LIETUVOS RESPUBLIKOS
SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL EUROPOS PAGALBOS LABIAUSIAI SKURSTANTIEMS ASMENIMS FONDO INFORMACINĖS SISTEMOS DUOMENŲ MAINŲ SVETAINĖS NAUDOJIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2020 m. gruodžio 10 d. Nr. A1-1260
Vilnius
Įgyvendindamas Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2020 m. sausio 28 d. įsakymu Nr. A1-71 „Dėl Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų saugos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos saugaus elektroninės informacijos tvarkymo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos naudotojų administravimo taisyklių ir Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos veiklos tęstinumo valdymo plano patvirtinimo“, 8.17, 24.2 ir 25.1 papunkčius:
1. T v i r t i n u Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės naudojimo taisykles (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir
darbo ministro 2020 m. gruodžio 10 d.
įsakymu Nr. A1-1260
EUROPOS PAGALBOS LABIAUSIAI SKURSTANTIEMS ASMENIMS FONDO INFORMACINĖS SISTEMOS DUOMENŲ MAINŲ SVETAINĖS NAUDOJIMO TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo (toliau – EPLSAF) informacinės sistemos (toliau – EPLSAFIS) duomenų mainų svetainės (toliau – DMS) naudojimo taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja prisijungimo prie DMS tvarką ir naudojimosi ja principus, DMS naudotojo teises ir atsakomybę, dokumentų ir duomenų (įskaitant asmens duomenis) teikimą bei komunikaciją, paraiškos pildymą, teikimą ir tikslinimą, projekto sutarties derinimą, sudarymą, keitimą ir nutraukimą, pirkimų plano ir pirkimų faktinių duomenų teikimą, mokėjimo prašymų grafiko teikimą, avanso mokėjimo prašymo ir mokėjimo prašymų rengimą ir teikimą per DMS, pranešimų DMS naudotojui teikimą bei kitas naudojimosi DMS nuostatas.
3. Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2020 m. sausio 28 d. įsakymu Nr. A1-71 „Dėl Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų saugos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos saugaus elektroninės informacijos tvarkymo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos naudotojų administravimo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos veiklos tęstinumo valdymo plano patvirtinimo“ (toliau – EPLSAFIS nuostatai), 3 punkte nurodytuose teisės aktuose.
II SKYRIUS
PRISIJUNGIMO PRIE DMS TVARKA IR NAUDOJIMOSI JA PRINCIPAI
4. Prisijungti prie DMS gali tik pareiškėjo (projekto vykdytojo) ir organizacijų partnerių įgalioti fiziniai asmenys.
5. Pareiškėjo (projekto vykdytojo) ir organizacijų partnerių įgaliotiems fiziniams asmenims teises naudotis DMS suteikia Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymu paskirtas EPLSAFIS administratorius pagal pareiškėjo (projekto vykdytojo) ir organizacijų partnerių suteiktus įgaliojimus konkrečiam (-tiems) fiziniam (-iams) asmeniui (-ims), užpildžius Prašymo suteikti Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės naudotojo teises formą (Taisyklių 1 priedas) (toliau – DMS naudotojo įgaliojimas), Prašymo suteikti Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų tvarkymo / peržiūros teises formą (Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos naudotojų administravimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2020 m. sausio 28 d. įsakymu Nr. A1-71 „Dėl Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų saugos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos saugaus elektroninės informacijos tvarkymo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos naudotojų administravimo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos veiklos tęstinumo valdymo plano patvirtinimo“ (toliau – EPLSAFIS administravimo taisyklės), 1 priedas), pasirašius Konfidencialumo pasižadėjimą (Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų saugos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2020 m. sausio 28 d. įsakymu Nr. A1‑71 „Dėl Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų saugos nuostatų, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos saugaus elektroninės informacijos tvarkymo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos naudotojų administravimo taisyklių, Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos veiklos tęstinumo valdymo plano patvirtinimo“ (toliau – EPLSAFIS duomenų saugos nuostatai), priedas (toliau – EPLSAFIS duomenų saugos nuostatų priedas)) ir pateikus kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas šių dokumentų kopijas elektroniniu paštu [email protected].
6. Pareiškėjo (projekto vykdytojo) ar organizacijų partnerių įgaliotas fizinis asmuo prie DMS jungiasi tinklalapyje www.eplsafis.socmin.lt, paspaudęs „Prisijungti prie DMS“.
7. Pirmą kartą prisijungdamas prie DMS, pareiškėjo (projekto vykdytojo) ar organizacijų partnerių įgaliotas fizinis asmuo turi patvirtinti, kad susipažino su Taisyklėmis.
8. Pareiškėjo (projekto vykdytojo) ar organizacijų partnerių įgaliotas fizinis asmuo, patvirtinęs, kad susipažino su Taisyklėmis, tampa DMS naudotoju.
9. Teikti, tvarkyti ir (ar) gauti duomenis ir (ar) dokumentus per DMS gali tik DMS naudotojai, išskyrus organizacijų partnerių DMS naudotojus, kurie turi tik duomenų peržiūros teises.
10. Jei DMS funkcinės galimybės nepakankamos ar laikinai neužtikrinamos, DMS naudotojas duomenis teikia Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2015 m. gegužės 22 d. įsakymu Nr. A1-288 „Dėl Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – PAFT), nustatyta tvarka.
11. Prieiga prie DMS suteikiama vadovaujantis šiais principais:
11.1. vientisumo – duomenis į DMS suveda, registruoja, redaguoja, naikina ir pateikia tik teisę tai daryti turintys DMS naudotojai;
12. DMS naudotojas, pastebėjęs asmens duomenų saugumo pažeidimą ir (arba) kitą elektroninės informacijos saugos incidentą, apie tai nedelsdamas (ne vėliau kaip per 24 valandas) privalo pranešti EPLSAFIS valdytojui elektroniniu paštu [email protected], nurodydamas šiuos duomenis:
12.1. asmens duomenų saugumo pažeidimo ir (arba) kito elektroninės informacijos saugos incidento datą ir laiką (jeigu žinoma);
12.2. asmens duomenų saugumo pažeidimo ir (arba) kito elektroninės informacijos saugos incidento nustatymo datą ir laiką;
12.3. asmens duomenų saugumo pažeidimo ir (arba) kito elektroninės informacijos saugos incidento turinį;
12.4. asmens duomenų saugumo pažeidimo ir (arba) kito elektroninės informacijos saugos incidento aplinkybes (nurodoma, koks tai pažeidimas: konfidencialumo, prieinamumo ar vientisumo, ir pateikiamas detalesnis pažeidimo aplinkybių paaiškinimas);
12.8. tikėtinas ir (ar) atsiradusias asmens duomenų saugumo pažeidimo ir (arba) kito elektroninės informacijos saugos incidento pasekmes;
III SKYRIUS
DMS NAUDOTOJO TEISĖS IR ATSAKOMYBĖ
15. DMS naudotojas, kuriam buvo priskirtos arba suteiktos konkretaus projekto (toliau – priskirtas projektas) duomenų peržiūros ir (ar) tvarkymo teisės, įgyja tik priskirto projekto duomenų peržiūros ir (ar) tvarkymo teises, nurodytas Taisyklių 16–17 punktuose.
16. DMS naudotojas, prisijungęs prie DMS, turi šias priskirto projekto duomenų peržiūros teises:
16.5. peržiūrėti bendrus projekto ir jam priskirtų atsakingų darbuotojų (projekto vadovo, finansininko) duomenis (vardus, pavardes, pareigas);
17. DMS naudotojas (išskyrus organizacijų partnerių įgaliotus fizinius asmenis), prisijungęs prie DMS, turi šias priskirto projekto duomenų tvarkymo teises:
17.1. suvesti, registruoti, redaguoti, šalinti ir pateikti paraiškos, su ja susijusių pranešimų duomenis, prie paraiškos pridedamus elektroninius dokumentus ir spausdinti paraišką;
17.2. registruoti, redaguoti sudarytos projekto sutarties keitimo ir su ja susijusių pranešimų duomenis;
17.4. suvesti, peržiūrėti, registruoti, pateikti mokėjimo prašymo duomenis, pridėti su mokėjimo prašymu susijusius dokumentus ir su juo susijusių pranešimų duomenis, registruoti išlaidų apmokėjimą tiekėjui;
18. DMS naudotojas turi teisę tvarkyti tik tuos projekto duomenis, kuriuos gali tvarkyti pagal jam DMS priskirtas teises.
19. DMS naudotojas atsako už:
20. DMS naudotojui draudžiama:
20.1. atskleisti per DMS gautus duomenis ir (ar) suteikti kitokią galimybę bet kokia forma su jais susipažinti tokios teisės neturintiems asmenims;
IV SKYRIUS
DOKUMENTŲ, DUOMENŲ TEIKIMAS IR KOMUNIKACIJA PER DMS
21. Naudojantis DMS pranešimų siuntimo paslauga, teikiami pranešimai per DMS į EPLSAFIS ir atvirkščiai.
22. Pranešimus rengti ir siųsti per DMS DMS naudotojas gali tik prisijungęs prie priskirto projekto. DMS naudotojas taip pat gali atsakyti į gautą pranešimą per DMS.
23. Norėdamas išsiųsti pranešimą, DMS naudotojas:
24. DMS naudotojas DMS rengiamą pranešimą gali išsaugoti, peržiūrėti, redaguoti, įkelti ar pašalinti pranešimo tekstą ir dokumentų kopijas, taip pat pranešimą ir (ar) su juo susijusių dokumentų kopijas išsiųsti per DMS.
25. Pranešimo negalima pašalinti iš DMS, jei jis jau išsiųstas, kol nesuėjęs duomenų saugojimo terminas.
26. Duomenys, DMS naudotojo pateikti per DMS, prilyginami pareiškėjo (projekto vykdytojo) pasirašytiems dokumentams. Dokumentai, DMS naudotojo pateikti per DMS, turi būti pasirašyti PAFT nustatyta tvarka.
27. Duomenys, vadovaujančios / tarpinės / tvirtinančios / audito institucijų (toliau – atsakingosios institucijos) pateikti DMS naudotojui DMS, prilyginami atsakingųjų institucijų raštu pateiktiems dokumentams. DMS naudotojui DMS teikiami dokumentai turi būti pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu arba turi būti teikiamos šių dokumentų kopijos.
29. Atsakingųjų institucijų DMS naudotojui DMS pateiktų duomenų gavimo data laikoma jų gavimo DMS data.
30. DMS naudotojo per DMS pateikti klaidingo turinio duomenys laikomi negaliojančiais, jei DMS naudotojas per DMS pateikia prašymą pateiktus duomenis laikyti negaliojančiais. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, pranešimo turinys – prašymas klaidingo turinio informaciją laikyti negaliojančia, pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
31. Atsakingųjų institucijų DMS pateikti klaidingo turinio duomenys laikomi negaliojančiais, jei atsakingosios institucijos DMS naudotojui DMS pateikia prašymą pateiktus duomenis laikyti negaliojančiais. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, pranešimo turinys – prašymas klaidingo turinio informaciją laikyti negaliojančia, pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
32. DMS naudotojas DMS naudotojo duomenyse nurodytu elektroniniu paštu informuojamas apie pranešimus ir priminimus, susijusius priskirtu projektu, išskyrus atvejį, kai DMS naudotojo prieiga prie DMS duomenų užblokuota.
33. DMS naudotojas duomenis DMS gali tvarkyti ne ilgiau nei iki Pagalbos maistu ir (arba) pagrindinės materialinės pagalbos veiksmų programos dėl paramos iš Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo Lietuvoje, patvirtintos Europos Komisijos 2014 m. spalio 30 d. įgyvendinimo sprendimu Nr. C(2014) 8213, išlaidų tinkamumo termino pabaigos. Pasibaigus šiam terminui, DMS naudotojo prieiga prie DMS duomenų užblokuojama.
V SKYRIUS
PARAIŠKOS PILDYMAS, TEIKIMAS IR TIKSLINIMAS PER DMS
34. Paraiškos finansuoti projektą iš Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo lėšų forma nustatyta PAFT 3 priede.
35. DMS naudotojas, norėdamas elektroniniu būdu pateikti Paraišką finansuoti projektą iš Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo lėšų (toliau – paraiška), jungiasi prie DMS.
36. DMS naudotojas pagal paraiškos pildymo reikalavimus, nustatytus PAFT, DMS pildo paraišką, ją patikrina ir, jeigu nėra klaidų, pateikia per DMS tarpinei institucijai. Jis taip pat įkelia į DMS prie paraiškos pridedamų dokumentų kopijas, jeigu reikia, elektroniniu parašu pasirašytus pridedamų dokumentų originalus ir juos išsaugo. DMS naudotojas į DMS gali įkelti ne didesnius nei 15 MB dokumentus. Pridedamų dokumentų skaičius neribojamas.
37. DMS naudotojo DMS pateiktų duomenų ir (ar) dokumentų negalima pašalinti iš DMS, jei jie pateikti tarpinei institucijai.
38. DMS naudotojas per DMS tikslina tarpinei institucijai pateiktus paraiškos duomenis, teikia papildomus dokumentus tik tarpinės institucijos prašymu.
39. Apie paraiškos gavimą tarpinėje institucijoje ir užregistravimą DMS naudotojas informuojamas DMS pranešimu apie paraiškos užregistravimą. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, informacija apie užregistruotą paraišką, užregistruotos paraiškos unikalus kodas, pranešimą parengusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Apie klaidingai pateiktas ir anuliuotas paraiškas DMS naudotojas informuojamas DMS pranešimu apie paraiškos anuliavimą. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, paraiškos anuliavimo priežastys, pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
VI SKYRIUS
PROJEKTO SUTARTIES DERINIMAS, SUDARYMAS, KEITIMAS
IR NUTRAUKIMAS PER DMS
40. Projekto sutarties dalys – projekto sutarties sąlygos ir priedai. Projekto sutarties pavyzdinė forma pateikiama projektų finansavimo sąlygų aprašuose.
41. Parengtą projekto sutarties projektą tarpinė institucija per DMS suderina su būsimu projekto vykdytoju, o per EPLSAFIS – su vadovaujančia institucija.
42. DMS naudotojas apie pateiktą derinti tarpinės institucijos parengtą projekto sutarties projektą informuojamas EPLSAFIS pranešimu DMS. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, projekto, kurio sutarties projektas teikiamas derinti, numeris, suderinimo terminas, pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. DMS naudotojas, gavęs projekto sutarties projektą, su juo susipažįsta ir per tarpinės institucijos nurodytą terminą DMS pranešimu tarpinę instituciją informuoja, kad pritaria pateiktam derinti projekto sutarties projektui arba kad turi dėl jo pastabų.
43. DMS naudotojas, norėdamas pratęsti projekto sutarties projekto derinimo terminą arba pateikti pastabas dėl tarpinės institucijos parengto projekto sutarties projekto, per DMS išsiunčia pranešimą, kuriame nurodo terminą, iki kurio prašo pratęsti projekto sutarties projekto derinimą, tokio prašymo argumentus ir prideda prašymą pagrindžiančius duomenis ir (ar) dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu (ar dokumentų kopijas), jei tokių yra.
44. DMS naudotojas, DMS priemonėmis gavęs tarpinės institucijos kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytą projekto sutartį, privalo per tarpinės institucijos nustatytą terminą DMS priemonėmis pateikti įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens elektroniniu kvalifikuotu parašu pasirašytą projekto sutartį ir, jei reikia, kitus duomenis. Jei projekto sutartis pasirašoma ne kvalifikuotu elektroniniu parašu, ji pasirašoma ir pateikiama PAFT nustatyta tvarka ne EPLSAFIS.
45. Tarpinei institucijai EPLSAFIS patvirtinus projekto sutarties sudarymą, projekto įgyvendinimo etapo būsena pasikeičia į „Vykdomas“. Jei pareiškėjas per tarpinės institucijos nustatytą terminą projekto sutarties nepasirašo, tarpinė institucija EPLSAFIS projekto sutarties nepatvirtina ir projekto įgyvendinimo etapo būsena pasikeičia į „Nutrauktas“. Projekto įgyvendinimo etapo būsenos nurodomos prie projekto pavadinimo DMS.
46. Apie projekto sutarties sudarymą ar nepasirašymą DMS naudotojas informuojamas EPLSAFIS pranešimu DMS. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, teisės aktas, kuriuo vadovaujantis pasirašyti teikiama projekto sutartis, projekto sutarties pasirašymo terminas, pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
47. DMS naudotojas, kuriam DMS suteikta projekto duomenų redagavimo teisė, norėdamas atlikti pasirašytos projekto sutarties keitimą, DMS priemonėmis atlieka projekto sutarties keitimą.
48. Jei DMS naudotojas projekto sutarties keitimą DMS priemonėmis atlieka per klaidą, jis jį gali anuliuoti.
49. Visi projekto sutarties keitimai atliekami DMS, kaip numatyta PAFT IV skyriaus antrajame skirsnyje.
50. Tarpinė institucija, suderinusi su vadovaujančia institucija, turi teisę nutraukti projekto sutartį arba projekto sutartis gali būti nutraukiama projekto vykdytojo iniciatyva PAFT nustatyta tvarka ir terminais.
51. Jei projekto sutarties nutraukimą inicijuoja DMS naudotojas, jis DMS sukuria ir tarpinei institucija pateikia pranešimą, kuriame nurodo projekto sutarties nutraukimo argumentus, ir projekto sutarties nutraukimą pagrindžiančius duomenis ir (ar) dokumentus, jei tokių yra.
52. Tarpinė institucija, įvertinusi DMS naudotojo pateiktą prašymą nutraukti projekto sutartį, apie tolesnius veiksmus ar priimtą sprendimą DMS naudotoją informuoja EPLSAFIS pranešimu DMS. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, tolesni veiksmai, kuriuos būtina atlikti projekto vykdytojui, jeigu buvo išmokėtos projekto lėšos, arba informacija apie projekto sutarties galiojimo pabaigą (nesant finansinių įsipareigojimų), pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
53. Tarpinė institucija per DMS gali paprašyti patikslinti ar paaiškinti DMS naudotojo pateiktą prašymą nutraukti projekto sutartį. DMS naudotojas per tarpinės institucijos nustatytą terminą DMS parengia ir išsiunčia pranešimą, kuriame pateikia prašomą informaciją ir prideda projekto sutarties nutraukimą pagrindžiančius duomenis ir (ar) dokumentus, jei tokių yra.
54. Tarpinei institucijai priėmus sprendimą atmesti DMS naudotojo pateiktą prašymą nutraukti projekto sutartį, DMS naudotojui iš EPLSAFIS į DMS išsiunčiamas pranešimas, kuriame pateikiami DMS naudotojo prašymo nutraukti projekto sutartį atmetimo argumentai ir nurodoma tarpinės institucijos sprendimo apskundimo tvarka.
55. Tarpinei institucijai DMS naudotojo prašymu priėmus sprendimą nutraukti projekto sutartį ar priėmus vienašališką sprendimą nutraukti projekto sutartį ir EPLSAFIS patvirtinus projekto sutarties nutraukimą, projekto įgyvendinimo etapo būsena pasikeičia į „Nutrauktas“ ir nurodoma prie projekto pavadinimo DMS. DMS naudotojas apie nutrauktą projekto sutartį informuojamas EPLSAFIS pranešimu DMS. Jei projekto sutartis nutraukiama vienašališku tarpinės institucijos sprendimu, EPLSAFIS pranešime taip pat pateikiami projekto sutarties nutraukimo argumentai ir nurodoma tarpinės institucijos sprendimo apskundimo tvarka.
VII SKYRIUS
PIRKIMŲ PLANO TEIKIMAS PER DMS
56. Pirkimų planą projekto vykdytojas tarpinei institucijai teikia PAFT nustatytais terminais, DMS posistemės „Projektai“ meniu „Pirkimai“ pasirinkdamas skiltį „Pranešimai“.
57. Tarpinė institucija, gavusi pirkimų planą, pirkimų plano duomenis (pirkimą vykdančio subjekto kodas, pavadinimas, statusas, pirkimo objektas, pirkimo objekto rūšis, veiklų rodikliai, pirkimo būdas, planuojamų pirkimo sutarčių vertė, pirkimo būsena, pastabos) suveda į EPLSAFIS.
VIII SKYRIUS
PIRKIMŲ FAKTINIŲ DUOMENŲ TEIKIMAS PER DMS
59. DMS naudotojas faktinius pirkimų duomenis (sudarytos pirkimo sutarties data, numeris, vertė, galiojimo laikotarpis, tiekėjo pavadinimas) pateikia tiesiogiai prisijungęs prie DMS.
61. DMS naudotojas, prisijungęs prie DMS, pateikia faktinius pirkimų duomenis (jei pirkimų sutartys žodinės, – sąskaitų faktūrų duomenis), pridedamų pirkimų sutarčių duomenis ir įkelia šių pirkimų sutarčių kopijas (jei pirkimų sutartys nėra žodinės).
62. Jei faktiniai pirkimų duomenys pateikti teisingai ir DMS klaidų nėra, DMS naudotojas per DMS teikia juos tarpinei institucijai.
63. DMS naudotojas DMS pateiktus faktinius pirkimų duomenis gali peržiūrėti, tikslinti arba pašalinti iš DMS, taip pat gali į DMS įkelti arba iš jos pašalinti pirkimų sutarčių kopijas.
64. DMS naudotojas, pastebėjęs tarpinei institucijai pateiktuose faktiniuose pirkimų duomenyse techninių klaidų ar gavęs papildomos informacijos (pvz., pasirašytas susitarimas dėl pirkimų sutarties keitimo), apie tai DMS pranešimu informuoja tarpinę instituciją. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, keičiama ar papildoma pirkimo informacija, pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Tarpinė institucija, gavusi DMS naudotojo pateiktą informaciją, gali DMS patikslinti faktinius pirkimo duomenis, pridėdama iš DMS naudotojo gautus dokumentus ir (ar) duomenis, jei jie pateikti, arba paprašyti DMS naudotojo pateikti naujus faktinius pirkimų duomenis, juos patikslinti ir (ar) pridėti dokumentus.
IX SKYRIUS
MOKĖJIMO PRAŠYMŲ GRAFIKO TEIKIMAS PER DMS
66. Mokėjimo prašymų grafiką DMS naudotojas tarpinei institucijai teikia PAFT nustatytais terminais, DMS posistemės „Projektai“ meniu „Mokėjimo prašymai“ pasirinkdamas skiltį „Pranešimai“.
67. Tarpinė institucija, per DMS gavusi mokėjimo prašymų grafiką, suveda jo duomenis (numeris, mokėjimo prašymo tipas (avansinis / tarpinis / galutinis), teikimo data, planuojama suma) į EPLSAFIS.
X SKYRIUS
AVANSO MOKĖJIMO PRAŠYMO RENGIMAS IR TEIKIMAS PER DMS
69. DMS naudotojas duomenis pagal Avanso mokėjimo prašymo formą (PAFT 6 priedas) pateikia tiesiogiai prisijungęs prie DMS.
71. DMS naudotojas, prisijungęs prie DMS, pateikia avanso mokėjimo prašymo duomenis ir PAFT nurodytą informaciją apie garantijos arba laidavimo dokumentus (jei to reikalaujama pagal PAFT) ir įkelia šių dokumentų kopijas.
72. DMS naudotojas DMS rengiamą Avanso mokėjimo prašymą gali peržiūrėti, tikslinti, taip pat gali į DMS įkelti arba iš jos pašalinti garantijos arba laidavimo dokumentus, pašalinti pateiktą Avanso mokėjimo prašymą.
73. Avanso mokėjimo prašymo ir su juo pateiktų dokumentų negalima pašalinti iš DMS, jei jie jau pateikti tarpinei institucijai.
74. Avanso mokėjimo prašymą ir kartu teikiamą mokėjimo prašymų grafiką pasirašyti ir pateikti tarpinei institucijai gali tik DMS naudotojas, turintis teisę teikti mokėjimo prašymų duomenis.
75. Tarpinei institucijai pateiktą Avanso mokėjimo prašymą galima tikslinti tik tarpinės institucijos prašymu, kol jo būsena yra „Užregistruotas“.
XI SKYRIUS
MOKĖJIMO PRAŠYMO RENGIMAS IR TEIKIMAS PER DMS
77. DMS naudotojas mokėjimo prašymą rengia pagal Mokėjimo prašymo formą (PAFT 7 priedas), atsižvelgdamas į Mokėjimo prašymo formos pildymo reikalavimus, nustatytus PAFT.
78. DMS naudotojas naują tarpinį ar galutinį mokėjimo prašymą gali parengti, užpildydamas Mokėjimo prašymo formą DMS.
79. DMS naudotojas DMS užpildo Mokėjimo prašymo formą, pateikia pridedamų išlaidų pagrindimo ir (arba) išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų duomenis (tiekėjo pavadinimas, pirkimo sutarties su tiekėju data ir numeris, sąskaitos data, numeris, suma, perdavimo–priėmimo aktų datos (jeigu taikoma), numeriai (jeigu taikoma)), įkelia šių dokumentų kopijas, išsaugo juos DMS ir pateikia tikrinti tarpinei institucijai.
80. DMS naudotojas DMS rengiamą mokėjimo prašymą gali peržiūrėti, tikslinti, pašalinti, įkelti iš naujo, taip pat gali į DMS įkelti arba iš jos pašalinti išlaidų pagrindimo ir (arba) išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų kopijas, per DMS pateikti Mokėjimo prašymą tarpinei institucijai.
82. Mokėjimo prašymą pateikti tarpinei institucijai gali tik DMS naudotojas, turintis teisę teikti mokėjimo prašymų duomenis.
83. Tarpinei institucijai pateiktą mokėjimo prašymą galima tikslinti DMS tik tarpinės institucijos prašymu, kol jo būsena yra „Užregistruotas“.
84. Apie mokėjimo prašymo patvirtinimą ar atmetimą projekto vykdytojas informuojamas DMS pranešimu. DMS pranešime nurodomi šie duomenys: pranešimo data, pranešimo antraštė, patvirtinta konkretaus mokėjimo prašymo suma, nepatvirtintos sumos dydis (jeigu taikoma), pakartotinio mokėjimo prašymo dėl nepatvirtintos sumos pateikimo sąlygos (jeigu taikoma), pranešimą suformavusio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
XII SKYRIUS
PRANEŠIMAS DMS NAUDOTOJUI
85. Informacija apie DMS gautą naują pranešimą siunčiama DMS naudotojų nurodytais elektroninio pašto adresais, nurodant pranešimo datą, pranešimo antraštę, pranešimo turinį, pranešimą suformavusio asmens pareigas, vardą ir pavardę, jei pasirinkta gauti elektroninius laiškus. Pranešimą DMS naudotojas gali peržiūrėti, prisijungęs prie DMS. DMS meniu „Pranešimai“ matomas visiems DMS naudotojams, turintiems teisę gauti bendrus pranešimus. Tam tikra informacija, pavyzdžiui, mokėjimo prašymo turinys, matoma tiems DMS naudotojams, kurie turi teisę ją teikti.
XIII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
87. Nesudarius projekto sutarties arba ją nutraukus, DMS naudotojo teisė tvarkyti projekto duomenis DMS užblokuojama.
88. Informaciją DMS naudojimo klausimais DMS naudotojui teikia atsakingi vadovaujančios institucijos darbuotojai.
89. DMS naudotojų asmens duomenys naudotojų identifikavimo, komunikavimo ir elektroninių dokumentų pasirašymo, veiksmų atsekamumo, skundų, ikiteisminių bei teisminių ginčų nagrinėjimo tikslais tvarkomi laikantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) Nr. 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas (ES) Nr. 2016/679) nuostatų.
90. DMS dokumentai bei duomenys tvarkomi ir saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu bei jo įgyvendinamaisiais teisės aktais.
Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės naudojimo taisyklių
1 priedas
(Prašymo suteikti Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės naudotojo teises forma)
PRAŠYMAS SUTEIKTI EUROPOS PAGALBOS LABIAUSIAI SKURSTANTIEMS ASMENIMS FONDO INFORMACINĖS SISTEMOS DUOMENŲ MAINŲ SVETAINĖS NAUDOTOJO TEISES
Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijai
El. p. [email protected]
|
|
|
| (data) |
|
| (toliau – pareiškėjas (projekto vykdytojas), organizacija partnerė), |
|
|||
| (pareiškėjo (projekto vykdytojo) / organizacijos partnerės pavadinimas) |
||||
| atstovaujamas (-a) |
|
|||
|
|
(vardas, pavardė) |
|||
| teikiantis (-i) paraišką / įgyvendinantis (-i) projektą |
||||
|
|
(paraiškos / projekto pavadinimas) |
|||
| Nr. |
|
|||
| (projekto kodas)[1] |
|
|||
1. Prašo suteikti Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės (toliau – DMS) naudotojui:
| Vardas |
|
| Pavardė |
|
| Darbovietės pavadinimas |
|
| Pareigos |
|
| Elektroninio pašto adresas |
|
| Telefono ryšio numeris |
|
1.1. teikiant ir vertinant paraišką finansuoti projektą (toliau – paraiška) – šias teises:
| 1.1.1. pildyti ir tikslinti paraišką |
☐ |
| 1.1.2. pasirašyti paraišką |
☐ |
| 1.1.3. teikti paraiškos duomenis elektroniniu būdu |
☐ |
| 1.1.4. gauti ir siųsti pranešimus |
☐ |
| 1.1.5. tik peržiūrėti pateiktos paraiškos duomenis |
☐ |
1.2. pasirašius projekto sutartį ir įgyvendinant projektą – šias teises:
| 1.2.1. gauti ir siųsti bendrus pranešimus |
☐ |
| 1.2.2. įrašyti pirkimo duomenis |
☐ |
| 1.2.3. teikti pirkimo duomenis |
☐ |
| 1.2.4. įrašyti mokėjimo prašymų duomenis |
☐ |
| 1.2.5. teikti mokėjimo prašymų duomenis |
☐ |
| 1.2.6. peržiūrėti projekto informaciją |
☐ |
| 1.2.7. tik peržiūrėti visus projekto duomenis |
☐ |
2. DMS naudotojas yra pareiškėjo (projekto vykdytojo) / organizacijos partnerės darbuotojas (pažymėti „taip“ arba „ne“):
☐ taip
☐ ne (jeigu pažymima „ne“, nurodyti juridinio asmens, kurio darbuotojas yra DMS naudotojas, kodą ir pavadinimą):
Juridinio asmens kodas _____________________
Juridinio asmens pavadinimas ________________________________________________
3. Įgaliojimas suteikiamas nuo paraiškos pateikimo / projekto sutarties pasirašymo dienos iki projekto sutartyje nustatyto poprojektinio laikotarpio pabaigos.
4. ☐ Susipažinau su Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės naudojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro (nurodykite datą) d. įsakymu Nr. (nurodykite numerį) „Dėl Duomenų teikimo per Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainę naudojimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – DMS taisyklės).
5. ☐ Susipažinau su Pranešimu apie asmens duomenų tvarkymą (DMS taisyklių 2 priedas).
|
|
|
|
|
(DMS naudotojo parašas) |
6. Esu informuotas, kad, vadovaujantis DMS taisyklėmis, per DMS, jeigu tokios funkcinės galimybės yra įdiegtos, teikiama paraiška, patikslinta paraiška ir su ja susiję dokumentai, siunčiama informacija dėl paraiškos anuliavimo ar atmetimo, atliekami projekto sutarties pakeitimai ar projekto sutartis nutraukiama, siunčiami pranešimai (įskaitant pranešimus apie priimtus sprendimus dėl nustatytų pažeidimų, lėšų grąžinimo, papildomo finansavimo skyrimo, sutaupytų lėšų panaudojimo, mokėjimo prašymo patvirtinimo, projekto išlaidų pripažinimo netinkamomis finansuoti, ataskaitos, rengiamos baigus finansuoti projektą, patvirtinimo, viešųjų pirkimų tinkamumo, patikros vietoje organizavimo ir rekomendacijų, pradėtos projekto sutarties nutraukimo procedūros ir kt.), taip pat pareiškėjo (projekto vykdytojo) teikiami dokumentai ir duomenys (netaikoma organizacijoms partnerėms).
|
|
|
|
| (parašas)
|
|
(pareiškėjo (projekto vykdytojo) ar organizacijos partnerės vadovo arba jo įgalioto asmens vardas ir pavardė) |
Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos duomenų mainų svetainės naudojimo taisyklių
2 priedas
PRANEŠIMAS
APIE ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
1. Siekiant įvykdyti asmens duomenų valdytojo prievolę informuoti apie asmens duomenų tvarkymą pagal 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas (ES) Nr. 2016/679)13 ir 14 straipsnius, informuojama, kad:
1.1. Asmens duomenų valdytoja – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija, A. Vivulskio g. 11, tel. (8 5) 266 4201, el. p. [email protected].
1.2. Duomenų apsaugos pareigūno kontaktai skelbiami adresu https://socmin.lrv.lt/lt/administracine-informacija/asmens-duomenu-apsauga/duomenu-apsaugos-pareigunas-1.
1.3. Asmens duomenų tvarkymo tikslas – pareiškėjo (projekto vykdytojo), ir (ar) organizacijų partnerių įgaliotų asmenų asmens duomenys reikalingi Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo informacinės sistemos (toliau – EPLSAFIS) duomenų mainų svetainėje (toliau – DMS) naudotojams identifikuoti, komunikuoti, elektroniniams dokumentams pasirašyti, skundams, ikiteisminiams ir teisminiams ginčams nagrinėti.
2. Asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – pateikti asmens duomenys (vardas, pavardė, pareigos, el. pašto adresas, telefono ryšio numeris) tvarkomi siekiant įvykdyti duomenų valdytojo teisinę prievolę (Reglamento (ES) 2016/679 6 straipsnio 1 dalies c punktas). Asmuo, atsisakęs pateikti prašomus asmens duomenis, netenka teisės prisijungti prie DMS ir teikti duomenis per šią sistemą.
4. Asmens duomenų saugumo užtikrinimas ir kita informacija:
4.1. prie asmens duomenų, kurie suvedami ir saugomi EPLSAFIS, prieigą turi tik projektą administruojantys tarpinės institucijos darbuotojai, pasirašę konfidencialumo pasižadėjimus, kuriuose įsipareigojo tvarkyti asmens duomenis teisės aktų nustatyta tvarka. Visi darbuotojų veiksmai fiksuojami EPLSAFIS;
4.3. asmens duomenys tvarkomi vadovaujantis Reglamentu (ES) 2016/679, kitais asmens duomenų apsaugą ir Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos asmens duomenų tvarkymą reglamentuojančiais teisės aktais;
4.4. asmens duomenys EPLSAFIS duomenų bazėje saugomi trejus metus po Pagalbos maistu ir (arba) pagrindinės materialinės pagalbos veiksmų programos dėl paramos iš Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo Lietuvoje, patvirtintos Europos Komisijos 2014 m. spalio 30 d. įgyvendinimo sprendimu Nr. C(2014) 8213, įgyvendinimo galutinės ataskaitos patvirtinimo dienos;
5. Pareiškėjo (projekto vykdytojo) darbuotojo, kaip duomenų subjekto, teisės, kurios įgyvendinamos remiantis Reglamento (ES) 2016/679 reikalavimais ir Duomenų subjekto teisių įgyvendinimo Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijoje tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2018 m. gruodžio 21 d. įsakymu Nr. A1-753 „Dėl Duomenų subjekto teisių įgyvendinimo Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijoje tvarkos aprašo patvirtinimo“, kurį galima rasti adresu https://socmin.lrv.lt/lt/administracine-informacija/asmens-duomenu-apsauga/duomenu-subjektu-teises-ir-siu-teisiu-igyvendinimo-tvarka:
5.1. prašyti leisti susipažinti su asmens duomenimis, reikalauti ištaisyti netikslius, neišsamius asmens duomenis, reikalauti apriboti asmens duomenų tvarkymą, jei toks reikalavimas pagrįstas pagal Reglamento (ES) 2016/679 18 straipsnį;