ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PROCESO VYKDYMO ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2022 m. gruodžio 21 d. Nr. A-2193

Šiauliai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu, Šiaulių miesto savivaldybės tarybos 2022 m. liepos 7 d. sprendimu Nr. T-317 „Dėl teisės atlikti centrinės perkančiosios organizacijos funkcijas biudžetinei įstaigai Šiaulių apskaitos centrui suteikimo“:

1. T v i r t i n u Viešųjų pirkimų proceso vykdymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje tvarkos aprašą (pridedama).

2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Viešųjų pirkimų proceso vykdymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje tvarkos aprašą, patvirtintą Šiaulių miesto savivaldybės administracijos 2018 m. balandžio 18 d. įsakymu Nr. A-629 „Dėl viešųjų pirkimų proceso vykdymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje tvarkos aprašo patvirtinto“ su visais jo pakeitimais ir papildymais.

3. N u s t a t a u, kad šis įsakymas įsigalioja nuo 2023 m. sausio 1 d.

Administracijos direktorius	Antanas Bartulis

patvirtinta

Šiaulių miesto savivaldybės administracijos

direktoriaus 2022 m. gruodžio 21 d. įsakymu

Nr. A-2193

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PROCESO VYKDYMO ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Viešųjų pirkimų proceso vykdymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje (toliau vadinama – Savivaldybės administracija) tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Savivaldybės administracijos prekių, paslaugų ir darbų pirkimų (toliau – pirkimai) planavimą, organizavimą, atlikimą.

2. Viešieji pirkimai atliekami laikantis šio Aprašo nuostatų ir vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas), Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymais, Centralizuotų viešųjų pirkimų veiklos paslaugų sutartimi, pasirašyta tarp BĮ Šiaulių apskaitos centro ir Šiaulių miesto savivaldybės administracijos, kitais viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais. Organizuojant ir atliekant pirkimus turi būti racionaliai naudojamos Savivaldybės administracijos lėšos ir darbuotojų laikas. Turi būti laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo, konkurencingumo principų, konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų.

3. Apraše vartojamos sąvokos:

SCPO – Savivaldybės centrinė perkančioji organizacija BĮ Šiaulių apskaitos centras, juridinio asmens kodas 305888561, buveinės adresas Pakalnės g. 6A, 76293 Šiauliai, vykdanti prekių, paslaugų ir darbų viešuosius pirkimus, Šiaulių miesto savivaldybės kontroliuojamoms (valdomoms) biudžetinėms ir viešosioms įstaigoms pagal pasirašytas Centralizuotų viešųjų pirkimų veiklos paslaugų sutartis.

Viešųjų pirkimų valdymo sistema „Ecocost: Pirkimai“ (toliau – Pirkimų valdymo sistema) –Šiaulių miesto savivaldybės administracijos naudojama programinė įranga, skirta viešųjų pirkimų planavimui, vykdymui ir viešojo pirkimo sutarčių (toliau – Sutartis) kontrolei elektroninėje erdvėje.

Centralizuotas viešasis pirkimas (toliau – centralizuotas pirkimas) – Pirkimų valdymo sistemoje pažymėtas centralizuotu, kurį vykdo SCPO.

Decentralizuotas viešasis pirkimas (toliau – decentralizuotas pirkimas) – mažos vertės pirkimas, kurio numatoma sutarties vertė yra mažesnė kaip 15000 Eur (be PVM), pirkimas naudojantis nacionalinės centrinės perkančiosios organizacijos elektroniniu katalogu (toliau – CPO LT), atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūra pagal SCPO sudarytas preliminariąsias sutartis ar SCPO dinaminę pirkimų sistemą, Pirkimų valdymo sistemoje pažymėtas decentralizuotu ir kurį Aprašo nustatyta tvarka vykdo Šiaulių miesto savivaldybės administracija.

Inicijavimo paraiška – Pirkimų valdymo sistemoje nustatytos formos dokumentas, kurio pagrindu Pirkimo iniciatorius pradeda decentralizuotą pirkimą arba prašo SCPO pradėti centralizuoto pirkimo procedūras ir kuriame pateikiama išsami informacija apie pirkimą;

Pirkimo iniciatorius - Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu paskirtas atsakingas asmuo, kuris Pirkimų valdymo sistemoje nurodė poreikį įsigyti reikalingų prekių, paslaugų ar darbų ir/arba pateikė Inicijavimo paraišką dėl viešojo pirkimo vykdymo. Jeigu Pirkimo iniciatorius Pirkimų valdymo sistemoje yra nurodytas kaip decentralizuoto pirkimo vykdytojas, jis tampa pirkimo organizatoriumi. Pirkimo organizatoriumi gali būti tik Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu paskirti asmenys.

Pirkimo inicijavimo dokumentai – Inicijavimo paraiška ir kartu pateikti dokumentai, reikalingi pirkimui pradėti: techninė specifikacija, techninė dokumentacija, Rinkos tyrimų ar rinkos konsultacijų duomenys, parengtas pirkimo sutarties projektas, jei tokio tipo Sutarties projekto nėra tarp parengtų SCPO patvirtintų standartinių Sutarčių formų arba pirkimo objektas išskirtinis dėl savo būdo, apimties, sudėtingumo ir priimtiniau naudoti Savivaldybės administracijos parengtą Sutarties projektą, taip pat kita, Pirkimo iniciatoriaus nuomone, su pirkimu susijusi dokumentacija;

Pirkimų planas – Savivaldybės administracijos parengtas ir patvirtintas einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti pirkimų sąrašas;

Už pirkimų planavimą atsakingas asmuo (toliau – už pirkimų planavimą atsakingas asmuo) – Savivaldybės administracijos darbuotojas, kuris pagal pareigybės aprašyme jam nustatytas funkcijas vykdo Savivaldybės administracijos pirkimo verčių apskaitą, rengia Pirkimų planą ir jo pakeitimus, skelbia Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau- CVP IS) pirkimų plano suvestinę, pildo metines pirkimų ataskaitas, teikia jas CVP IS priemonėmis Viešųjų pirkimų tarnybai ir skelbia Savivaldybės tinklalapyje.

Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie realių ir potencialių prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus, jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas ir atliekamus darbus, kainas rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su pirkimais, priimti;

Sutarties vykdymas – tiekiamų prekių, paslaugų ir atliekamų darbų priėmimas, tiekėjo priimtų įsipareigojimų (kokybės, terminų ir kt.) vykdymo priežiūra, civilinės atsakomybės tiekėjams taikymas, ginčų sprendimas, sutarties, jos pakeitimo procedūros vykdymas, sutarties, jos pakeitimų paskelbimas CVP IS, kiti Savivaldybės administracijos veiksmai, kuriais siekiama, kad pirkimo sutartis būtų tinkamai įvykdyta;

Sutarties vykdytojas – Pirkimų valdymo sistemoje bei sutartyje nurodytas Savivaldybės administracijos darbuotojas, atsakingas už sutarties vykdymą;

4. Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka Viešųjų pirkimų įstatyme ir kituose, viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose vartojamas sąvokas.

5. Visi, viešųjų pirkimų procese dalyvaujantys ar galintys daryti įtaką pirkimo procedūrų rezultatams asmenys, pirkimo procedūrose dalyvauti ar su pirkimu susijusius sprendimus priimti gali tik pasirašę Viešųjų pirkimų tarnybos kartu su Vyriausiąja tarnybinės etikos komisija nustatytos formos nešališkumo deklaraciją, Aprašo 1 priede nustatytos formos konfidencialumo pasižadėjimą ir užpildę privačių interesų deklaraciją, kaip tai numato Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatymas. Savivaldybės administracijos darbuotojai nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą pasirašo vieną kartą, juose nurodant visas, viešuosiuose pirkimuose atliekamas pareigas. Kiti asmenys nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą pasirašo nurodydami viešojo pirkimo pavadinimą ir pirkime atliekamas pareigas.

6. Nešališkumo deklaracijos ir konfidencialumo pasižadėjimai registruojami dokumentų valdymo sistemoje. Visi, iki šio Aprašo įsigaliojimo pasirašyti Konfidencialumo pasižadėjimai ir Nešališkumo deklaracijos taikomi viešiesiems pirkimams, vykdomiems po šio Aprašo įsigaliojimo ir yra laikomi galiojančiais.

7. Pirkimo iniciatorius atsako už siūlomo atlikti pirkimo inicijavimą laiku, pirkimo tikslingumą, Savivaldybės administracijos poreikius atitinkantį pirkimo objekto apibūdinimą, techninės specifikacijos (perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybių apibūdinimas) atitiktį teisės aktams, susijusiems su pirkimo objektu, už su pirkimo specifika susijusių tiekėjo kvalifikacijos kriterijų, reikalavimų nurodymą.

8. Viešųjų pirkimų proceso vykdymo kontrolė atliekama vadovaujantis Vidaus kontrolės įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje tvarkos aprašu, patvirtintu Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu.

II. PIRKIMŲ PLANAVIMAS

9. Savivaldybės administracijos padalinio Pirkimų iniciatorius iki kiekvienų kalendorinių metų gruodžio 1 d. pateikia apie planuojamus pirkimus ateinančiais kalendoriniais metais Pirkimų valdymo sistemoje užpildydamas pirkimų poreikio formos informaciją.

10. Pirkimo iniciatoriai, rengdami informaciją apie planuojamus pirkimus turi:

10.1. žinoti reikalingą prekių, paslaugų ar darbų kiekį ar apimtis atsižvelgdamas į visą Sutarties trukmę su galimais pratęsimais, maksimalią planuojamos sudaryti Sutarties vertę ir skirtų ar planuojamų skirti asignavimų dydį, Sutarties kainodarą, jei reikia - numatomas pirkimo objekto eksploatavimo išlaidas, esant poreikiui, atlikti Rinkos tyrimą, reikalingą potencialiems tiekėjams, numatomai pirkimo vertei išsiaiškinti;

10.2. įvertinti galimybę prekes, paslaugas ir darbus įsigyti naudojantis Viešosios įstaigos CPO LT elektroniniu katalogu;

10.3. įvertinti, ar prekėms, paslaugoms ar darbams, kuriuos ketinama įsigyti, taikytini aplinkos apsaugos kriterijai, energijos vartojimo efektyvumo reikalavimai;

10.4. įvertinti galimybę pirkimus atlikti iš Viešųjų pirkimų įstatymo 23 ir 24 straipsniuose nurodytų subjektų;

10.5. išanalizuoti planuojamų vidaus sandorių (jei tokius numatoma sudaryti) atitiktį Viešųjų pirkimų įstatymo 10 straipsnio 1 dalyje nustatytoms sąlygoms.

11. Atlikdamas Rinkos tyrimą, Pirkimo iniciatorius pats pasirenka, kokius duomenis rinkti – pirminius, t. y. originalius duomenis, kurie renkami specialiai konkrečiam pirkimui, ar antrinius, t. y. tokius duomenis, kurie jau buvo surinkti anksčiau ir kuriuos galima visiškai ar iš dalies panaudoti atliekant planuojamą pirkimą. Analizuojant Rinkos tyrimo metu surinktus duomenis, sisteminama informacija apie rinkoje tiekėjų siūlomas prekes, paslaugas ir (ar) darbus, jų savybes ir kainas, stebimi rinkos pokyčiai. Rinkos tyrimo apimtis ir detalumas priklauso nuo perkamo objekto sudėtingumo, vertės.

12. Už pirkimų planavimą atsakingas asmuo, įvertinęs Pirkimų iniciatorių užpildytas pirkimų poreikio informaciją, vadovaudamasis Viešųjų pirkimų įstatymu ir viešųjų pirkimų planavimą reglamentuojančiais kitais teisės aktais, Pirkimų valdymo sistemoje rengia Pirkimų planą, parenka kiekvienam pirkimui pirkimo būdą, nurodo, ar pirkimas decentralizuotas, ar centralizuotas.

13. Pirkimų planas derinamas su Apskaitos skyriaus vedėju. Derintojai į pirkimo plano derinimo procesą gali įtraukti papildomus asmenis, pavedant jiems suderinti informaciją, tiesiogiai susijusią su jų atliekamomis funkcijomis.

14. Pirkimų planą tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius.

15. Patvirtintas Pirkimų planas iki kalendorinių metų gruodžio 31 d pateikiamas SCPO.

16. SCPO atlikus patvirtinto Pirkimų plano patikrą:

16.1. Savivaldybės administracija atlieka Pirkimų plano pakeitimus (jei reikalinga). Pirkimų plano pakeitimas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas Pirkimų valdymo sistemoje Aprašo 12-14 punktuose nustatyta tvarka;

16.2. už pirkimų planavimą atsakingas asmuo Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka paskelbia planuojamų atlikti pirkimų suvestinę CVP IS ir per 5 darbo dienas po planuojamų atlikti pirkimų suvestinės paskelbimo, Pirkimų valdymo sistemoje nurodo centralizuotų pirkimų kodus iš CVP IS paskelbtos suvestinės.

17. Paskelbus planuojamų atlikti pirkimų suvestinę CVP IS, ir, esant poreikiui, Pirkimo iniciatorius informuoja SCPO, apie kuriuos pirkimus reikia paskelbti iš anksto.

18. Jeigu, patvirtinus ar pakeitus savivaldybės biudžetą, pasikeitė lėšų paskirstymas, per metus išaiškėjo papildomas prekių, paslaugų ar darbų poreikis ar pasikeitė finansavimo galimybės, Pirkimo iniciatoriai, per 10 dienų po šių faktų paaiškėjimo, užpildo Pirkimų valdymo sistemoje pasikeitusią informaciją.

19. Už pirkimų planavimą atsakingas asmuo, įvertinęs Pirkimo iniciatoriaus patikslintą informaciją apie prekių, paslaugų ir darbų poreikį, per 5 dienas, parengia Pirkimų plano pakeitimą. Pirkimų plano pakeitimas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas Pirkimų valdymo sistemoje Aprašo 12-14 punktuose nustatyta tvarka.

20. Patvirtinus Pirkimų plano pakeitimus, už pirkimų planavimą atsakingas asmuo per 5 darbo dienas patikslina paskelbtą CVP IS planuojamų atlikti pirkimų suvestinę.

III. pirkimų inicijavimas

21. Pirkimo iniciatorius, prieš pradėdamas inicijuoti pirkimą:

21.1 turi žinoti svarbiausias perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybes, kurias reikės nurodyti pirkimo inicijavimo dokumentuose, reikalingą šių prekių, paslaugų ar darbų kiekį ar apimtis atsižvelgdamas į visą Sutarties trukmę su galimais pratęsimais, maksimalią planuojamos sudaryti Sutarties vertę ir skirtų ar planuojamų skirti asignavimų dydį, Sutarties kainodarą, numatomas pirkimo objekto eksploatavimo išlaidas (jei reikia), siūlomus minimalius tiekėjų kvalifikacijos reikalavimus, ekonominio naudingumo vertinimo kriterijus ir parametrus, prekių pristatymo ar paslaugų suteikimo ir darbų atlikimo terminus, kitas reikalingas Sutarties sąlygas, pasirūpinęs reikalinga technine dokumentacija ar kitais dokumentais;

21.2. jei tikslinga, turi būti atlikęs pakartotinį Rinkos tyrimą, reikalingą pirkimo vertei nustatyti (išskyrus mažos vertės ir ypatingos skubos pirkimus).

22. Prieš pradedant pirkimą (iš anksto), siekiant kokybiškiau pasirengti pirkimui, pranešti tiekėjams apie savo pirkimo planus ir reikalavimus Pirkimo iniciatorius gali:

22.1. prašyti suteikti ir gauti nepriklausomų ekspertų, institucijų arba rinkos dalyvių konsultacijas;

22.2. iš anksto CVP IS paskelbti pirkimų techninių specifikacijų projektus. Techninių specifikacijų projektai skelbiami ir šių projektų gautos pastabos ir pasiūlymai vertinami Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka;

23. Konsultacijos su rinkos dalyviais turi vykti nepažeidžiant tiekėjų konkurencijos, nediskriminavimo, skaidrumo principų.

24. Priėmus sprendimą pasinaudoti rinkos konsultacijų galimybe, Pirkimo iniciatorius privalo Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka kvietimą suteikti konsultacijas paskelbti CVP IS. Ta pati informacija papildomai gali būti skelbiama ir savivaldybės tinklapyje, kitur internete ir (arba) leidiniuose. To paties dokumento turinys visur turi būti tapatus.

25. Rinkos konsultacijas gali atlikti Pirkimo iniciatorius, pirkimo organizatorius, Savivaldybės administracijos direktoriaus paskirtas darbuotojas (darbuotojai), sudarytos komisijos ar darbo grupės.

26. Konsultacija gali vykti raštu ar kaip apžiūra ir konsultacija objekto vietoje susitinkant su tiekėju.

27. Konsultacijos įforminamos pokalbių skaitmeniniais įrašais, protokolais, ataskaitomis ar kitais būdais, kurie užtikrintų gautos informacijos išsaugojimą ir pateikiami kartu su Inicijavimo paraiška, arba nuoroda, kur su šia informacija galima susipažinti.

28. Pirkimo iniciatorius, vadovaudamasis Pirkimų planu, pildo Pirkimų valdymo sistemoje Inicijavimo paraišką (naudojantis Pirkimų valdymo sistemos standartiniais pasirinkimais, visi pažymėti privalomi paraiškos laukai turi būti užpildyti), įkelia pirkimui pradėti reikalingus dokumentus: techninę specifikaciją, technine dokumentaciją, Rinkos tyrimų ar rinkos konsultacijų duomenis, parengtą Sutarties projektą, jei tokio tipo Sutarties projekto nėra tarp parengtų SCPO patvirtintų standartinių Sutarčių formų arba pirkimo objektas išskirtinis dėl savo būdo, apimties, sudėtingumo ir priimtiniau naudoti Savivaldybės administracijos parengtą Sutarties projektą, taip pat kita, pirkimo iniciatoriaus nuomone, su pirkimu susijusią dokumentaciją ir pradeda jos derinimą.

29. Inicijavimo paraiška turi būti suderinta su iniciatoriaus vadovu. Iniciatoriaus vadovas, derindamas paraišką, atsako už tai, kad informacija, nurodyta Aprašo 28 punkte, būtų pateikiama išsami, teisinga.

30. Esant nuolatiniam ar dažnam poreikiui visus metus pirkti to paties tipo prekes ar paslaugas, Pirkimo valdymo sistemoje gali būti pildoma viena Inicijavimo paraiška dėl visų tokių per metus atliekamų pirkimų.

31. Tik suderinus Inicijavimo paraišką, gali būti vykdomos pirkimo procedūros.

32. Savivaldybės administracijos padalinio vadovas atsako už tai, kad padalinio pirkimai būtų inicijuoti laiku.

33. Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyris kas ketvirtį vykdo inicijuotų pirkimų stebėseną ir per 15 dienų ketvirčiui pasibaigus, ataskaitą teikia Savivaldybės administracijos direktoriui.

IV. DECENTRALIZUOTŲ PIRKIMŲ VYKDYMAS

34. Decentralizuotus pirkimus vykdo Savivaldybės administracijos padaliniai pagal savo vykdomos veiklos sritį (-is) šia tvarka:

35. Decentralizuoto pirkimo procedūrą atlieka pirkimo organizatorius arba viešojo pirkimo komisija (toliau – Komisija).

36. Jeigu pirkimo procedūroms vykdyti reikalinga komisija, pirkimo organizatorius parengia Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymą dėl viešojo pirkimo komisijos sudarymo. Komisijos sekretoriumi skiriamas pirkimo organizatorius arba kitas, pirkimą inicijavusio administracijos padalinio darbuotojas. Komisija veikia pagal Viešųjų pirkimų komisijų, sudarytų Šiaulių miesto savivaldybės administracijos decentralizuotiems pirkimams vykdyti darbo reglamentą, patvirtintą Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu (toliau – Komisijos darbo reglamentas).

37. Atliekant mažos vertės pirkimus, taikomos Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatos/skyriai, reglamentuojantys tokių pirkimų vykdymo reikalavimus ir Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašas, patvirtintas Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašas).

38. Pirkimai naudojantis CPO LT elektroniniu katalogu vykdomi CPO LT nustatyta tvarka.

39. Atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūros pagal SCPO sudarytą preliminariąją sutartį ar SCPO dinaminę pirkimų sistemą vykdomos preliminariojoje sutartyje ar SCPO nustatyta tvarka

40. Vykdant pirkimą neskelbiamos apklausos būdu, vienas tiekėjas gali būti apklausiamas šiais atvejais:

40.1. jeigu numatoma sutarties vertė yra mažesnė kaip 5 000 Eur (penki tūkstančiai eurų) be PVM (pirkimų organizatorius visada gali apklausti ir daugiau tiekėjų);

40.2. perkamos prekės ar paslaugos naudojant reprezentacinėms išlaidoms skirtas lėšas;

40.3. yra tik konkretus tiekėjas, kuris gali patiekti reikalingas prekes, pateikti paslaugas ar atlikti darbus ir nėra jokios kitos priimtinos alternatyvos (pvz., perkamos meninio, mokslinio pobūdžio paslaugos, perkamos papildomos prekės ar paslaugos iš tam tikro tiekėjo, techniniu požiūriu derinant su jau turimomis prekėmis ar suteiktomis paslaugomis ir pan.);

40.4. pirkimą būtina atlikti ypač skubiai. Šios aplinkybės negali priklausyti nuo Savivaldybės administracijos delsimo arba neveiklumo;

40.5. perkamos darbuotojams reikalingos mokymo paslaugos;

40.6. kitais pagrįstais atvejais, kai pirkimo organizatorius pagrindimą nurodo Inicijavimo paraiškoje.

41. Jeigu numatoma pirkimo vertė yra nuo 5 000 (penki tūkstančiai eurų) be PVM iki 15 000 Eur (penkiolika tūkstančių eurų) be PVM, atliekama apklausa raštu, kreipiantis į ne mažiau kaip 3 (tris) tiekėjus. Mažesnį tiekėjų skaičių galima apklausti tik tada, kai rinkoje nėra žinoma daugiau tiekėjų, siūlančių reikalingas prekes, paslaugas ar darbus.

42. Kiekviena atliekama pirkimo procedūra patvirtinama šiais dokumentais:

42.1. Jei pirkimas vykdomas žodžiu, pirkimą patvirtinantys dokumentai yra sutartis ir CVP IS paskelbta informacija apie ją, o jei sutartis sudaryta žodžiu – sąskaita faktūra arba kiti buhalterinės apskaitos dokumentai;

42.2. Jei pirkimas vykdomas raštu, pirkimą patvirtinantys dokumentai yra susirašinėjimo informacija, įskaitant skelbimą apie pirkimą (jei pirkimas buvo skelbiamas) ir kiti pirkimo dokumentai: susirašinėjimas elektroniniu paštu, ar CVP IS priemonėmis, protokolai (fiksuojantys Komisijos sprendimus ar surašomi derybų, ar susitikimų su tiekėjais atveju), taip pat sudaryta sutartis ir CVP IS paskelbta informacija apie ją, o jei sutartis sudaryta žodžiu - sąskaita faktūra arba kiti buhalterinės apskaitos dokumentai.

43. Pirkimo organizatorius Pirkimų valdymo sistemoje nurodo pirkimo vykdymo etapų datas pirkimo laiko juostos lange ir ne vėliau kaip kitą darbo dieną po Sutarties sudarymo ar sąskaitos faktūros (kai Sutartis sudaroma žodžiu) gavimo, įveda Pirkimų valdymo sistemos modulyje „Žurnalas“ informaciją apie kiekvieną atliktą mažos vertės pirkimą.

44. Pirkimo organizatorius paskelbia CVP IS laimėjusio dalyvio pasiūlymą, sudarytą Sutartį, Sutarties sąlygų pakeitimus. Jei už Sutarties vykdymą yra atsakingas ne pirkimo organizatorius, tuomet laimėjusio dalyvio pasiūlymą, sudarytą Sutartį, Sutarties sąlygų pakeitimus CVP IS paskelbia, už Sutarties vykdymą atsakingas asmuo, nurodytas Sutartyje.

45. Pasibaigus pirkimo procedūroms, su pirkimu susiję dokumentai, lieka pirkimą vykdžiusiame struktūriniame padalinyje ir/arba elektroninėje pirkimo byloje.

V. CENTRALIZUOTŲ PIRKIMŲ VYKDYMO YPATUMAI

46. Centralizuoti pirkimai vykdomi vadovaujantis Centralizuotų viešųjų pirkimų vykdymo tvarkos taisyklėmis, patvirtintomis Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2022 m. gruodžio 2 d. įsakymu Nr. A-2080 „Dėl centralizuotų viešųjų pirkimų vykdymo“ ir Centralizuotų viešųjų pirkimų veiklos paslaugų sutartimi.

VI. SUTARČIŲ SUDARYMAS IR VYKDYMAS

47. Sutartys sudaromos vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo V skyriaus nuostatomis, Šiaulių miesto savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašu, patvirtintu Šiaulių miesto savivaldybės tarybos sprendimu ir Šiaulių miesto savivaldybės dokumentų valdymo tvarkos aprašu, patvirtintu Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu.

48. Sutarties sudarymas:

48.1. Decentralizuoto pirkimo atveju – Sutarties sudarymo procedūrą organizuoja pirkimo organizatorius ir ne vėliau kaip per 3 darbo dienas Pirkimų valdymo sistemoje registruoja sudarytą Sutartį. Už pasirašyti pateiktos sutarties turinio atitikimą viešojo pirkimo dokumentams, atsakingas pirkimo organizatorius;

48.2. Centralizuoto pirkimo atveju - pasibaigus Sutarties atidėjimo terminui (jeigu jis taikomas), Pirkimo iniciatorius, gavęs SCPO suteiktą pirkimo dokumentų peržiūros teisę CVP IS, organizuoja Sutarties pasirašymo procedūrą ir ne vėliau kaip per 3 darbo dienas Pirkimų valdymo sistemoje registruoja sudarytą Sutartį ir įkelia pasirašytos Sutarties kopiją. Už pasirašyti pateiktos Sutarties turinio atitikimą viešojo pirkimo dokumentams, atsakingas SCPO.

49. Sutarties vykdytojas paskelbia CVP IS laimėjusio dalyvio pasiūlymą, sudarytą Sutartį, Sutarties sąlygų pakeitimus.

50. Savivaldybės administracijos žodžiu sudarytų Sutarčių suvestinę CVP IS per 15 dienų ketvirčiui pasibaigus, skelbia už pirkimų planavimą atsakingas asmuo.

51. Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyris kas mėnesį tikrina, ar tiekėjų pasiūlymai, sudarytos Sutartys ir jų pakeitimai yra paskelbti CVP IS.

52. Sutarties vykdytojas Pirkimų valdymo sistemoje registruoja pagal Sutartis gautas sąskaitas ir stebi Sutarties išpirkimo vertę (likutį), kad nebūtų viršyta maksimali Sutarties vertė, atsako už priimamų prekių ir paslaugų kokybę bei kiekį, pristatymo (teikimo), darbų atlikimo terminų kontrolę, priimamų prekių ir paslaugų, darbų atitikimą Sutartyse numatytiems kokybiniams reikalavimams ir kitų Sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą.

53. Jeigu Sutartyje numatyta pasirinkimo galimybė dėl jos pratęsimo, Sutarties vykdytojas, atsižvelgęs į pirkimo Sutartyje numatytų įsipareigojimų laikymąsi ir, atlikęs tyrimą Sutarties objekto rinkos kainai nustatyti, įvertina Sutarties pratęsimo tikslingumą.

54. Savivaldybės administracijos direktorius, priėmęs sprendimą pratęsti Sutartį, pasirašo susitarimą dėl Sutarties pratęsimo. Savivaldybės administracijos direktorius gali priimti sprendimą nepratęsti Sutarties ir pavesti pirkimo iniciatoriui vykdyti naują pirkimą.

55. Visais atvejais, kai vykdant sudarytą Sutartį atsiranda poreikis keisti tam tikras Sutartyje nustatytas sąlygas, Sutarties pakeitimą inicijuoja Sutarties vykdytojas.

56. Inicijuodamas pirkimo Sutarties sąlygų keitimą, Sutarties vykdytojas turi nustatyti, ar yra aplinkybės, nurodytos Viešųjų pirkimų įstatymo 89 straipsnyje, pagal kurias gali būti keičiama Sutartis neatliekant naujos pirkimo procedūros.

57. Sutarties pakeitimo projektas privalo būti derinamas su už pirkimų planavimą atsakingu asmeniu ta apimtimi, ar po Sutarties pakeitimo Sutarties vertė nepadidėtų tiek, kad būtų pažeistas (pasikeistų) pirkimo būdas;

58. Atlikus Sutarties pakeitimą, Sutarties vykdytojas:

58.1. paskelbia CVP IS priemonėmis Sutarties pakeitimą;

58.2. tarptautinės vertės pirkimo atveju, jei Sutarties pakeitimas buvo atliktas vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 89 straipsnio 1 dalies 2 ar 3 punkto pagrindu, ne vėliau kaip kitą darbo dieną po Sutarties pakeitimo pasirašymo informuoja SCPO, kuris privalo paskelbti skelbimą apie Sutarties pakeitimą per Europos Sąjungos leidinių biurą ir CVP IS Viešųjų pirkimų įstatymo 33 straipsnio 4 dalyje nustatyta tvarka.

59. Jei Sutarties vykdymo metu iškilo poreikis Sutartį nutraukti, Sutarties nutraukimo procedūrą inicijuoja Sutarties vykdytojas.

60. Inicijuodamas pirkimo Sutarties nutraukimo procedūras, Sutarties vykdytojas, visus su Sutarties vykdymu susijusius dokumentus, galimai įrodančius Sutarties nutraukimo aplinkybes, pateikia Teisės skyriaus ir Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyrio specialistų vertinimui.

61. Savivaldybės administracijos direktorius, sprendimą dėl Sutarties nutraukimo priima tik gavęs Teisės skyriaus ir Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyrio specialistų išvadą.

62. Sutarties vykdytojas nedelsiant (taip, kad būtų užtikrintas Viešųjų pirkimų įstatymo 91 straipsnio 1 dalyje nustatytas terminas) informuoja Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyrį apie Sutarties neįvykdžiusius ar netinkamai ją įvykdžiusius tiekėjus ((tiekėjų grupės atveju – visus grupės narius), taip pat apie ūkio subjektus, kurių pajėgumais rėmėsi tiekėjas ir kurie su tiekėju prisiėmė solidarią atsakomybę už Sutarties įvykdymą, jeigu pažeidimas įvykdytas dėl tos Sutarties dalies, kuriai jie buvo pasitelkti) užpildydamas Aprašo 2 priede nustatytos formos dokumentą „Informacija apie nepatikimą tiekėją“, kai:

62.1. Sutartis nutraukta dėl esminio Sutarties pažeidimo arba priimtas Savivaldybės administracijos direktoriaus sprendimas, kad tiekėjas Sutartyje nustatytą esminę Sutarties sąlygą vykdė su dideliais arba nuolatiniais trūkumais ir dėl to Savivaldybės administracija pritaikė Sutartyje nustatytą sankciją;

62.2. priimtas teismo sprendimas, kuriuo tenkinamas Savivaldybės administracijos reikalavimas atlyginti nuostolius, patirtus dėl to, kad tiekėjas Sutartyje nustatytą esminę pirkimo sutarties sąlygą vykdė su dideliais arba nuolatiniais trūkumais.

63. Įvykdžius arba nutraukus Sutartį, Savivaldybės administracijos padaliniai pagal savo vykdomą kompetenciją atsakingi už Sutarčių vykdymo priežiūrą, esant poreikiui, inicijuoja Sutarties rezultatų aptarimą darbo grupėse, komisijose dėl Sutarties vykdymo metu iškilusių problemų ir teikia siūlymus dėl analogiškų pirkimų vykdymo (pirkimo dokumentų, Sutarties sąlygų, kvalifikacinių reikalavimų ir kt.) ateityje.

64. Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyris kaupia, sistemina, analizuoja Savivaldybės administracijos padalinių pateiktą informaciją apie Sutarčių vykdymo procese iškilusias/pastebėtas problemas ir poskyrio kompetencijos ribose rengia Savivaldybės administracijos teisės aktų pakeitimus, organizuoja susitikimus su SCPO dėl pirkimų vykdymo (pirkimo dokumentų, Sutarties sąlygų, kvalifikacinių reikalavimų ir kt.) ateityje aptarimo.

VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

65. Pasikeitus Apraše nurodytų norminių teisės aktų ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatoms, norminiams teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams netekus galios arba įsigaliojus naujiems norminimas teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams, kurie kitaip reguliuoja ir (ar) rekomenduoja Apraše aptariamus aspektus, Aprašo nuostatomis vadovaujamasi tiek, kiek jos neprieštarauja norminiams teisės aktams, kartu atsižvelgiant į pasikeitusį, norminiuose teisės aktuose įtvirtintą teisinį reguliavimą ir (ar) pasikeitusias rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatas.

66. Planavimo ir pasirengimo pirkimams dokumentai, decentralizuotų pirkimų dokumentai, pasiūlymai bei jų nagrinėjimo ir vertinimo dokumentai, Komisijos sprendimų priėmimo, derybų ar kiti protokolai, susirašinėjimo su tiekėjais dokumentai, kiti su pirkimu susiję dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.

67. Tai, kas nereglamentuota šiame Apraše, sprendžiama taip, kaip numatyta Lietuvos Respublikos teisės aktuose.

68. Aprašas keičiamas, naikinamas ar stabdomas jo galiojimas Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu.

_____________

Viešųjų pirkimų proceso vykdymo

Šiaulių miesto savivaldybės

administracijoje tvarkos aprašo

1 priedas

ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA

___________________________________________________

(Viešojo pirkimo komisijos pirmininko, pavaduotojo, nario, eksperto, stebėtojo, pirkimo organizatoriaus, pagalbinės pirkimų veiklos paslaugų teikėjo darbuotojo, teisines konsultacijas teikiančio advokato ar kito, pirkimų procese dalyvaujančio ar galinčio daryti įtaką pirkimo procedūrų rezultatams asmens vardas ir pavardė)*

KONFIDENCIALUMO PASIŽADĖJIMAS

20 m. d.

Šiauliai

(Vietovės pavadinimas)

Būdamas Viešojo pirkimo komisijos pirmininku, pavaduotoju, nariu, ekspertu, stebėtoju, pirkimo organizatoriumi, pagalbinės pirkimų veiklos paslaugų teikėjo darbuotoju, teisines konsultacijas teikiančiu advokatu ar kitu, pirkimų procese dalyvaujančiu ar galinčiu daryti įtaką pirkimo procedūrų rezultatams, asmeniu (nereikalinga išbraukti)

1. Pasižadu:

1.1. saugoti ir tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais tikslais ir tvarka naudoti visą su pirkimu(-ais) susijusią informaciją, kuri man taps žinoma.

1.2. man patikėtus dokumentus saugoti tokiu būdu, kad tretieji asmenys neturėtų galimybės su jais susipažinti ar pasinaudoti;

1.3. nepasilikti jokių man pateiktų dokumentų kopijų.

2. Man žinoma, kad su pirkimu susijusią informaciją, kurią Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų su jo įgyvendinimu susijusių teisės aktų nuostatos numato teikti pirkimo procedūrose dalyvaujančioms arba nedalyvaujančioms šalims, galėsiu teikti tik įpareigotas pirkimo komisijos ar perkančiosios organizacijos vadovo ar jo įgalioto asmens. Konfidencialią informaciją galėsiu atskleisti tik Lietuvos Respublikos įstatymų nustatytais atvejais.

3. Man išaiškinta, kad konfidencialią informaciją sudaro:

3.1. informacija, kurios konfidencialumą nurodė tiekėjas ir jos atskleidimas nėra privalomas pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus;

3.2. visa su pirkimu susijusi informacija ir dokumentai, kuriuos Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų su jo įgyvendinimu susijusių teisės aktų nuostatos nenumato teikti pirkimo procedūrose dalyvaujančioms arba nedalyvaujančioms šalims;

3.3. informacija, jeigu jos atskleidimas prieštarauja įstatymams, daro nuostolių teisėtiems šalių komerciniams interesams arba trukdo užtikrinti sąžiningą konkurenciją.

4. Esu įspėtas, kad, pažeidęs šį pasižadėjimą, turėsiu atlyginti perkančiajai organizacijai ir tiekėjams padarytus nuostolius.

___________________

(Parašas)	(Vardas, pavardė)

*Jei Konfidencialumo pasižadėjimą pasirašo ne Savivaldybės administracijos darbuotojas, nurodo juridinio asmens, kuriam atstovauja pavadinimą, pareigas, pirkimo pavadinimą

Viešųjų pirkimų proceso vykdymo

Šiaulių miesto savivaldybės

administracijoje tvarkos aprašo

2 priedas

INFORMACIJA APIE NEPATIKIMĄ TIEKĖJĄ

1.	Tiekėjo pavadinimas (tiekėjų grupės atveju – visų grupės narių), ūkio subjekto, kurio pajėgumais rėmėsi tiekėjas ir kuris su tiekėju prisiėmė solidarią atsakomybę už pirkimo sutarties įvykdymą pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 49 straipsnio 5 dalį

2.	Tiekėjo (juridinio asmens) kodas (jeigu tiekėjas yra fizinis asmuo, asmens kodas nenurodomas)

3.	Pirkimo objekto pavadinimas

4.	Pirkimo rūšis prekės, paslaugos, darbai

5.	Kodas pagal BVPŽ

6.	Papildomi BVPŽ kodai (jeigu yra)

7.	Pirkimo numeris (jeigu yra)

8.	Pirkimo sutarties indeksas (suteikiamas CVP IS paviešinus sudarytą sutartį)

9.	Sutarties nutraukimą dėl esminio sutarties pažeidimo arba esminės sutarties sąlygos vykdymą su dideliais arba nuolatiniais trūkumais patvirtinantys dokumentai (prisegami skenuoti dokumentai)

Nurodomi patvirtinančių dokumentų pavadinimai, datos, numeriai

10.	Perkančiosios organizacijos sprendimo data (11.1-11.2 p), teismo sprendimo įsiteisėjimo data (11.4-11.5 p.) ar tiekėjo kreipimosi į teismą data (11.3 p.)

11.	Pranešimo priežastis:

11.1. pirkimo sutartis nutraukta dėl esminio pirkimo sutarties pažeidimo;

11.2. perkančiosios organizacijos sprendimas, kad tiekėjas pirkimo sutartyje nustatytą esminę pirkimo sutarties sąlygą vykdė su dideliais arba nuolatiniais trūkumais ir dėl to perkančioji organizacija pritaikė sutartyje nustatytą sankciją;

11.3. tiekėjas kreipėsi į teismą, kuriuo ginčijamas perkančiosios organizacijos sprendimas nutraukti pirkimo sutartį dėl esminio pirkimo sutarties pažeidimo ar sprendimas, kad tiekėjas pirkimo sutartyje nustatytą esminę pirkimo sutarties sąlygą vykdė su dideliais arba nuolatiniais trūkumais ir dėl to perkančioji organizacija pritaikė pirkimo sutartyje nustatytą sankciją;

11.4. galutinio teismo sprendimo, kuriuo nustatoma, kad nėra pagrindo tenkinti tiekėjo reikalavimą, kuriuo ginčijamas pirkimo sutarties nutraukimas dėl esminio pirkimo sutarties pažeidimo ar perkančiosios organizacijos sprendimas, kad tiekėjas pirkimo sutartyje nustatytą esminę pirkimo sutarties sąlygą vykdė su dideliais arba nuolatiniais trūkumais ir dėl to perkančioji organizacija pritaikė sutartyje nustatytą sankciją, įsiteisėjimas;

11.5. teismo sprendimo, kuriuo tenkinamas perkančiosios organizacijos reikalavimas atlyginti nuostolius, patirtus dėl to, kad tiekėjas pirkimo sutartyje nustatytą esminę pirkimo sutarties sąlygą vykdė su dideliais arba nuolatiniais trūkumais, įsiteisėjimas.

12.	Atsakingo asmens vardas, pavardė, kontaktiniai duomenys (telefono numeris, elektroninio pašto adresas)