelionėse į užsienį ir Seimo svečius vizitų Lietuvoje metu ir verčia žodžiu vizitų programose numatytuose renginiuose.
309. Įstatymai ir kiti teisės aktai verčiami darbo tvarka (be atskiro pavedimo) arba gavus rašytinį ar žodinį užsakymą.
310. Darbo tvarka verčiami valstybinės svarbos teisės aktai: Lietuvos Respublikos Konstitucija, konstituciniai aktai, konstituciniai įstatymai, rinkimų ir referendumo įstatymai, Seimo statutas ir jo pataisos, įstatymai, susiję su piliečių pagrindinėmis teisėmis ir laisvėmis, kiti svarbūs įstatymai.
311. Užsakymą išversti įstatymą ar kitą teisės aktą Dokumentų departamentui gali pateikti Seimo vadovai, Seimo valdyba, Seimo komitetų (komisijų) pirmininkai, komitetų biurų, Komisijų biuro vedėjai, Seimo kanceliarijos vadovai, Seimo Pirmininko, jo pavaduotojų sekretoriatų vadovai, Seimo kanceliarijos padalinių vadovai, ministerijos, kitos valstybės institucijos, taip pat kitos suinteresuotos institucijos.
312. Jeigu užsakomas išversti tekstas nėra įstatymas ar kitas Seimo priimtas teisės aktas, toks užsakymas Dokumentų departamente nepriimamas ir perduodamas pagal kompetenciją arba raštu atsakoma užsakovui.
313. Užsakymus Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriui versti žodžiu ar raštu gali pateikti Seimo vadovai, Seimo kancleris, jo pavaduotojai, Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių vadovai.
314. Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriui pateikti vertimų užsakymai atliekami tik tais atvejais, kai jie susiję su užsakovų darbu Seime ar Seimo kanceliarijoje.
315. Visi gauti vertimų užsakymai registruojami ir jų apskaita tvarkoma vadovaujantis šio reglamento V dalies nuostatomis.
316. Vertimų užsakymai atliekami pagal jų pateikimo eilę. Seimo Pirmininko, Seimo Pirmininko pavaduotojų, Seimo valdybos, kanceliarijos vadovų užsakymai atliekami pirmiausia.
317. Išverstus, suredaguotus ir prireikus su ekspertais suderintus įstatymų ir kitus teisės aktų tekstus Dokumentų departamento Teisės aktų redagavimo ir vertimo skyriaus atsakingas tarnautojas perkelia į Seimo informacinę sistemą (LRS IS), elektroniniu paštu išsiunčia užsakovams, o spausdintus jų originalus pateikia kitam Dokumentų departamento atsakingam tarnautojui nustatyta tvarka perduoti saugoti į archyvą.
318. Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriaus atsakingi tarnautojai raštu atliktų vertimų tekstus užsakovams paprastai išsiunčia elektroniniu paštu.
319. Apie vertimą Seimo posėdžiuose, Seimo vadovų susitikimuose, spaudos konferencijose užsakovas Tarptautinių ryšių departamento Vertimų skyriaus vedėjui privalo pranešti ne vėliau kaip prieš 24 val. iki atitinkamo renginio pradžios, nurodyti vertimo ar renginio temą ir pateikti su tuo susijusią medžiagą. Apie sinchroninius vertimus iškilminguose Seimo posėdžiuose, Seimo rūmuose organizuojamuose renginiuose užsakovas privalo pranešti ne vėliau kaip prieš dvi savaites ir kuo anksčiau pateikti su tuo susijusią medžiagą.
XI DALIS
INFORMACIJOS TECHNOLOGIJŲ VALDYMAS
TRISDEŠIMT TREČIASIS SKIRSNIS
Informacinių sistemų projektavimas, diegimas, duomenų sauga
320. Kuriant naujas informacines sistemas Seimo kanceliarijoje, vadovaujamasi Valstybės informacinių sistemų kūrimo metodika ir Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo taisyklėmis, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais atskirus informacinės sistemos kūrimo etapus ir sistemų eksploatavimą.
321. Informacinių sistemų projektavimui vadovauja Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentas. Jis užtikrina naujausių technologijų panaudojimą informacinėms sistemoms, informacijos saugą ir atskirų Seimo informacinės sistemos (LRS IS) posistemių darną.
322. Naujų informacinių sistemų iniciatoriai – Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniai. Iškilus naujos informacinės sistemos (posistemės) poreikiui, padalinys iniciatorius kartu su Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentu apibūdina naujos sistemos organizacinę struktūrą ir kaupiamų duomenų šaltinius, numato sistemos funkcinę ir informacinę struktūrą, nustato konkrečius teisės aktus, kuriais vadovaujantis bus atliekami sistemos projektavimo, diegimo ir eksploatavimo darbai, numato organizacijas, su kuriomis turės būti derinami projektavimo dokumentai, parengia ir Seimo kancleriui pateikia tvirtinti naujos informacinės sistemos nuostatų projektą.
323. Visi informacinių sistemų projektavimo, programavimo ir diegimo darbai atliekami pagal Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento direktoriaus patvirtintą informacinės sistemos projektavimo ir programavimo darbų apskaitos tvarką ir registruojami Projektavimo ir programavimo darbų apskaitos žurnale.
324. Detalią informacinės sistemos specifikaciją rengia sistemos iniciatoriai kartu su Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentu. Informacinės sistemos specifikacija, jeigu informacinė sistema bus registruojama kaip valstybinė, privalo būti derinama su institucijomis, atsakingomis už atskiras informacinės politikos sritis (duomenų saugą, asmens duomenų apsaugą ir kt.).
325. Jeigu nutariama įsigyti jau rinkoje esančius programinius produktus arba užsakyti projektavimo ir programavimo darbus iš kitų asmenų, parengiamos techninės sąlygos ir inicijuojamos viešųjų pirkimų procedūros.
326. Jeigu nutariama, kad informacinės sistemos projektavimo ir programavimo darbus atliks pats Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentas, informacinės sistemos specifikacija detalizuojama ir patikslinama, parengiama kiekvieno informacinės sistemos komponento (programinės ar techninės įrangos) specifikacija, pateikiami šių komponentų projektavimo arba jų įsigijimo ir įdiegimo darbų kalendoriniai planai.
328. Informacinei sistemai diegti Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentas sudaro bandomosios eksploatacijos planą. Baigus informacinę sistemą diegti, pasirašomas informacinės sistemos perdavimo–priėmimo aktas. Aktą pasirašo padalinys iniciatorius ir darbų vykdytojas – Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentas arba viešąjį konkursą laimėjusi organizacija.
329. Įdiegtą informacinę sistemą įvertina sudaryta ekspertų komisija ir informacinė sistema įtraukiama į Seimo kanceliarijos buhalterinę apskaitą.
330. Informacinės sistemos duomenų saugos reikalavimai detaliai išdėstyti Seimo kanclerio patvirtintuose Duomenų saugos nuostatuose. Prieš pradėdamas dirbti su Seimo informacine sistema, kiekvienas vartotojas privalo susipažinti su šių nuostatų pagrindu Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento parengta Informacinės sistemos vartotojo instrukcija ir savo parašu Informacinės sistemos vartotojų registracijos žurnale patvirtinti, kad laikysis jos reikalavimų.
331. Seimo informacinė sistema užtikrina, kad atitinkama informacija prieinama tik tiems tarnautojams (darbuotojams) ir tik tiek, kiek jos reikia tam tarnautojui (darbuotojui) jo pareigybės aprašyme ar pareiginėje instrukcijoje nustatytoms pareigoms atlikti.
TRISDEŠIMT KETVIRTASIS SKIRSNIS
Seimo interneto tinklalapio (svetainės) tvarkymas
333. Seimo interneto tinklalapio (svetainės) http://www.lrs.lt koncepciją kuria Komunikacijos departamento Ryšių su visuomene skyrius kartu su Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentu ir ją teikia aprobuoti Seimo kancleriui.
334. Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) informacija visuomenei yra teikiama iš visų Seimo informacinės sistemos posistemių duomenų bazių. Duomenys iš duomenų bazių, kurias Seimo kanceliarijos padaliniai pildo ir tvarko atlikdami jiems pavestas funkcijas, į Seimo interneto tinklalapį (svetainę) perkeliami automatiškai.
335. Seimo interneto tinklalapio (svetainės) pagrindas – turinio valdymo ir tvarkymo posistemė. Naudodamiesi šia posisteme, dokumentus internete skelbia Seimo kanceliarijos padaliniai, Seimui atskaitingos institucijos.
336. Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniai turi jiems priskirtas sritis (rubrikas), kurias nuolat pildo padalinių vadovų paskirti už internete skelbiamą informaciją atsakingi tarnautojai. Informacijos pateikimo formą ir teikiamos informacijos skelbimo laiką nusistato padalinių vadovai. Jungimosi prie turinio valdymo ir tvarkymo posistemės vardą ir slaptažodį, teisę tvarkyti informaciją atitinkamose posistemės dalyse atsakingiems tarnautojams pagal padalinių vadovų prašymus suteikia Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento tarnautojas, administruojantis Seimo interneto tinklalapio (svetainės) turinio valdymo ir tvarkymo posistemę.
337. Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, Seimo kanceliarijos tarnautojai informacijos įrašymui į visas posistemes ir tvarkymui turi teisę jungtis tik iš Seimo rūmuose esančių kompiuterizuotų darbo vietų, išskyrus tarnybinės būtinybės atvejus, kai atsakingam tarnautojui išimties tvarka gali būti suteikta teisė jungtis prie Seimo interneto tinklalapio (svetainės) turinio valdymo ir tvarkymo posistemės iš nutolusios darbo vietos.
338. Informacijos skelbimas Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) privalo atitikti Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimus. Už atsakingo tarnautojo neteisėtą asmeninės informacijos (asmens duomenų) paskelbimą, taip pat jo įrašytą, pašalintą ar pataisytą informaciją Seimo interneto tinklalapyje (svetainėje) atsako atitinkamo padalinio vadovas.
339. Speciali informacija, aktuali Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, taip pat Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, teikiama Seimo kompiuterių vidiniame tinkle (intranete). Į šį tinklą patenkama prisiregistravus Seimo informacinėje sistemoje – nurodžius savo vardą ir slaptažodį.
TRISDEŠIMT PENKTASIS SKIRSNIS
Seimo informacinės sistemos naudotojų teisės, pareigos ir atsakomybė
340. Kiekvienam Seimo kanceliarijos tarnautojui, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo tarnautojui ir darbuotojai suteikiama kompiuterinė technika, į tarnautojo asmeninį kompiuterį įdiegiamos programos, būtinos jo funkcijoms, nurodytoms pareigybės aprašyme ar pareiginėje instrukcijoje, atlikti.
341. Seimo kanceliarijoje esančiose darbo vietose paprastai įdiegiama Seimo kanclerio įsakymu nustatyta tipinės darbo vietos programinė įranga. Dėl reikalingos specialios programinės įrangos padalinių vadovai raštu kreipiasi į Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento direktorių nurodydami, kokioms konkrečioms funkcijoms atlikti reikalinga tam tikra įranga. Prireikus įsigyjamos papildomos licencijos, inicijuojamos viešųjų pirkimų procedūros reikiamai programinei įrangai pirkti arba būtina priemonė kuriama Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamente savo jėgomis.
342. Techninės, programinės įrangos sandara registruojama tarnautojo darbo vietos inventorinėje kortelėje. Gavus naują techninę ar programinę įrangą arba ją modifikavus, kortelėje pasirašo toje darbo vietoje dirbantis tarnautojas ir Informacijos technologijų ir telekomunikacijų eksploatavimo skyriaus atsakingas tarnautojas. Pereidamas į kitas pareigas (jeigu keičiasi atliekamos funkcijos) ar atleidžiamas iš pareigų (darbo) Seimo kanceliarijoje arba iš Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojo pareigų tarnautojas atiduoda visą įrangą, nurodytą jo darbo vietos inventorinėje kortelėje.
TRISDEŠIMT ŠEŠTASIS SKIRSNIS
Centralizuotas dokumentų dauginimas ir skenavimas,
laikmenų kopijavimas
343. Nedidelės apimties spausdintą medžiagą (įstatymus ir kitus teisės aktus, įstatymų projektus ir jų lydimuosius dokumentus, kitus dokumentus ir spausdintą informaciją), kurią reikia padauginti mažu tiražu, daugina Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių tarnautojai padalinių turima bendro naudojimo dauginimo technika. Didesnės apimties ar tiražo dauginimo darbus atlieka Informacijos technologijų ir telekomunikacijų eksploatavimo skyriaus atsakingi tarnautojai.
344. Be to, Informacijos technologijų ir telekomunikacijų eksploatavimo skyriaus atsakingi tarnautojai Seimo kanclerio nustatyta dokumentų pateikimo kopijuoti ir kopijavimo darbų atlikimo tvarka atlieka magnetinių, optinių ir kitų laikmenų (CD, DVD) dauginimo ir skenavimo darbus.
345. Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių tarnautojai, Informacijos technologijų ir telekomunikacijų eksploatavimo skyriui pateikdami medžiagą dauginti, laikmenas kopijuoti ar skenuoti, užpildo nustatytos formos užsakymo lapelį, kurį pasirašo atitinkamo padalinio vadovas arba jo pavaduotojas. Informacijos technologijų ir telekomunikacijų eksploatavimo skyrius užsakymus atlieka pagal jų pateikimo eilę, išskyrus Seimo posėdžių sekretoriato atsakingų tarnautojų užsakymus, kurie atliekami pirmiausia. Prireikus skubiai atlikti kopijavimo, dauginimo ar skenavimo darbus, ant užsakymo lapelio turi būti Seimo kanclerio ar Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento direktoriaus viza.
TRISDEŠIMT SEPTINTASIS SKIRSNIS
Organizacinės technikos ir kitų komunikacijos priemonių skyrimas ir naudojimas
347. Organizacinė technika (kopijavimo technika, telefonų aparatai, faksimiliniai aparatai, fototechnika, garso ir vaizdo technika) Seimo kanceliarijoje skiriama tiek individualiam, tiek kolektyviniam naudojimui.
348. Organizacinės technikos poreikius ateinantiems metams Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių vadovai pateikia Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamentui. Šio departamento atsakingas tarnautojas šiuos poreikius apibendrina, parengia jų suvestinę ir ją pateikia departamento direktoriui bei Finansų departamentui. Šio departamento atsakingas tarnautojas preliminariai apskaičiuoja išlaidas ir įvertina lėšų, būtinų organizacinei technikai įgyti, poreikį. Informacijos technologijų ir telekomunikacijų departamento direktorius, suderinęs su Finansų departamento direktoriumi lėšų, būtinų organizacinei technikai įgyti, poreikį, organizacinės technikos poreikių suvestinę teikia Seimo kancleriui spręsti dėl jos įtraukimo į Viešųjų pirkimų planą. Organizacinė technika, naudojamos organizacinės technikos pogarantinio remonto paslaugos ir eksploatavimui reikalingos medžiagos Seimo kanceliarijoje įsigyjamos įstatymų nustatyta tvarka.
349. Bendro naudojimo organizacinė technika skiriama visiems Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniams ir įrengiama atitinkamo padalinio tarnautojams prieinamoje vietoje, tarnautojams suteikiami individualūs kopijavimo aparato vartotojų kodai.
350. Seimo vadovai, Seimo nariai, Seimo kanceliarijos ir jos padalinių vadovai Seimo rūmuose naudojasi prie vyriausybinio ryšio prijungtais telefonų aparatais. Šie asmenys ir Seimo kanceliarijos tarnautojai, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai Seimo rūmuose naudojasi prie vietinės telefonų stoties prijungtais telefonais ir mobiliojo ryšio aparatais. Mobiliojo ryšio telefonų aparatai skiriami Seimo kanclerio įsakymu Seimo vadovams, Seimo nariams, Seimo kanclerio pavaduotojams, Seimo kanceliarijos padalinių vadovams, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams bei Seimo kanceliarijoje konkrečias pareigas einantiems tarnautojams.
351. Kiekvienai pareigybei Seimo kanclerio įsakymu nustatomas telefoninių pokalbių išlaidų limitas. Pareigybėms, kurioms skiriamas ir mobiliojo ryšio telefonas, nustatomas bendras telefoninių pokalbių išlaidų limitas. Tarnautojai, viršiję pokalbių išlaidų limitus, perviršį apmoka Seimo kanceliarijai iš asmeninių lėšų.
352. Individualaus naudojimo organizacinė technika (fotoaparatai, vaizdo magnetofonai, diktofonai, radijo imtuvai ir kt.) Seimo kanclerio nurodymu skiriami tarnautojams, kuriems ji būtina pagal atliekamų funkcijų pobūdį. Išduodant šią techniką, taip pat mobiliojo ryšio telefonų aparatus, Seimo kanceliarija ir atitinkamai Seimo narys, Seimo kanclerio pavaduotojas, Seimo kanceliarijos padalinio vadovas, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas, Seimo kanceliarijos tarnautojas pasirašo panaudos sutartį, kurioje apibrėžiama panaudos gavėjo atsakomybė už tvarkingą technikos naudojimą.
XII DALIS
BUHALTERINĖ APSKAITA IR FINANSINĖ ATSKAITOMYBĖ
353. Seimo kanceliarijoje buhalterinę apskaitą tvarko Finansų departamento atsakingi tarnautojai, vadovaudamiesi Biudžetinių įstaigų ir Buhalterinės apskaitos įstatymais, finansų ministro patvirtintomis Biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos taisyklėmis, Seimo kanclerio įsakymu „Dėl Seimo kanceliarijos apskaitos politikos patvirtinimo“, kitais teisės aktais.
354. Finansų departamento atsakingi tarnautojai Seimo kanceliarijos ketvirtinę ir metinę finansinę atskaitomybę sudaro pagal Finansų ministerijos nustatytą tvarką ir grafikus, vadovaudamiesi finansų ministro įsakymu „Dėl Valstybės ir savivaldybių biudžetų vykdymo, biudžetinių įstaigų ir kitų subjektų programų sąmatų vykdymo ataskaitų sudarymo taisyklių ir formų patvirtinimo“ .
355. Finansų departamento tarnautojai, vadovaudamiesi Biudžeto sandaros įstatymu, Seimo statuto nuostatomis, Vyriausybės nutarimu patvirtintomis Valstybės biudžeto ir savivaldybių biudžetų sudarymo ir vykdymo taisyklėmis bei finansų ministro įsakymu patvirtinta valstybės biudžeto pajamų ir išlaidų ekonomine klasifikacija, Seimo kanclerio patvirtinta Seimo kanceliarijos išlaidų sąmatų projektų pagal tvirtinamas programas rengimo tvarka, parengia Seimo kanceliarijos išlaidų sąmatų projektus pagal numatomas programas. Finansų departamento direktorius šiuos projektus teikia Seimo valdybai tvirtinti.
XIII DALIS
VIEŠIEJI PIRKIMAI
356. Seimo kanceliarijos viešųjų pirkimų organizavimą koordinuoja Seimo kancleris ar jo įgaliotas Seimo kanclerio pavaduotojas.
357. Seimo kanceliarijos padalinių, numatančių ateinančiais kalendoriniais metais inicijuoti prekių, paslaugų ar darbų pirkimus, vadovai iki einamųjų metų spalio 1 d. Viešųjų pirkimų skyriui pateikia išankstinį šių pirkimų sąrašą, sudarytą atsižvelgiant į einamųjų metų Seimo kanceliarijos faktines išlaidas ir kitų biudžetinių metų planuojamus Seimo kanceliarijos asignavimus.
358. Patvirtinus ateinančių biudžetinių metų valstybės biudžete Seimo kanceliarijai skiriamus asignavimus, Seimo kanceliarijos padalinių vadovai Viešųjų pirkimų skyriui pateikia patikslintą ir su Finansų departamento direktoriumi suderintą ateinančiais metais planuojamų prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų sąrašą.
359. Seimo kanceliarijos padalinių pateiktus ir su Finansų departamento direktoriumi suderintus ateinančiais metais planuojamų viešųjų pirkimų sąrašus sistemina, Seimo kanceliarijos viešųjų pirkimų plano projektą pagal pirktinų prekių, paslaugų ir darbų vertes sudaro ir teikia Seimo kancleriui tvirtinti Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi tarnautojai.
360. Pirktinų prekių, paslaugų ir darbų vertes, vadovaudamasis Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų teisės aktų nuostatomis, apskaičiuoja ir su Finansų departamentu suderina Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi tarnautojai.
361. Seimo ar Seimo kanceliarijos padalinio vadovas, inicijuojantis konkretų pirkimą (išskyrus pirkimą taikant įprastą komercinę praktiką) pagal Seimo kanclerio patvirtintą Viešųjų pirkimų planą, užpildo prekių, paslaugų ar darbų pirkimo paraišką ir, suderinęs su Finansų departamento direktoriumi, kartu su specifikacija ir kita informacija pateikia Viešųjų pirkimų skyriui. Teikiamoje paraiškoje nurodomi reikalingų prekių, paslaugų ar darbų pavadinimai, jų techniniai, estetiniai, funkciniai ir kokybės reikalavimai, prekių kiekis, teiktinų su prekėmis susijusių paslaugų pobūdis, prekių pateikimo, paslaugų suteikimo, darbų atlikimo terminai, eksploatavimo išlaidos ir kitos pirkimo objektui keliamos sąlygos, lėšų prekėms, paslaugoms ar darbams pirkti poreikis, pageidaujamas pirkimo terminas, taip pat visa kita informacija, reikalinga pirkimams organizuoti ir atlikti.
362. Gavęs paraiškas, specifikacijas ir kitą informaciją, Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingas tarnautojas, vadovaudamasis Seimo kanclerio patvirtintu Seimo kanceliarijos viešųjų pirkimų planu, parengia Seimo kanclerio įsakymo projektą dėl konkretaus pirkimo.
363. Gavusi Seimo kanclerio įsakymą, pirkimo procedūras organizuoja ir atlieka nuolatinė Seimo kanceliarijos Viešųjų pirkimų komisija (toliau – Viešųjų pirkimų komisija) arba Seimo kanceliarijos Supaprastintų pirkimų komisija (toliau – Supaprastintų pirkimų komisija). Komisijos dirba pagal Seimo kanclerio patvirtintus darbo reglamentus. Pirkimams organizuoti ir atlikti gali būti sudaromos ir atskiros komisijos (vienam pirkimui, keliems tam tikros rūšies pirkimams, pirkimams, atliekamiems tam tikru laikotarpiu, ir pan.).
364. Komisijai priėmus sprendimą dėl laimėjusio pasiūlymo, sutarties su laimėjusį pasiūlymą pateikusiu tiekėju projektą, vadovaudamiesi pirkimo sąlygų reikalavimais ir tiekėjo pasiūlymo nuostatomis, rengia Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi tarnautojai.
365. Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi tarnautojai, prireikus kartu su Teisės departamento tarnautojais, nagrinėja ir rengia atsakymus į pirkimo dalyvių pateiktus skundus, taip pat kitus viešųjų pirkimų ginčų procesui reikalingus dokumentus ir dalyvauja teismo procesuose.
366. Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi tarnautojai rengia ir teisės aktų nustatyta tvarka Viešųjų pirkimų tarnybai teikia skelbimus ir pirkimo procedūrų ataskaitas.
367. Po sutarties (išskyrus sutartis, sudarytas po pirkimų taikant įprastą komercinę praktiką procedūrų) įvykdymo ar nutraukimo pirkimą inicijavusio Seimo ar Seimo kanceliarijos padalinio vadovas Viešųjų pirkimų skyriui pateikia su Finansų departamentu suderintą pirkimo sutarties įvykdymo (nutraukimo) ataskaitą.
368. Pirkimus taikant įprastą komercinę praktiką pagal Seimo kanclerio patvirtintas Supaprastintų viešųjų pirkimų, atliekamų taikant įprastą komercinę praktiką, taisykles atlieka Seimo kanclerio paskirti pirkimų organizatoriai. Prireikus pirkimui taikant įprastą komercinę praktiką organizuoti ir atlikti gali būti sudaroma atskira viešųjų pirkimų komisija arba pirkimo procedūros Seimo kanclerio įsakymu pavedamos atlikti Supaprastintų pirkimų komisijai.
369. Pirkimus inicijavusių Seimo kanceliarijos padalinių vadovai pasibaigus kiekvienam finansiniam ketvirčiui per 15 kalendorinių dienų pateikia Viešųjų pirkimų skyriui su Finansų departamentu suderintas ataskaitas dėl pirkimų, atliktų taikant įprastą komercinę praktiką, ir dėl pirkimo sutarčių pagal preliminariąsias sutartis. Viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi tarnautojai gautus duomenis apibendrina ir jų pagrindu parengia bendras Seimo kanceliarijos Viešųjų pirkimų ataskaitas, teikia jas tvirtinti Seimo kancleriui ir teisės aktų nustatytais terminais perduoda Viešųjų pirkimų tarnybai prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.
XIV DALIS
SEIMO NARIŲ DARBO SĄLYGŲ IR BUITIES KLAUSIMAI. ŪKINIS APTARNAVIMAS
TRISDEŠIMT AŠTUNTASIS SKIRSNIS
Seimo nariams, Seimo kanceliarijos tarnautojams tinkamų darbo sąlygų sudarymas, darbuotojų saugos, medicininio aptarnavimo organizavimas
370. Reikiamas darbo sąlygas, atitinkančias teisės aktų nustatytus žmonių saugos darbe ir sveikatos reikalavimus, Seimo vadovams, Seimo nariams, komitetams, komisijoms, frakcijoms, Lietuvos Respublikoje išrinktiems Europos Parlamento nariams Seimo rūmuose, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams ir Seimo kanceliarijos tarnautojams užtikrina Bendrųjų reikalų departamentas. Šio departamento atsakingi tarnautojai rengia Seime esančių darbo patalpų ir darbo vietų planus ir teikia pasiūlymus Seimo kancleriui dėl tinkamai įrengtų, priešgaisrinės saugos ir higienos reikalavimus atitinkančių darbo patalpų skyrimo. Kiekvienam Seimo nariui, Lietuvos Respublikoje išrinktam Europos Parlamento nariui Seimo rūmų patalpose suteikiama atskira darbo vieta.
371. Seimo narių aprūpinimo gyvenamosiomis patalpomis klausimu Bendrųjų reikalų departamentas priima Seimo narių prašymus dėl apgyvendinimo Seimo viešbutyje ir teikia pasiūlymus Seimo kancleriui.
372. Bendrųjų reikalų departamento tarnautojai, vadovaudamiesi Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymu ir kitais darbuotojų saugos ir sveikatos, darbo higienos, priešgaisrinės saugos norminių teisės aktų reikalavimais, užtikrina darbų saugą ir medicininį aptarnavimą, organizuoja darbų saugos ir sveikatos, priešgaisrinės saugos instrukcijų rengimą, instruktažus padaliniuose, sveikatos tikrinimus, padalinių vadovų mokymą ir atestavimą, nelaimingų atsitikimų, profesinių ligų ir avarijų tyrimą, pagal Personalo skyriaus nukreipimą rengia įvadinius instruktažus Seimo kanceliarijos tarnautojams (darbuotojams).
TRISDEŠIMT DEVINTASIS SKIRSNIS
Seimo rūmų, kitų Seimo kanceliarijos patikėjimo teise valdomų pastatų ir kito turto administravimas, eksploatavimas, remontas ir priežiūra
373. Seimo ir Seimo kanceliarijos ūkinį aptarnavimą, Seimo rūmų ir kitų Seimo kanceliarijos patikėjimo teise valdomų pastatų, kito turto administravimą atlieka Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai.
374. Pastatų techninę priežiūrą, Seimo rūmų ir kitų Seimo kanceliarijai priklausančių pastatų administravimą atlieka Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai.
375. Rengiant ateinančių biudžetinių metų Seimo kanceliarijos programų sąmatų projektą, Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai pateikia Finansų departamentui skaičiavimus, kiek reikės lėšų ilgalaikiam ir trumpalaikiam materialiajam turtui, statybinėms, eksploatacinėms ir kitoms medžiagoms, kanceliarinėms prekėms ir reprezentacijai skirtiems suvenyrams įsigyti, antspaudų ir spaudų gamybai ir kitoms būtinoms išlaidoms.
376. Bendrųjų reikalų departamento atsakingi tarnautojai atlieka ilgalaikio ir trumpalaikio materialiojo turto, statybinių, eksploatacinių medžiagų, organizacinės technikos, kanceliarinių prekių ir reprezentacijai skirtų suvenyrų pirkimus, teritorijos priežiūros, priešgaisrinės apsaugos priemonių, vandens, šildymo ir elektros tiekimo, nuotekų, vėdinimo, liftų įrengimų priežiūros, Seimo rūmų ir viešbučių valymo bei apsaugos paslaugų pirkimus.
377. Seimo kanceliarijos padalinių vadovai visus užsakymus ir prašymus Bendrųjų reikalų departamentui pateikia raštu suderinę su Seimo kancleriu ar jo pavaduotoju.
378. Materialinių vertybių pajamavimo ir išdavimo iš Seimo kanceliarijos sandėlių tvarką reglamentuoja Seimo kanclerio įsakymu patvirtintas Materialinių vertybių pajamavimo ir išdavimo iš Seimo kanceliarijos sandėlių tvarkos aprašas.
379. Užsakant Seimo ir Seimo kanceliarijos antspaudų ir spaudų gamybą, taip pat naikinant antspaudus ir spaudus, vadovaujamasi Seimo kanclerio įsakymu, antspaudų ir spaudų gamybą reglamentuojančiu Lietuvos policijos generalinio komisaro įsakymu.
380. Netinkamas naudoti arba nereikalingas Seimo kanceliarijos turtas nustatomas, įvertinamas, parduodamas, nurašomas ar likviduojamas Seimo kanclerio įsakymu vadovaujantis Vyriausybės nutarimu „Dėl nereikalingo arba netinkamo (negalimo) naudoti valstybės ir savivaldybių turto pardavimo viešuose prekių aukcionuose tvarkos patvirtinimo“ ir nutarimu „Dėl pripažinto nereikalingu arba netinkamu (negalimu) naudoti valstybės ir savivaldybių turto nurašymo, išardymo ir likvidavimo tvarkos patvirtinimo“, taip pat Seimo kanclerio patvirtintomis aukcionų rengimo taisyklėmis.
KETURIASDEŠIMTASIS SKIRSNIS
Sveikinimai, užuojautos, laidotuvių valstybės lėšomis organizavimas
381. Sveikinimams skirtų proginių atvirukų, sveikinimo aplankų gamybą, raštų ir meno kūrinių rėminimą, sveikinimų graviravimą užtikrina Bendrųjų reikalų departamentas. Sveikinimo tekstus, užsakovo patvirtintus atvirukų ir aplankų maketus Bendrųjų reikalų departamentui pateikia sveikinimo iniciatoriai. Seimo Pirmininko sveikinimų ir užuojautų rengimą koordinuoja Seimo Pirmininko sekretoriatas. Seimo kanclerio sveikinimų ir užuojautų rengimą koordinuoja Seimo kanclerio biuras ir Personalo skyrius.
382. Bendrųjų reikalų departamento tarnautojai organizuoja sveikinimų įvairiomis progomis rengimą, gėlių užsakymą, reikiamų suvenyrų gamybą ar pirkimą. Seimo vadovams, Seimo nariams, Seimo kanceliarijos vadovams ir tarnautojams gėlės, puokštės, suvenyrai užsakomi Bendrųjų reikalų departamentui pateikus prašymą žodžiu ar elektroniniu paštu. Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas, nustatyta tvarka sutvarkęs užsakymus, sąskaitas ir kitus finansinius dokumentus, du kartus per mėnesį teikia Finansų departamentui apmokėti ir parengia ataskaitą.
KETURIASDEŠIMT PIRMASIS SKIRSNIS
Spaudos prenumerata
384. Periodinės spaudos užsakymą Seimo vadovams, Seimo nariams, komitetams, komisijoms ir frakcijoms, Seimo kanceliarijos vadovams, Seimo kanceliarijos padaliniams organizuoja Bendrųjų reikalų departamentas. Pagal Seimo vadovų, Seimo narių, komitetų (komisijų) pirmininkų, frakcijų seniūnų, Seimo kanceliarijos padalinių prašymus Seimo kancleriui Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas parengia prenumeruojamų leidinių suvestinę ir prenumeratos plano projektą, kuris derinamas su Finansų departamento direktoriumi ir suderintas teikiamas Seimo kancleriui tvirtinti. Seimo kancleriui patvirtinus prenumeratos planą, Bendrųjų reikalų departamento atsakingas tarnautojas užsako prenumeratos plane nurodytus leidinius.
KETURIASDEŠIMT ANTRASIS SKIRSNIS
Tarnybinis transportas
386. Seimo kanceliarijos automobilių (toliau – tarnybiniai automobiliai) panaudojimą pagal kompetenciją užtikrina Transporto skyrius. Tarnybiniai automobiliai naudojami aptarnauti Seimo vadovus, Seimo komitetus (komisijas), frakcijas, kitus Seimo padalinius, Seimo narius, Seimo kanceliarijos vadovus ir padalinius. Transporto skyrius taip pat aptarnauja Seimo svečius ir oficialias užsienio delegacijas, forumus (asamblėjas), konferencijas pagal tarptautinio protokolo reikalavimus, valstybinių švenčių renginius, valstybės lėšomis laidojamų asmenų laidotuves ir kitus renginius. Tarnybinių automobilių naudojimą pagal Seime ir Seimo kanceliarijoje asmenų einamas pareigas, atliekamas funkcijas, užduotis ir pavedimus nustato Transporto skyriaus vedėjas.
387. Seimo vadovai, komitetų (komisijų), frakcijų nariai tarnybiniais automobiliais naudojasi Seimo valdybos nustatyta tvarka, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, Seimo kanceliarijos tarnautojai ir darbuotojai – Seimo kanclerio įsakymo nustatyta tvarka.
388. Važiuoti Vilniaus mieste atliekant Seimo ir Seimo kanceliarijos uždavinius ir funkcijas tarnybiniai automobiliai užsakomi paskambinus Transporto skyriaus atsakingam tarnautojui, važiuoti į kitus miestus ar vietoves – pateikus rašytinį nustatytos formos užsakymą.
389. Prireikus tarnybinis transportas nuomojamas su Transporto skyriaus vedėjo leidimu pagal Seimo kanclerio nustatytus nuomos įkainius. Šiuo atveju asmuo, norintis išsinuomoti tarnybinį automobilį, Transporto skyriaus vedėjui pateikia rašytinį prašymą, kuriame nurodo pageidaujamo automobilio markę, nuomos tikslą, miestą (vietovę), išvykimo, grįžimo datą ir laiką. Pasibaigus tarnybinio automobilio nuomai, Transporto skyriaus atsakingas tarnautojas pagal nuomoto automobilio ridą ir Seimo kanclerio nustatytus įkainius apskaičiuoja Seimo kanceliarijai mokėtiną tarnybinio automobilio nuomos sumą ir reikiamus dokumentus pateikia Finansų departamentui apmokėjimo procedūroms atlikti.
390. Pagal Tarptautinių ryšių departamento, Bendrųjų reikalų departamento, Seimo komitetų (komisijų), frakcijų, Seimo kanceliarijos vadovų užsakymus Transporto skyriaus atsakingas tarnautojas skiria tarnybinius automobilius Seimo svečių, oficialių delegacijų forumų (asamblėjų), konferencijų, valstybinių švenčių renginių ir kitų renginių aptarnavimui.
391. Prireikus su Transporto skyriaus vedėjo leidimu Transporto skyriuje teikiamos Seimo nariams, Nepriklausomybės Akto signatarams, Lietuvoje išrinktiems Europos Parlamento nariams, Seimo kanceliarijos tarnautojams ir darbuotojams, kitiems fiziniams ir juridiniams asmenims (toliau – užsakovas) nuosavybės teise priklausančių automobilių, taip pat Seimo reguliavimo sričiai priskirtų valstybės įstaigų ir įmonių automobilių plovimo, remonto, techninės priežiūros paslaugos.
392. Užsakovas Transporto skyriaus atsakingam tarnautojui pateikia rašytinį prašymą dėl transporto priemonės remonto, plovimo ar techninės priežiūros paslaugos suteikimo. Transporto skyriaus vedėjo vizuotą užsakovo prašymą Transporto skyriaus atsakingas tarnautojas įregistruoja gautų prašymų žurnale.
393. Automobilį remontuoti, plauti ar techninei priežiūrai atlikti užsakovas į Transporto skyrių pateikia asmeniškai ir aptaria teikiamas paslaugas, darbų mastą ir atsiskaitymo būdą. Transporto skyriaus atsakingas tarnautojas organizuoja ir atsako už priimtos užsakovo transporto priemonės techninės būklės patikrinimą ir prašyme nurodytų remonto darbų atlikimą.
394. Suteikęs užsakovo nurodytas paslaugas, Transporto skyriaus atsakingas tarnautojas sudaro transporto priemonės remonto, plovimo ar atliktų techninės priežiūros darbų sąmatą ir kartu su užsakovo prašymo kopija pateikia Finansų departamentui galutinei paslaugos kainai apskaičiuoti ir teikti paslaugos užsakovui apmokėti.
395. Tarnybinių automobilių naudojimo kontrolę atlieka Transporto skyriaus atsakingi tarnautojai kartu su Finansų departamento atsakingais tarnautojais.
396. Seimo kanceliarijos tarnybinių automobilių, jų išlaikymo, tarnybinių automobilių parko atnaujinimo, infrastruktūros poreikį, taip pat tam būtinų lėšų dydį kasmet, sudarant Seimo kanceliarijos programų sąmatos projektą, apskaičiuoja ir Finansų departamentui teikia Transporto skyriaus vedėjas.
Seimo kanceliarijos
reglamento
1 priedas
Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre neregistruojamų dokumentų sąrašas
Seimo informacinės sistemos Gaunamų dokumentų registre neregistruojami šie dokumentai:
1) įstatymų, kitų Seimui teikiamų teisės aktų projektai ir pasiūlymai (registruojami Seimo posėdžių sekretoriate Seime gautų įstatymų projektų ir pasiūlymų registre);
2) korespondencija, adresuota Seimo nariams, frakcijoms (tvarkoma kaip adresuota „Asmeniškai“; Seimo narių padėjėjai-sekretoriai, Seimo frakcijų referentai registruoja atskiruose Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 3 priede pateiktos formos Seimo narių (frakcijų) gaunamų dokumentų registruose);
3) korespondencija, adresuota Seimo kanceliarijos tarnautojams, Seimo politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams su užrašu „Asmeniškai“;
4) įslaptinta korespondencija su slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“;
5) viešųjų pirkimų dokumentai (atitinkamų teisės aktų nustatyta tvarka registruojami atsakingų už tai tarnautojų);
7) finansiniai dokumentai, siunčiami be lydraščių (važtaraščiai, sąskaitos, pavedimai, kvitai ir t. t. ) (registruojami atskiruose Finansų departamento registruose);
8) be lydraščių gaunami susipažinti kitų institucijų nutarimų, sprendimų, potvarkių, įsakymų nuorašai;
13) dokumentai, registruojami kituose registruose pagal registrų sąrašą ir dokumentacijos planą (pvz., Respublikos Prezidento grąžinamų Seimui pasirašytų ar grąžintų pakartotinai svarstyti nepasirašytų įstatymų lydraščiai registruojami Dokumentų departamente atskirame registre ir pan.);
Seimo kanceliarijos
reglamento
2 priedas
Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre neregistruojamų dokumentų sąrašas
Seimo informacinės sistemos Siunčiamų dokumentų registre neregistruojami šie dokumentai:
1) įslaptinti dokumentai su slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“;
2) viešųjų pirkimų dokumentai (registruojami atitinkamų teisės aktų nustatyta tvarka atsakingų už tai tarnautojų);
3) finansiniai dokumentai, siunčiami be lydraščių (važtaraščiai, sąskaitos, pavedimai, kvitai ir t. t. ) (registruojami atskiruose Finansų departamento registruose);
6) Dokumentų departamento siunčiami įstatymų, Seimo, Seimo valdybos, Seniūnų sueigos priimtų teisės aktų ir dokumentų nuorašai;
7) dokumentai, registruojami kituose registruose pagal registrų sąrašą ir dokumentacijos planą (Seimo kanceliarijos siunčiamų Respublikos Prezidentui pasirašyti įstatymų lydraščiai registruojami Dokumentų departamente atskirame registre, Seimo narių siunčiami dokumentai ir kt.);