Pagėgių savivaldybės administracijos direktorius

įsakymas

dėl PAGĖGIŲ SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCEDŪRŲ APRAŠO PATVIRTINIMO

2019 m. kovo 29 d. Nr. A1-268

Pagėgiai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2punktu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“:

1.	T v i r t i n u Pagėgių savivaldybės dokumentų valdymo procedūrų aprašą (pridedama).

2.	P a v e d u Viktorijai Juškevičienei, Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus sekretorei - referentei, su šiuo įsakymu supažindinti Pagėgių savivaldybės administracijos skyrių vedėjus, seniūnijų seniūnus, specialistus neįeinančius į struktūrinį padalinį per Savivaldybės dokumentų valdymo sistemą „WebPartner“.

3.	Į p a r e i g o j u Pagėgių savivaldybės administracijos skyrių vedėjus, seniūnijų seniūnus supažindinti valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, su šiuo įsakymu per Savivaldybės dokumentų valdymo sistemą „WebPartner.

4.	P r i p a ž į s t u netekusiu galios Pagėgių savivaldybės administracijos direktoriaus 2018 m. gegužės 31 d. įsakymą Nr. A1-469 „Dėl Pagėgių savivaldybės dokumentų valdymo procedūrų aprašo patvirtinimo“.

5.	S k e l b i u šį įsakymą Teisės aktų registre ir Pagėgių savivaldybės interneto svetainėje www.pagegiai.lt.

Šis įsakymas gali būti skundžiamas Regionų apygardos administracinio teismo Klaipėdos rūmams (Galinio Pylimo g. 9, 91230 Klaipėda) Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka per 1 (vieną) mėnesį nuo įsakymo paskelbimo dienos.

L.e. administracijos direktoriaus pareigas	Alvidas Einikis

PATVIRTINTA

Pagėgių savivaldybės administracijos

direktoriaus 2019 m. kovo 29 d.

įsakymu Nr. A1-268

PAGĖGIŲ SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCEDŪRŲ APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.	Pagėgių savivaldybės dokumentų valdymo procedūrų aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Pagėgių savivaldybės (toliau – Savivaldybė), Pagėgių savivaldybės administracijos (toliau – Savivaldybės administracija), Pagėgių savivaldybės administracijos skyrių, seniūnijų (toliau – Padaliniai), valstybės tarnautojų, nepriskirtų struktūriniams padaliniams, oficialiųjų dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ir laikmenos, ir kitas valdymo procedūras, ir duomenų įrašų valdymo tvarką.

2.	Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“, Pagėgių savivaldybės tarybos veiklos reglamentu, patvirtintu Pagėgių savivaldybės tarybos 2017 m. spalio 2 d. sprendimu Nr. T-144 „Dėl Pagėgių savivaldybės tarybos veiklos reglamento patvirtinimo“, ir kitais teisės aktais.

3.	Šiame Apraše vartojamos sąvokos:

Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris.

Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.

Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.

Dokumentacijos planas – savivaldybės veiklos dokumentų sisteminimo metų planas.

Dokumentų apyvarta – įstaigos parengtų ar gautų dokumentų judėjimas iki jų priskyrimo į bylą.

Dokumento data – dokumento registravimo data.

Dokumento išrašas – nustatyta tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis.

Dokumento įforminimas – dokumento sutvarkymas griežtai laikantis nustatytų rekvizitų ir jų išdėstymo tvarkos reikalavimų.

Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas.

Dokumento priedas – dokumento atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis.

Dokumento rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.

Dokumento sudarytojas – Savivaldybės taryba, Savivaldybės tarybos narys, Savivaldybės meras, Savivaldybės administracijos direktorius ir Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas, Savivaldybės administracija, Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas, Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, turintys teisės aktų suteiktus įgaliojimus sudaryti dokumentus.

Dokumentų registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą.

Dokumento registras – dokumento registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).

Dokumento rengimas – dokumento surašymas pagal nustatytus formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus, jo koregavimas, vizavimas ir pasirašymas.

Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).

Dokumento skaitmeninė kopija (skenavimas) – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis, perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną.

Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymas į apskaitos dokumentus procesas.

Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.

DVS – elektroninių ar kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistema.

Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.

Elektroninis parašas – duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui identifikuoti.

Elektroninė byla – pagal nustatytus ar pasirinktus kriterijus susistemintas elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkinys.

Įstaigos dokumentas – Savivaldybės siunčiamasis ar vidaus dokumentas, kuriame pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis institucijomis, įstaigomis ar organizacijomis bei asmenimis (raštas, pažyma, aktas, sutartys, protokolas ir kt.).

Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus. Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, naudojamas

elektroniniam dokumentui pasirašyti, patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, leidžiančiu identifikuoti pasirašiusįjį asmenį.

Nekvalifikuotas elektroninis parašas – žyma DVS, kuri atsiranda vykdytojui užduoties juostoje paspaudus žymą „atlikta“, patvirtinanti, kas asmuo susipažino su dokumentu ir jį suderino. Ši žyma prilygsta parašui popieriniame dokumente po žyma „susipažinau“, „suderinta“. Pasirašymo duomenys sistemoje susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir pasirašančiajam asmeniui identifikuoti.

Metaduomenys – struktūrizuoti duomenys, aprašantys dokumento sandarą, aplinką bei jo valdymo ypatumus per visą dokumento gyvavimo laiką.

Nuolatinis saugojimas – išliekamąją vertę turinčių dokumentų saugojimas neribotą laiką.

Pavedimas – nurodymas vykdytojui atlikti užduotį.

Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.

Rezoliucija – vadovo užrašytas nurodymas ant dokumento.

Saugojimo vienetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.

Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti saugomas.

Tvirtinamasis dokumentas – teisės aktu tvirtinimas kitas teisės aktas, nustatantis įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai, pareigybių aprašymai ir kt.).

Teisės aktai – Savivaldybės tarybos, mero, administracijos direktoriaus, jo įgaliotų asmenų ar administracijos padalinių vadovų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (sprendimas, įsakymas, potvarkis).

Viza – pritariamasis ar derinamo įrašas dokumente. Vizą sudaro: vizuojančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data.

Vidaus susirašinėjimas – Savivaldybės administracijos padalinių susirašinėjimas tarpusavyje, padalinių susirašinėjimas su Savivaldybės meru, Savivaldybės administracijos direktoriumi ir Savivaldybės tarybos komitetais.

Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytas sąvokas.

II. savivaldybės DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

4.	Savivaldybės dokumentų valdymo organizavimo tikslai:

4.1.	laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

4.2.	laiku užregistruoti ir įtraukti į apskaitą visus Savivaldybėje parengtus ir gautus dokumentus;

4.3.	tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrinta greita visų turimų dokumentų paieška ir tai padėtų veikti efektyviai ir skaidriai;

4.4.	išsaugoti dokumentus reikiamu laiku, kad būtų užtikrinti Savivaldybės veiklos įrodymai, galimybė vykdyti kontrolę.

5.	Už Savivaldybės dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas Administracijos direktorius ar kitas savivaldybės darbuotojas, turintis suteiktus įgaliojimus.

6.	Dokumentai savivaldybėje registruojami vieną kartą. Savivaldybės teisės aktai, kiti savivaldybėje parengti dokumentai registruojami jų pasirašymo ir tvirtinimo dieną, o gautieji – jų gavimo dieną, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

7.	Atsižvelgdamas į Savivaldybei nustatytas funkcijas, įgaliojimus ir vidaus administravimo ypatumus, administracijos direktorius:

7.1.	paskiria Savivaldybės administracijos darbuotojus, atsakingus už padalinių dokumentų valdymą ir archyvinių dokumentų tvarkymą (dokumentacijos plano sudarymas, bylų tvarkymas, trumpo saugojimo dokumentų atranka ir bylų apskaitos dokumentų sudarymas);

7.2.	nustato dokumentų, susijusių su Savivaldybės veikla, rengimo, derinimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo ir kontrolės procedūras;

7.3.	tvirtina (arba įgalioja kitą Savivaldybės administracijos darbuotoją) bylų (dokumentų) perėmimo aktus, sudarytus reorganizavus Savivaldybės administracijos padalinį, kai dalis šio padalinio funkcijų pereina į kitą padalinį;

7.4.	tvirtina Savivaldybės metų dokumentacijos planą, dokumentų registrų sąrašą, dokumentų bylų aprašus, suderintus su Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialu;

7.5.	tvirtina (arba įgalioja kitą Savivaldybės administracijos darbuotoją) Savivaldybės dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus.

8.	Savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo ir teisės skyrius koordinuoja ir kontroliuoja Savivaldybės dokumentų valdymo procedūras, teikia metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo.

9.	Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo ir dokumentų užduočių (pavedimų) vykdymo organizavimą Savivaldybės administracijos padaliniuose atsakingi jų vadovai.

10.	Už dokumentų tvarkymą atsakingi Savivaldybės darbuotojai, registruodami dokumentus, susijusius su jau užregistruotais dokumentais, privalo nurodyti ryšį tarp šių dokumentų (susieti šiuos dokumentus).

11.	Savivaldybės dokumentų blankai turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus.

III. BENDRIEJI DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI

12.	Savivaldybės dokumentai įforminami A4 (210 x 297 mm) formato lapuose, paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršuje – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm

13.	Savivaldybės dokumentų spausdinimas ir numeravimas:

13.1.	Savivaldybės dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės norminiai aktai ar galiojantys standartai nenustato kitaip;

13.2.	Savivaldybės dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės;

13.3.	Kelių lapų dokumentas numeruojamas nuo antro lapo. Lapai numeruojami apatinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių;

13.4.	Savivaldybės veiklos dokumentai rašomi 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus lentelėje, priedų žymoje ar panašiai gali būti naudojamas ir mažesnis dydis.

14.	Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumentas išdėstomas ne viename lape, jis turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.

15.	Savivaldybės veiklos dokumentai skirstomi į:

15.1.	Savivaldybės parengtus dokumentus:

15.1.1.	Savivaldybės teisės aktai – tai Savivaldybės leidžiami individualūs (vienkartiniai teisės taikymo aktai, skirti konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei) arba norminiai (nustatantys elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei) teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, Savivaldybės mero potvarkiai ir Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai;

15.1.2.	Savivaldybės teisės aktais tvirtinami dokumentai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, taisyklės, reglamentai, tvarkų aprašai ir pan.);

15.1.3.	Savivaldybės dokumentai – dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su Savivaldybės veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.);

15.2.	Savivaldybės gautieji dokumentai – gauti su Savivaldybės veikla susiję dokumentai;

15.3.	Savivaldybės perimti dokumentai – Savivaldybės iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.

16.	Savivaldybės teisės aktų (sprendimų, potvarkių, įsakymų) šablonų rekvizitai yra: herbas, dokumento sudarytojas, dokumento rūšis, dokumento antraštė, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas, rengėjas.

17.	Savivaldybės teisės aktai gali būti papildyti šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: suderinimo žyma, vizomis, susipažinimo žyma, rezoliucija.

18.	Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų teisės aktų (nuostatų, taisyklių, reglamentų, pareigybių aprašymų), nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas, rengimo ir įforminimo rekvizitai yra: dokumento tvirtinimo žyma, dokumento antraštė, dokumento tekstas.

19.	Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų teisės aktų, nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu ties jo viduriu.

20.	Dokumentai turi būti parašyti taisyklinga lietuvių kalba, parengti laikantis Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, ir šiuo Aprašu. Teisės aktų projektai turi būti parengti vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo nuostatomis bei atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymą Nr. 1R-298 „Dėl teisės aktų projektų rekomendacijų patvirtinimo“.

21.	Savivaldybės administracijos direktoriui teikiami tvirtinti dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti, vizuoti atsakingų valstybės tarnautojų, jei reikia, vizuoti rengėjų.

22.	Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai veiklos, personalo klausimais, taip pat Savivaldybės tarybos sprendimų projektai turi būti suderinti su Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistu (juristu).

23.	Savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintus norminius teisės aktus privalu pateikti (Word formatu) Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus sekretorei – referentei, kad šiuos teisės aktus įkeltų į Teisės aktų registrą (TAR).

24.	Kai reikia valstybės tarnautojus ar darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis (toliau – Darbuotojai), pasirašytinai supažindinti su Savivaldybės teisės aktais ir jais patvirtintais dokumentais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, supažindinimo žymos rašomos dokumento kitoje pusėje, patvirtintose dokumento kopijose, nuorašuose.

Elektroninėmis priemonėmis perduotais dokumentais darbuotojai supažindinami DVS, jei

kiti teisės aktai nenustato kitaip. Toks supažindinimas prilyginamas susipažinimui pasirašytinai.

25.	Teisės aktuose, kuriuose reikalinga supažindinti darbuotojus ar valstybės tarnautojus, būtina nurodyti už supažindinimą atsakingą darbuotoją.

26.	Siunčiamuosius dokumentus pagal savo kompetenciją pasirašo Savivaldybės meras, Savivaldybės administracijos direktorius, Savivaldybės padalinių vadovai.

27.	Kartu su teikiamu pasirašyti siunčiamuoju dokumentu turi būti pateiktas antrasis šio dokumento egzempliorius, pasirašytas rengėjo.

28.	Jeigu siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas pasirašyti kartu su gautu dokumentu ar jo kopija, į kurį yra atsakoma.

29.	Jeigu siunčiamasis dokumentas adresuotas keliems įvardytiems adresatams, pasirašyti teikiama tiek šio dokumento egzempliorių, kiek nurodyta adresatų. Jei adresatų daugiau nei 4, rašomas adresatų sąrašas. Adresatų sąrašas pateikiamas kartu su siunčiamuoju dokumentu.

30.	Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus pasirašytus siunčiamuosius dokumentus registruoja ir išsiunčia Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus darbuotojas, atsakingas už siunčiamųjų dokumentų tvarkymą.

31.	Savivaldybės gauti, taip pat Savivaldybės padaliniuose parengti ir gauti su Savivaldybės veikla susiję dokumentai turi būti registruojami ir skenuojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška bei ryšys su jau užregistruotais dokumentais.

32.	Dokumentai registruojami Savivaldybės administracijos direktoriaus (arba įgalioja kitą teisės aktu suteiktus įgaliojimus turintį asmenį) patvirtintuose registruose, apskaitos žurnaluose, registracijos žurnaluose ir juos atitinkančiuose DVS registruose (toliau – registrai):

32.1.	teisės aktai registruojami DVS atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus: sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.;

32.2.	įstaigos rengiami dokumentai (protokolai, sutartys, aktai, pažymos ir kt.) registruojami atskiruose DVS registruose pagal dokumentų rūšis;

32.3.	siunčiamieji ir gautieji dokumentai registruojami DVS atskiruose registruose.

33.	Savivaldybės administracijos padalinių parengti dokumentai, adresuoti Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui, Savivaldybės tarybos komitetams, kitiems Savivaldybės administracijos padaliniams, perduodami į Dokumentų valdymo ir teisės skyrių. Čia jie registruojami gautų dokumentų registre.

34.	Civilinės metrikacijos ir viešosios tvarkos skyriaus vyriausiasis specialistas - kalbos ir archyvo tvarkytojas rengia Savivaldybės dokumentų registrų sąrašą ir teikia derinti per Elektroninio archyvo informacinę sistemą Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialui, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Sąraše turi būti nurodytas kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), Savivaldybės padalinys ir darbuotojas, atsakingas už registrą.

35.	Užregistravus Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui ar padaliniams adresuotą dokumentą, DVS registruojantis darbuotojas deda registracijos spaudą ant popierinio dokumento. Registracijos data ir numeris dokumente DVS ir popieriniame dokumente turi sutapti. Už tai atsakingas dokumentą registruojantis darbuotojas.

36.	Registruojant Savivaldybės administracijos padalinyje gautą dokumentą, jo gavimo datą ir registracijos numerį popierinio dokumento originale ranka įrašo dokumentą registruojantis darbuotojas.

37.	Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

38.	Dokumento, adresuoto Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui originalas patenka į skyrius, kuriems jis priskiriamas. Jei gautas dokumentas reikalauja atsakymo, parengtas ir pasirašytas atsakymas yra segamas į bylą kartu su gautu dokumentu. Jei gauto dokumento originalą reikia saugoti Savivaldybės administracijos padalinyje, segama jo kopija.

39.	Savivaldybės meras ar Savivaldybės administracijos direktorius, DVS gavę užregistruotą ir nuskenuotą dokumentą, asmens prašymą ar skundą, DVS rašo rezoliuciją, kurioje nurodo datą, kada skiriama užduotis ir vykdytojus. Dokumentą su rezoliucija persiunčia vykdytojams. Jei atsakymo data yra dokumento tekste, ją DVS dokumento registracijos kortelėje turi įrašyti darbuotojas, registruojantis gautą dokumentą. Jei dokumentas reikalauja atsakymo, tačiau data nėra nurodyta, registruojantis darbuotojas kortelėje įrašo 20 darbo dienų laikotarpį. Laukai dokumento registracijos kortelėje, kuriuose nurodoma, ar dokumentas reikalauja atsakymo, ar ne, yra privalomi. Už jų pildymą atsako Savivaldybės bei Savivaldybės administracijos gautus dokumentus registruojantis Dokumentų valdymo ir teisės skyrius, Savivaldybės administracijos padaliniuose – už dokumentų registravimą atsakingi darbuotojai.

40.	Gauti asmenų prašymai dėl administracinių paslaugų suteikimo yra priimami ir registruojami DVS Dokumentų valdymo ir teisės skyriuje arba tame padalinyje, kuris yra nurodytas paslaugos aprašyme, ir perduodami tiesiai paslaugos vykdytojui.

41.	Dokumentai registruojami tokia tvarka:

41.1.	DVS registruose pagal Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: gavimo/ siuntimo data, dokumento registracijos eilės numeris, gauto dokumento sudarytojas, adresas bei dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys). Dokumente, jei gautas popierinis, įrašoma gavimo data ir registracijos eilės numeris.

41.2.	Registruose gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jo įvykdymo terminas), užduoties įvykdymo termino pakeitimo kontrolės ir dokumentų įdėjimo į bylą nuorodos, dokumentų lapų skaičius (kartu su pridedamais dokumentais), pavedimais, kiti duomenys.

42.	Savivaldybės administracijos padaliniuose gali būti vedama atskira kai kurių dokumentų apskaita.

IV. GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS

43.	Registruojami dokumentai, pateikti tiesiogiai, gauti paštu, elektroniniu paštu, faksu, per kurjerį ar per elektroninių valdžios vartų paslaugų dėžutę (https://epristatymas.post.lt/). Gautas elektroninis ar elektroniniu parašu pasirašytas dokumentas DVS perduodamas Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui tolimesniam paskirstymui.

44.	Už dokumentų tvarkymą atsakingi Savivaldybės administracijos darbuotojai gautus dokumentus peržiūri: ar jie gauti pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar jie nesugadinti, ar ant dokumentų yra parašai, ar netrūksta dokumentuose nurodytų pridedamų dokumentų bei priedų. Jei pažeidimų ar trūkumų nėra, gauti dokumentai skenuojami ir registruojami atitinkamuose registruose DVS šio Aprašo nustatyta tvarka, ir pateikiami Savivaldybės merui ar Savivaldybės administracijos direktoriui pagal kompetenciją rašyti rezoliucijas.

45.	Jei gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų arba jie apgadinti, dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), dokumentas neregistruojamas, o grąžinamas rengėjui, nurodant grąžinimo priežastį.

46.	Savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas atlieka pirminį gautų paštu, elektroniniu paštu, elektroninių ar pristatytų dokumentų, adresuotų Savivaldybės tarybai, Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui, tvarkymą:

46.1.	visų lygių teismų šaukimai, pranešimai, procesiniai dokumentai registruojami DVS Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialisto, originalai po registracijos perduodami Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui tolimesniam paskirstymui;

46.2.	dokumentus, adresuotus Savivaldybės administracijos padaliniams, pateikia šiems padaliniams registruoti ir toliau tvarkyti;

46.3.	Dokumentai, adresuoti Savivaldybės tarybos komitetams, komisijoms, Tarybos nariams ir Administracijos direktoriaus sudarytoms komisijoms, Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialisto registruojami DVS šiame Apraše nustatyta tvarka. Jų originalai su registracijos numeriu pateikiami vadovams arba vykdytojams;

46.4.	Sąskaitos ir sąskaitos faktūros, pateikiami registruoti ir toliau paskirstyti Savivaldybės administracijos direktoriui;

46.5.	Asmenų prašymai ir susirašinėjimo su savivaldybės įstaigomis dokumentai bei asmenų skundai ir jų nagrinėjimo dokumentai registruojami dokumentacijos plane numatytame registre DVS Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialisto. Prašymams ar skundams nagrinėti Savivaldybės administracijos direktorius ar Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas paskiria vykdytojus, užduotį ir nurodo įvykdymo terminą per DVS. Šis vykdytojo paskyrimas prilygsta rezoliucijos užrašymui popieriniame dokumente. Prašymo bei skundo registracijos kortelėje, esančioje DVS, turi būti nurodyta jo įvykdymo arba atsakymo pateikimo data;

46.6.	Laiškai su slaptumo ar riboto naudojimo žymomis neatplėšti įteikiami darbuotojui, atsakingam už slaptų dokumentų valdymą, registravimą ir tvarkymą;

46.7.	Savivaldybės administracijos elektroniniu paštu info@pagegiai.lt gauti dokumentai, adresuoti Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui, atspausdinami, registruojami ir perduodami nurodytam adresatui;

46.8.	Laiškai su žyma „asmeniškai“ neatplėšti tiesiogiai įteikiami adresatams.

47.	Neregistruojami reklaminiai lankstinukai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, kvietimai, sveikinimo laiškai ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą.

48.	Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų dokumentų tik tais atvejais, kai gauto dokumento siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir kai ant gauto dokumento nėra datos, o pašto antspaudas turi reikšmės gauto dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.

49.	Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami šio Aprašo nustatyta tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas gauto dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu. Dokumentus registruojantys darbuotojai turi užtikrinti, kad būtų išvengta dvigubo gaunamų vienodų dokumentų registravimo.

50.	Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui dokumentai persiunčiami tik juos užregistravus DVS. Gauti dokumentai užregistruojami jų gavimo dieną.

51.	Kai Savivaldybės meras ar Savivaldybės administracijos direktorius raštu paveda klausimą nagrinėti bendrovėms, įmonėms ir įstaigoms, priskirtoms Savivaldybės tarybos ar Administracijos reguliavimo sričiai, įvykdymo data DVS nurodoma ta, iki kada bendrovė, įmonė ar įstaiga turi pateikti atsakymą Savivaldybei, o vykdymo kontrolę atlieka rašto bendrovei, įmonei ar įstaigai rengėjas.

52.	Jeigu rezoliucijoje nurodoma, kad dokumento užduotį vykdyti pavedama keliems Savivaldybės administracijos padaliniams ar darbuotojams, pagrindiniu dokumento užduoties vykdymo organizatoriumi laikomas tas Savivaldybės administracijos padalinys ar darbuotojas, kuris rezoliucijoje nurodytas pirmas. Kiti užduotį vykdantys Savivaldybės administracijos padaliniai ar darbuotojai yra vienodai atsakingi už užduoties įvykdymą nurodytu laiku ir pagrindiniam vykdytojui per 15 darbo dienų turi pateikti būtiną medžiagą bei pasiūlymus, jeigu užduoties įvykdymo terminas ne trumpesnis kaip 20 darbo dienų. Jei užduoties vykdymo terminas nurodytas trumpesnis, tai medžiaga turi būti pateikiama per kiek įmanoma trumpesnį laiką. Pagrindinis vykdytojas nurodomas DVS atsakingu asmeniu.

53.	Informacija pareiškėjui turi būti pateikiama ne vėliau kaip per 20 darbo dienų nuo prašymo gavimo įstaigoje dienos.

54.	Pratęsti pavedimo vykdymo terminą, kuris nurodytas rezoliucijoje, gali tik šią rezoliuciją rašęs asmuo DVS. Savivaldybės merui ar Savivaldybės administracijos direktoriui DVS pratęsus užduoties vykdymo terminą, vykdytojas privalo apie tai raštu informuoti pareiškėją.

55.	Jeigu pavedimo vykdymas padalinio kompetencijai nepriklauso, rezoliucijoje nurodytas vykdytojas privalo per 2 darbo dienas DVS persiųsti dokumentą rezoliuciją rašiusiam asmeniui, kad būtų nurodytas kitas vykdytojas. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, kai atsakyta pareiškėjui, informacija apie užduoties įvykdymą užfiksuota DVS.

56.	Pavedimai ir užduotys, už kurių vykdymą yra atsakingi Savivaldybės administracijos padalinių − seniūnijų darbuotojai, DVS yra adresuojami tik seniūnijos seniūnui, kuris, kaip padalinio vadovas, yra atsakingas už jų vykdymą.

57.	Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai pažymi DVS dokumento registracijos kortelėje.

58.	Kai su parengtu, gautu dokumentu ar teisės aktu turi būti supažindinti keletas ar visi Savivaldybės administracijos darbuotojai, DVS siunčiama užduotis „Susipažinti“ ir nurodomi atsakingi asmenys.

59.	Savivaldybės darbuotojai tiesiogiai gautus dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui, privalo ne vėliau kaip kitą dieną perduoti Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistui užregistruoti.

60.	Apie laiku neįvykdytus pavedimus priminti vykdytojui sekančią dieną po termino pabaigos pagal Dokumentų valdymo ir teisės skyriuje registruotus gaunamuosius dokumentus.

V. PARENGTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR NAUDOJIMAS

61.	Savivaldybėje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami DVS.

62.	Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti įforminti ir suderinti teisės aktais nustatyta tvarka:

62.1.	Mero potvarkiai (1 priedas), direktoriaus įsakymai (2 priedas) veiklos ir personalo organizavimo klausimais turi būti vizuoti rengėjų ir suderinti su Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus vyriausiuoju specialistu, atsakingu už potvarkio, įsakymo teisėtumą. Esant atvejui, kai Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus vyriausiasis specialistas negali eiti pareigų dėl atostogų, laikinojo nedarbingumo ir kitais atvejais, ir nesant paskirto kito asmens, atliekančio suderinimą, už parengto potvarkio, įsakymo teisėtumą, atsako dokumento rengėjas;

62.2.	Tarybos sprendimų projektai (3 priedas) privalo būti vizuoti rengėjų, suderinti su Civilinės metrikacijos ir viešosios tvarkos skyriaus vyriausiuoju specialistu - kalbos ir archyvo tvarkytoju, Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus vyriausiuoju specialistu atsakingu už sprendimo projekto teisėtumą ir kitais asmenimis pagal Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatyme numatytus reikalavimus;

62.3.	Teisės aktai, kuriais tvirtinami kiti dokumentai, rengiami ir pasirašomi po vieną egzempliorių, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip;

62.4.	Kartu su teikiamu pasirašyti siunčiamuoju dokumentu (4 priedas) turi būti pateiktas antras šio dokumento egzempliorius, vizuotas rengėjo. Už parengto siunčiamojo dokumento valstybinės kalbos taisyklingumą atsako dokumento rengėjas. Kai dokumento rengėjai yra keli, jie visi vizuoja antrąjį dokumento egzempliorių. Derinimo žyma gali būti derintojo spaudas;

62.5.	Vizos gali būti rašomos greta arba viena po kitos tame pačiame projekto egzemplioriuje. Vizos išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu. Vizuotojai pastabas (jei jų būtų) rašo aiškias ir konkrečias. Detalios pastabos rašomos atskirame lape virš vizos užrašoma „Pastabos pridedamos“. Teisės aktų projektų rengėjas virš savo vizos rašo žodelį „Parengė“;

62.6.	Siunčiamuosius dokumentus (4 priedas) pagal kompetenciją pasirašo Savivaldybės meras, Savivaldybės administracijos direktorius, Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių vadovai. Dokumentus registruojantys darbuotojai juos registruoja DVS siunčiamųjų dokumentų registre;

62.7.	Dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas (ž. R. pagal Dokumentacijos planą), gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse.

63.	Jeigu siunčiamasis dokumentas turi priedų, jų kopijos turi būti pridėtos prie rengėjo DVS parengto siunčiamojo dokumento egzemplioriaus.

64.	Jeigu siunčiamasis dokumentas yra atsakomasis, kartu su registracijos numeriu atsakymo rengėjas DVS dokumento kortelėje būtinai turi susieti su gautuoju dokumentu.

65.	Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilių ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialiojoje žymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.

66.	Jeigu siunčiamasis dokumentas adresuotas keliems įvardintiems adresatams, pasirašyti teikiama tik vieną dokumento egzempliorių. Jei adresatų daugiau nei 4, rašomas adresatų sąrašas. Adresatų sąrašas pateikiamas kartu su siunčiamuoju dokumentu.

67.	Siunčiamojo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento svarbą, privalo informuoti Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus darbuotojus, jeigu dokumentas turi būti išsiųstas registruotu paštu arba pažymint „R“ dešiniajame kampe ant voko.

68.	Siunčiamojo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento, pasirašyto Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus, svarbą, privalo informuoti Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus darbuotoją, atsakingą už siunčiamųjų dokumentų tvarkymą, kad dokumentas turi būti išsiųstas registruotu laišku.

69.	Savivaldybės administracijos skyrių pašto siuntos (laiškai), Dokumentų valdymo ir teisės skyriui pateiktos 9 val., išsiunčiamos tą pačią dieną, pateiktos vėliau – kitą darbo dieną.

70.	Savivaldybės teisės aktų (jais patvirtintų kitų teisės aktų, nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas) ar kitų dokumentų patvirtintos kopijos siunčiamos su lydraščiu..

71.	Kai reikia valstybės tarnautojus ar darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais, jų kopijos ar nuorašai dedami į valstybės tarnautojų bei darbuotojų asmenines bylas, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

72.	Norminiai teisės aktų projektai (visi Tarybos sprendimų projektai) skelbiami Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos teisės aktų informacinėje sistemoje (toliau – TAIS), o priimti norminiai teisės aktai registruojami teisės aktų registre (toliau – TAR).

73.	Savivaldybės mero potvarkius dėl įstaigai priskirtos veiklos srities, komandiruočių, atostogų, personalo klausimais, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus dėl įstaigai priskirtos veiklos srities, komandiruočių, atostogų, personalo klausimais, DVS registruoja Savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas.

74.	Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus pasirašytas sutartis DVS registruoja Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas.

VI. VYKDYTOJŲ SUSIPAŽINIMAS SU PRIIMTAIS TEISĖS AKTAIS

75.	Teisės aktai (sprendimai – per tris dienas, įsakymai, potvarkiai – pasirašymo dieną) skelbiami Savivaldybės interneto svetainės www.pagegiai.lt nuorodoje „Teisės aktai“, išskyrus tuos, kuriuose nurodyti asmens kodai, bankų sąskaitos.

76.	Teisės aktų rengėjai informuoja teisės aktų vykdytojus apie dokumento priėmimą ir paskelbimą Savivaldybės interneto svetainėje. Iš jos atspausdinti teisės aktai, esant reikalui, tvirtinami nuorašo tikrumo žyma. Ne Savivaldybės pavaldumo įstaigoms išduodamos ar išsiunčiamos dokumentų kopijos.

77.	Norminių sprendimų projektai ir jų dokumentai skelbiami Seimo Teisės aktų informacinės sistemos Teisės aktų projektų posistemėje (toliau – TAPIS). Joje sprendimus (per 3 dienas nuo jų pasirašymo) ir jų projektus (ne vėliau kaip kitą dieną po Savivaldybės mero rezoliucijos pasirašymo) skelbia Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas.

78.	Teisės aktais sudarytų komisijų, darbo grupių nariai, neturintys elektroninio pašto, skubos atvejais gali būti informuojami telefonu. Tuo pasirūpina teisės akto rengėjas.

VII. DVS VARTOTOJŲ TEISĖS IR GALIMI VEIKSMAI

79.	Savivaldybės ir Administracijos vadovai gali peržiūrėti visus registruotus dokumentus, rašyti rezoliucijas, keisti, kontroliuoti vykdymo terminus.

80.	Centralizuoto savivaldybės vidaus audito skyriaus darbuotojai gali peržiūrėti visus derinamus ir registruotus dokumentus.

81.	Savivaldybės padalinių vadovai gali peržiūrėti visus jiems ir pavaldiems darbuotojams siųstus dokumentus, sistemoje registruotus padalinio dokumentus, gali rašyti rezoliucijas ir pavedimus, keisti, kontroliuoti dokumentų vykdymo terminus.

82.	Darbuotojas gali peržiūrėti tik jam skirtus dokumentus, su jais susijusias rezoliucijas ir pavedimus, daryti įrašus apie įvykdymą.

83.	Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas (Tarybos sekretorius) gali peržiūrėti derinamus sprendimų projektus, juos ir sprendimus registruoti bei kontroliuoti sprendimų vykdymo terminus.

84.	Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus sekretorius - referentas, gali peržiūrėti visus registruotus dokumentus, rašyti rezoliucijas, keisti, kontroliuoti vykdymo terminus.

85.	Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas registruoja (užpildo registracijos kortelę, prisega skenuotą ar kompiuterinį dokumentą) tuose registruose, į kuriuos turi teises, įrašo vadovų rezoliucijas ir pavedimus.

VIII. DOKUMENTACIJOS PLANAS IR BYLŲ SUDARYMAS

86.	Savivaldybės dokumentų valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti parengiamas numatomų sudaryti ateinančiais metais bylų planas – dokumentacijos planas. Savivaldybės dokumentacijos planą, atsižvelgdamas į padalinių dokumentacijos planus, rengia Civilinės metrikacijos ir viešosios tvarkos skyriaus vyriausiasis specialistas - kalbos ir archyvo tvarkytojas. Dokumentacijos planas padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, užtikrina vienodą bylų sudarymo tvarką ir jų apskaitą.

87.	Dokumentacijos planas rengiamas kasmet ir patvirtinamas iki sekančių metų sausio 1 dienos. Į jį įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti.

88.	Sudarant dokumentacijos planą, kiekvienos jame įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai nustatyti kitais teisės aktais, nurodomas tas saugojimo terminas, kuris yra ilgesnis.

89.	Iki einamųjų metų rugsėjo 1 d. Savivaldybės administracijos padaliniai pateikia raštus dėl dokumentacijos plano papildymo (jeigu susidarė naujų bylų, kurias reikia įtraukti į dokumentacijos planą), surašomas dokumentacijos plano bylų papildymų sąrašas, o atsakingas asmuo už Savivaldybės administracijos ir institucijų dokumentacijos plano sudarymą, likus vienam mėnesiui iki naujų kalendorinių metų pradžios, parengia Savivaldybės dokumentacijos plano projektą per Elektroninio archyvo informacinę sistemą ir pateikia derinti Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialui.

90.	Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal Savivaldybės funkcijas ir veiklos sritis.

91.	Dokumentacijos planas rengiamas atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus, nurodytus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 34 punkte.

92.	Rengiant dokumentacijos planą, būtina numatyti, kad trumpai, ilgai ir nuolat saugomi dokumentai į bylas bus grupuojami atskirai.

93.	Į dokumentacijos planą neįrašomos bylos, sudarytos iš susirašinėjimo tarp Savivaldybės administracijos padalinių dokumentų.

94.	Dokumentai per kalendorinius metus į dokumentacijos plane numatytas bylas (vaizdo ir garso dokumentai priskiriami byloms) dedami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 39 punkte nurodytų reikalavimų.

IX. BYLŲ TVARKYMAS IR DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ

95.	Bylos tvarkomos praėjus vieneriems kalendoriniams metams po bylų užbaigimo Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodyta tvarka.

96.	Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas Savivaldybės darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti kitam Savivaldybės darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą, ar dokumentų apskaitą tvarkančiam padaliniui visas turimas bylas (dokumentus). Bylų (dokumentų) perdavimas įforminamas aktu (akto forma pateikta Dokumentų rengimo taisyklių 13 priede). Kai bylas (dokumentus) perduoda padalinio darbuotojas kitam to paties padalinio darbuotojui, bylų (dokumentų) perėmimo aktą tvirtina to padalinio vadovas. Jeigu bylos (dokumentai) perimamos iš kito padalinio, perėmimo aktą tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo. Perėmimo aktas šiuo atveju suderinamas su perduodančio ir perimančio padalinių vadovais. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakyme dėl darbuotojo atleidimo iš pareigų ar perkėlimo į kitas pareigas nurodoma, kam perduodamos bylos (dokumentai) ir kur saugomas perdavimo aktas.

97.	Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.

98.	Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus ir bylų apyrašus, suderintus su Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialu, tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas tvirtinamas, kai tų metų nuolat ir ilgai saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus. Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

X. BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS

99.	Kad dokumentai būtų išsaugomi, prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylos iki perdavimo į Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialą saugomos Savivaldybės archyve. Už jų apskaitą atsako Civilinės metrikacijos ir viešosios tvarkos skyriaus vyriausiasis specialistas - kalbos ir archyvo tvarkytojas.

100.	Sutvarkytos nuolat ir ilgai saugojimų dokumentų bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

101.	Trumpai saugomos bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, po to nustatyta tvarka naikinamos.

102.	Bylų apskaita tvarkoma Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka.

103.	Nuolat ir ilgai saugojimų bylų apskaita tvarkoma atskiruose bylų apyrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų apyrašai nustatomi:

103.1.	vienos ar kelių panašaus pobūdžio Savivaldybės funkcijų ar veiklos sričių byloms;

103.2.	specialias funkcijas vykdančių Savivaldybės administracijos padalinių byloms;

103.3.	apibrėžtų procesų metu susidariusioms vienarūšėms byloms;

103.4.	byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai.

104.	Bylų apyrašų sąrašą įsakymu tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo, suderinęs su Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialu. Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo numeris, pavadinimas ir jų saugojimo terminai.

105.	Į bylų apyrašus įrašomos kalendoriniais metais užbaigtos nuolat ir ilgo saugojimo bylos.

106.	Jei nustatoma, kad trūksta dokumentacijos plane numatytų dokumentų ar bylų, organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas prarastų dokumentų aktas. Aktą tvirtina Administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo, o sprendimus dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas. Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojamas Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialas.

107.	Sutvarkytos ir patikrintos bylos į apyrašus įrašomos tokia tvarka:

107.1.	Bylos į apyrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus: kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal kalendorinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nežiūrint atsakomojo dokumento datos;

107.2.	Kiekvienais kalendoriniais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama eilės tvarka;

107.3.	Kiekviena byla įrašoma kaip atskiras saugojimo vienetas, kiekvienam saugojimo vienetui suteikiamas atskiras apskaitos eilės numeris;

107.4.	Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antraštė, chronologinės ribos, lapų skaičius;

107.5.	Nurodoma į bylų apyrašą įrašomų ir bendra apyraše įrašytų saugojimo vienetų suma.

108.	Savivaldybės bylų apyrašus, suderintus per Elektroninio archyvo informacinę sistemą su Klaipėdos regioninio valstybės archyvo Tauragės filialu, tvirtina Administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo.

109.	Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio Savivaldybės istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma:

109.1.	Pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie Savivaldybę: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos funkcijos, veiklos sritys, Administracinė struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį;

109.2.	Pažymos antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

110. Savivaldybės administracijos trumpo, ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomos Savivaldybės administracijos archyve, vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“.

_________________________________

Pagėgių savivaldybės dokumentų

valdymo procedūrų aprašo

1 priedas

Pagėgių savivaldybės meras potvarkis dėl .................................................................
2019 m. sausio 00 d. Nr. 0-00 Pagėgiai

(Potvarkio formos pavyzdys)

(Dokumento tekstas)

Savivaldybės meras	(Parašas)	(Vardas ir pavardė)

Specialisto, atsakingo už potvarkio teisėtumą

(Vardas ir pavardė)

(Parašas)

(Data)

Parengė

(Pareigos)

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

Pagėgių savivaldybės dokumentų

valdymo procedūrų aprašo

2 priedas

Pagėgių savivaldybės administracijos direktorius įsakymas dėl ...............................................
2019 m. sausio 00 d. Nr. 00-00 Pagėgiai

(Įsakymo formos pavyzdys)

(Dokumento tekstas)

Administracijos direktorius	(Parašas)	(Vardas ir pavardė)

Specialisto, atsakingo už įsakymo teisėtumą

(Vardas ir pavardė)

(Parašas)

(Data)

Parengė

(Pareigos)

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

Pagėgių savivaldybės dokumentų

valdymo procedūrų aprašo

3 priedas

Projektas

(Tarybos sprendimo projekto formos pavyzdys)

Pagėgių savivaldybės taryba sprendimas Dėl .........................................................................
2019 m. sausio 00 d. Nr. T1-00 Pagėgiai

(Dokumento tekstas)

SUDERINTA:

Administracijos direktorius (Parašas)	(Vardas ir pavardė)

Civilinės metrikacijos ir viešosios tvarkos skyriaus

Vyriausiasis specialistas - Kalbos ir archyvo tvarkytojas (Parašas)	(Vardas ir pavardė)

Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus specialistas	(Parašas)	(Vardas ir pavardė)

Parengė

(Pareigos)

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

Pagėgių savivaldybės dokumentų

valdymo procedūrų aprašo

4 priedas

(Rašto formos pavyzdys)

Pagėgių Savivaldybės administracija Biudžetinė įstaiga, Vilniaus g. 9, 99288 Pagėgiai, tel. (8 441) 57 482, faks. (8 441) 57 874, el. p. info@pagegiai.lt . Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188746659
Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijai Gedimino pr. 19, 01103 Vilnius	2019-00-00 Nr. R2- Į 2019-00-00 Nr. 0-0

DĖL

(Dokumento tekstas)

(Pareigų pavadinimas)	(Parašas)	(Vardas ir pavardė)

(rengėjo nuoroda)