VILNIAUS MIESTO APYLINKĖS TEISMO PIRMININKAS
ĮSAKYMAS
DĖL VIDAUS KONTROLĖS POLITIKOS
PATVIRTINIMO
2021 m. kovo 10 d. Nr. V-86
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ patvirtinto Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo 5 punktu:
2. P a v e d u Raštinės skyriaus patarėjai el. paštu supažindinti su Vidaus kontrolės politika atsakingus asmenis, nurodytus Vidaus kontrolės politikos 1 priedo lentelės skiltyje „Atsakomybė vidaus kontrolės aspektu“ (ir tuo atveju, jei nurodytas pareigas einantys asmenys pasikeis (pvz., grįš po vaiko priežiūros atostogų ir pan.)), taip pat paskelbti Vidaus kontrolės politiką teismo intranete (be priedų).
3. P a v e d u teismo kancleriui organizuoti Vilniaus miesto apylinkės teismo vidaus kontrolės politikos (be priedų) paskelbimą teisės aktų registre.
PATVIRTINTA
Vilniaus miesto apylinkės teismo pirmininko
2021 m. kovo 10 d. įsakymu Nr. V-86
VILNIAUS MIESTO APYLINKĖS TEISMO
VIDAUS KONTROLĖS POLITIKA
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Vilniaus miesto apylinkės teismo (toliau – Teismas) vidaus kontrolės politikoje (toliau – Politika) detalizuojamas Teismo Politikos turinys, aprašomi vidaus kontrolės tikslai, dalyviai, elementai, vidaus kontrolės analizė ir vertinimas bei nustatoma informacijos apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Teisme teikimo tvarka.
2. Politikoje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme (toliau – Įstatymas), Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatyme, Lietuvos Respublikos teismų įstatyme ir kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose.
3. Teismo Politika nustatyta atsižvelgiant į Teismo veiklos ypatumus ir vadovaujantis Įstatyme ir Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 (toliau – Finansų ministro patvirtintas aprašas), keliamais reikalavimais.
4. Teismo Politikos struktūra ir atsakomybių paskirstymas bei pagrindinių taikomų įstatymų ir kitų teisės aktų sąrašas yra nustatyti šios Politikos 1 priede.
5. Politikoje nustatyta vidaus kontrolė Teisme apima Teismo kaip biudžetinės įstaigos administracinę-ūkinę veiklą ir, vadovaujantis Lietuvos Respublikos Konstitucijos 109 straipsniu, yra netaikoma pagrindinei Teismo veiklai – teisingumo vykdymui bei visoms tiesiogiai su teisingumo vykdymu susijusioms procedūroms, nustatytoms išorės ir vidaus teisės aktuose. Su teisingumo vykdymu susijusioms procedūroms Teismo veiklos administracinę priežiūrą nustato Lietuvos Respublikos teismų įstatymo 102, 103, 104 straipsniai ir Teisėjų tarybos patvirtinti Administravimo teismuose nuostatai.
6. Politika netaikoma Teismo teisėjų veiklai, išskyrus kai jie eina Teismo pirmininko (kaip biudžetinės įstaigos vadovo) pareigas arba dalyvauja įstaigos administracinėje-ūkinėje veikloje eidami Teismo pirmininko pavaduotojų (skyrių pirmininkų) pareigas. Tačiau Politikoje nustatyti kontrolės veiklos elementai teisėjams taikomi su teisingumo vykdymu nesusijusiems ūkiniams veiksmams (pavyzdžiui, priešgaisrinė sauga).
II SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖ
PIRMASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS TIKSLAI IR JŲ ĮGYVENDINIMAS
8. Vidaus kontrolė – Teismo kaip biudžetinės įstaigos administracinės-ūkinės veiklos, nesusijusios su teisingumo vykdymu bei visomis tiesiogiai su teisingumo vykdymu susijusiomis procedūromis (toliau – Teismo veikla), rizikos valdymui sukurta kontrolės sistema, padedanti užtikrinti, kad Teismas pasiektų šiuos vidaus kontrolės tikslus:
8.2. saugotų turtą nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo ar kitų neteisėtų veikų;
8.3. vykdytų veiklą laikydamasis patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo:
8.3.1. ekonomiškumu, kuris suprantamas kaip minimalus išteklių panaudojimas užtikrinant vykdomos veiklos kokybę;
8.3.2. efektyvumu, kuris suprantamas kaip geriausias naudojamų išteklių ir vykdomos veiklos (kiekio, kokybės ir laiko požiūriu) santykis;
9. Vidaus kontrolės tikslų siekiama užtikrinant darnią ir veiksmingą vidaus kontrolės sistemą, apimančią ir finansų kontrolę. Finansų kontrolė Teisme atliekama vadovaujantis Teismo pirmininko įsakymu patvirtintomis Finansų kontrolės taisyklėmis.
10. Vidaus kontrolė yra kompleksinis ir nenutrūkstamas procesas, kurį įgyvendina Teismo pirmininkas kaip įstaigos vadovas, Teismo kancleris kaip už įstaigos administracinės-ūkinės veiklos, kuriai ir taikoma ši Politika, organizavimą atsakingas valstybės tarnautojas, kuris vadovauja Teismo administracijai, Teismo pirmininko pavaduotojai, struktūrinių padalinių vadovai bei Teismo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – Teismo darbuotojai), jeigu jie dalyvauja įstaigos administracinėje-ūkinėje veikloje.
11. Teismo veiklos rizika – tikimybė, kad dėl Teismo veiklos rizikos veiksnių Teismo veiklos tikslai nebus įgyvendinti arba bus įgyvendinti netinkamai ir dėl to Teismas gali patirti nuostolių.
12. Teismo veiklos rizikos valdymas – Teismo veiklos rizikos veiksnių nustatymas, analizė ir priemonių, kurios sumažintų arba pašalintų neigiamą poveikį Teismo veiklai, parinkimas.
13. Vidaus kontrolės sistema Teisme kuriama ir palaikoma, atsižvelgiant į veiklos ypatumus, teisės aktus bei kitus dokumentus, reglamentuojančius veiklą, laikantis vidaus kontrolės principų. Vidaus kontrolės sistema apima pagrindinius valdymo procesus (planavimą, vykdymą ir stebėseną), nuolat tobulinama ir keičiama, atsižvelgiant į pokyčius.
ANTRASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS PRINCIPAI IR ELEMENTAI
14. Vidaus kontrolė Teisme įgyvendinama laikantis tinkamumo, efektyvumo, rezultatyvumo, optimalumo, dinamiškumo ir nenutrūkstamo funkcionavimo principų, nustatytų Įstatymo 5 straipsnyje.
15. Siekiant įgyvendinti pagrindinius vidaus kontrolės tikslus pagal nustatytus principus, vidaus kontrolė Teisme kuriama pagal šiuos vidaus kontrolės elementus: kontrolės aplinka, rizikos vertinimas, kontrolės veikla, informavimas ir komunikacija bei stebėsena.
16. Kontrolės aplinka turi skatinti kiekvieną Teismo darbuotoją laikytis nustatytų taisyklių, pabrėžiant vidaus kontrolės svarbą bei kiekvieno darbuotojo svarbą ir funkcijas vidaus kontrolės procese. Kontrolės aplinka apima:
16.1. organizacinę struktūrą – Teismo patvirtinta organizacinė struktūra detalizuojama Teismo nuostatuose, pareigybių sąraše, pareigybių aprašymuose ir kituose dokumentuose;
16.2. valdymo filosofiją ir vadovavimo stilių – vadovas palaiko vidaus kontrolę, nustato politiką, procedūras ir formuoja praktiką, skatinančią ir motyvuojančią Teismo darbuotojus siekti geriausių veiklos rezultatų, prižiūri, kaip įgyvendinama vidaus kontrolė;
16.3. personalo valdymo politiką ir praktiką – formuojama tokia personalo politika, kuri skatintų pritraukti, ugdyti ir išlaikyti kompetentingus darbuotojus, taikomos tinkamos prevencinės priemonės, skirtos darbuotojų darbingumui ir sveikatai darbe išsaugoti;
16.4. kompetenciją – siekiama, kad Teismo darbuotojai turėtų tinkamą kvalifikaciją, pakankamai patirties ir reikiamų įgūdžių savo funkcijoms atlikti, pareigoms įgyvendinti ir atsakomybei už vidaus kontrolę suprasti;
16.5. profesinio elgesio principus ir taisykles – Teismo pirmininkas, Teismo kancleris, Teismo pirmininko pavaduotojai ir Teismo darbuotojai laikosi profesinio elgesio principų ir taisyklių, vengia viešųjų ir privačių interesų konflikto, Teismo pirmininkas ir Teismo kancleris formuoja teigiamą darbuotojų požiūrį į vidaus kontrolę.
17. Rizikos vertinimas – tai neigiamos įtakos Teismo veiklai galinčių turėti veiksnių nustatymas ir analizė. Teisme rizika valdoma, nustatant jos veiksnius, juos įvertinant ir parenkant priemones jiems valdyti (rekomenduojamos naudoti Politikos 2 ir 3 prieduose pateiktos dokumentų formos). Rizikos vertinimas apima:
17.1. rizikos veiksnių nustatymą – nustatomi galimi rizikos veiksniai (įskaitant korupcijos riziką), turintys įtakos Teismo veiklai ir tikslų pasiekimui, taip pat nustatomi ir įvertinami pokyčiai, galintys reikšmingai paveikti vidaus kontrolę Teisme; rizikai nustatyti sudaromas rizikos veiksnių sąrašas su trumpu aprašymu;
17.2. rizikos veiksnių analizę – įvertinami nustatytų rizikos veiksnių pasireiškimo tikimybė ir poveikis veiklai; atliekant rizikos veiksnių analizę rizikos veiksniai sugrupuojami pagal jų reikšmingumą/ svarbą Teismo veiklai;
17.3. toleruojamos rizikos nustatymą – nustatoma toleruojama rizika, kurios valdyti nėra poreikio ar galimybės (gali būti toleruojama nereikšminga rizika);
17.4. reagavimo į riziką numatymą (rizikos valdymo priemonių parinkimą) – priimami sprendimai dėl reagavimo į reikšmingą riziką, kurios pasireiškimo tikimybė didelė (numatomos priemonės rizikai mažinti iki toleruojamos rizikos). Galimi reagavimo į riziką būdai:
17.4.1. rizikos mažinimas – veiksmai, kuriais siekiama sumažinti rizikos pasireiškimo tikimybę ir (ar) poveikį veiklai iki toleruojamos rizikos; prireikus parengiamas rizikos valdymo planas, numatant jame rizikos mažinimo priemones, jų įgyvendinimo terminus ir atsakingus už priemonių įgyvendinimą darbuotojus (Politikos 3 priedas);
17.4.2. rizikos perdavimas – rizikos perdavimas trečiosioms šalims (pavyzdžiui, perkant draudimo paslaugas arba perkant tam tikras paslaugas atsisakant jų vykdymo patiems);
17.4.3. rizikos toleravimas – rizikos prisiėmimas, kai rizikos pasireiškimo tikimybė ir poveikis veiklai neviršija nustatytos toleruojamos rizikos ir nesiimama jokių veiksmų rizikai mažinti;
18. Vykdant korupcijos prevencijos veiklą, Lietuvos Respublikos korupcijos prevencijos įstatyme ir jį įgyvendinančiuose teisės aktuose nustatyta tvarka Teisme atliekamas korupcijos pasireiškimo tikimybės vertinimas, įvertinamos galimos korupcijos pasireiškimo sritys bei laikantis išorinių ir vidinių teisės aktų, reglamentuojančių, kaip teismuose turi būti vykdoma kova su korupcija, sudaromas kovos su korupcija priemonių planas, kuriame nustatomos korupcijos prevencijos vykdymo priemonės, atsakingi darbuotojai (skyriai), priemonių vykdymo terminai, laukiami rezultatai bei atliekamas korupcijos pasireiškimo tikimybės vertinimas.
19. Kontrolės veikla – tai Teismo veikla, kuria siekiama sumažinti neigiamą rizikos veiksnių poveikį Teismui ir kuri apima:
19.1. kontrolės priemonių parinkimą ir tobulinimą – parenkamos ir tobulinamos riziką iki toleruojamos rizikos mažinančios kontrolės priemonės:
19.1.1. įgaliojimų, leidimų suteikimas – užtikrinama, kad būtų atliekamos tik Teismo pirmininko ir (ar) Teismo kanclerio nustatytos procedūros;
19.1.2. prieigos kontrolė – užtikrinama, kad turtu, duomenimis ir dokumentais naudosis tik įgalioti (paskirti) asmenys ir kad turtas, duomenys ir dokumentai būtų apsaugoti nuo neteisėtų veikų;
19.1.3. funkcijų atskyrimas – Teismo veiklos uždaviniai ir funkcijos priskiriami atitinkamoms darbuotojų pareigybėms, kad darbuotojui (-ams) nebūtų pavesta kontroliuoti visų funkcijų, siekiant sumažinti klaidų, apgaulių ir kitų neteisėtų veikų riziką; Teismo darbuotojų pareigos ir atsakomybė nustatoma pareigybių aprašymuose;
19.1.4 veiklos ir rezultatų peržiūra – periodiškai peržiūrimos veiklos sritys, procesai ir rezultatai, siekiant užtikrinti jų atitiktį Teismo tikslams ir reikalavimams; vertinama veikla teisėtumo, ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo požiūriu; palyginami ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatai su planuotais ir (arba) praėjusio ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatais;
19.1.5. veiklos priežiūra – prižiūrima Teismo veikla (užduočių skyrimas, peržiūra ir tvirtinimas), kad kiekvienam darbuotojui būtų aiškiai nustatytos jo pareigos ir atsakomybė, sistemingai prižiūrimas kiekvieno darbuotojo darbas, prireikus periodiškai už jį atsiskaitoma; Teismo darbuotojams kiekvieniems kalendoriniams metams nustatomos metinės užduotys, siektini rezultatai ir jų vertinimo rodikliai, atliekami kasmetiniai darbuotojų veiklos vertinimai; vykdoma finansų kontrolė (išankstinė, einamoji ir paskesnė) – procesas, kurio metu užtikrinama, kad Teismo turto valdymas, naudojimas, apsauga ir disponavimas juo, sutartiniai įsipareigojimai tretiesiems asmenims atitiktų teisėtumo bei patikimo finansų valdymo principus;
19.2. technologijų naudojimą – Teisme įdiegtos ir palaikomos patikimos informacinių technologijų sistemos, užtikrinamas saugus ir nenutrūkstamas šių sistemų, ypač susijusių su duomenų, informacijos kaupimu, apdorojimu, naudojimu ir saugojimu, veikimas; už centralizuotą teismų informacinių sistemų valdymą atsakinga Nacionalinė teismų administracija;
20. Informavimas ir komunikacija – su vidaus kontrole susijusios aktualios, išsamios, patikimos ir teisingos informacijos gavimas ir teikimas laiku vidaus ir išorės informacijos vartotojams, laikantis institucijos reputacijos valdymo politikos, kuris apima:
20.1. informacijos naudojimą – Teismas gauna, rengia ir naudoja aktualią, išsamią, patikimą ir teisingą informaciją, atitinkančią jai nustatytus reikalavimus ir palaikančią vidaus kontrolės veikimą;
20.2. vidaus komunikaciją – nenutrūkstamas informacijos perdavimas Teismo viduje apie veiklos rezultatus, pokyčius, riziką ir vidaus kontrolės veikimą;
21. Stebėsena – tai nuolatinis ir (arba) periodinis stebėjimas ir vertinimas, kai analizuojama, ar vidaus kontrolė įgyvendinama pagal Politiką ir ar ji atitinka kintančias veiklos sąlygas, taip pat trūkumų vertinimas ir pranešimas apie juos. Periodinių vertinimų apimtį ir dažnumą lemia Teismo veiklos rizikos vertinimas ir nuolatinės stebėsenos rezultatai (nustačius tam tikrus veiklos trūkumus). Stebėsena apima vidaus auditorių ir kitų išorės audito vykdytojų bei veiklos vertintojų pateiktų išvadų ar rekomendacijų įgyvendinimo nuolatinę stebėseną ir (ar) periodinius vertinimus. Apie vidaus kontrolės trūkumus, nustatytus nuolatinės stebėsenos ir (ar) periodinių vertinimų metu, turi būti informuotas Teismo pirmininkas, Teismo kancleris ir kiti sprendimus priimantys Teismo darbuotojai.
22. Teismų sistemoje sudarytos galimybės apie galimus pažeidimus, be kita ko, susijusius su korupcija ar sukčiavimu, pranešti Nacionalinėje teismų administracijoje veikiančiu teismų sistemos vidiniu informacijos apie pažeidimus teikimo kanalu, garantuojant pranešimą pateikusio asmens konfidencialumą ir užtikrinant pranešėjo apsaugą teisės aktų nustatyta tvarka. Nustačius tam tikrus neatitikimus, pažeidimus, ir kitokius faktus, liudijančius apie vidaus kontrolės sistemos trūkumus, ir kai tai nėra reglamentuota kituose vidiniuose teisės aktuose, Teismo pirmininko sprendimu gali būti atliekami atskiri vertinimai, patikrinimai.
TREČIASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS DALYVIAI
24. Teismo pirmininkas, siekdamas strateginio planavimo dokumentuose nustatytų veiklos tikslų, užtikrina vidaus kontrolės sukūrimą Teisme, jos įgyvendinimą ir tobulinimą:
24.2. užtikrina, kad būtų pašalinti vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų ir kitų vykdytojų nustatyti vidaus kontrolės trūkumai ir jų atsiradimą lemiantys veiksniai;
25. Vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekantys Teismo darbuotojai prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą ir jos atitiktį nustatytai Politikai, atlikdami nuolatinę stebėseną, apimančią kiekvieną vidaus kontrolės elementą. Vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekantys Teismo darbuotojai teikia Teismo pirmininkui ir Teismo kancleriui informaciją apie vidaus kontrolės ir rizikos valdymą, Politikos įgyvendinimo trūkumus ir rizikos veiksnius.
III SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ANALIZĖ IR VERTINIMAS
27. Teismo pirmininkas užtikrina, kad kiekvienais metais atsižvelgiant į vidaus kontrolės stebėsenos rezultatus būtų atliekama vidaus kontrolės analizė, apimanti visus vidaus kontrolės elementus, kurios metu būtų įvertinami Teismo veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams (ar vidaus kontrolė įgyvendinama pagal Politiką ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas), vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų pateikta informacija, vidaus ir kitų auditų rezultatai ir numatomos vidaus kontrolės tobulinimo priemonės.
28. Vidaus kontrolė vertinama:
28.2. gerai – jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos Teismo veiklos rezultatams;
28.3. patenkinamai – jei visa rizika yra nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamą įtaką Teismo veiklos rezultatams;
29. Atlikus vidaus kontrolės analizę ir vertinimą, Teismo pirmininkas gali kreiptis į Nacionalinės teismų administracijos Vidaus audito skyrių su prašymu atlikti tam tikrų Teismo veiklos sričių vidaus auditą.
IV SKYRIUS
INFORMACIJOS APIE VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMĄ TEIKIMAS
31. Informacijos, kaip įgyvendinama vidaus kontrolė, apibendrinimą, organizuoja Teismo kancleris Finansų ministro patvirtinto aprašo nustatyta tvarka.
32. Teismo kancleris kiekvienais metais iki kovo 1 dienos Finansų ministerijos rašytiniu prašymu teikia Finansų ministro patvirtinto aprašo 30 punkte nurodytą informaciją už praėjusius metus apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Teisme:
32.2. kaip Teisme kuriama ir įgyvendinama vidaus kontrolė, atitinkanti vidaus kontrolės principus ir apimanti visus vidaus kontrolės elementus;
32.3. ar atliekama vidaus kontrolės analizė, apimanti visus vidaus kontrolės elementus, įvertinami veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams;
32.4. ar pašalinti vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų, vidaus auditorių ir kitų audito vykdytojų nustatyti vidaus kontrolės trūkumai ir jų atsiradimą lemiantys veiksniai;
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
33. Visi už vidaus kontrolę Teisme atsakingi asmenys privalo laiku ir kokybiškai atlikti savo pareigas, siekti, kad vidaus kontrolė Teisme būtų veiksminga.
34. Teismo darbuotojai, pastebėję šios Politikos pažeidimus, privalo apie juos informuoti Teismo pirmininką arba Teismo kanclerį.
35. Teismo darbuotojai turi teisę teikti Teismo pirmininkui arba Teismo kancleriui siūlymus dėl Politikos nuostatų tobulinimo.
36. Už šioje Politikoje nustatytų pareigų nesilaikymą asmenys atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.