LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTRAS

 

ĮSAKYMAS

DĖL TEISINGUMO MINISTRO 2007 M. rugsėjo 17 D. ĮSAKYMO nR. 1R-360

„DĖL NOTARO PROFESINĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ TVARKYMO, SAUGOJIMO IR PERDAVIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO

 

2016 m. gegužės 30  d. Nr. 1R-174

Vilnius

 

 

 

Pakeičiu  Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2007 m. rugsėjo 17 d. įsakymą Nr. 1R-360 „Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių patvirtinimo“:

1. Pakeičiu preambulę ir ją išdėstau taip:

„Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos notariato įstatymo 151 straipsniu,“.

2. Pakeičiu nurodytu įsakymu patvirtintas Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisykles:

2.1. Pakeičiu I skyriaus pavadinimą ir jį išdėstau taip:

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS“.

2.2. Pakeičiu 1 punktą ir jį išdėstau taip:

1. Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklės (toliau – taisyklės) nustato notaro profesinės veiklos metu sudarytų ir gautų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimus. Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal šių taisyklių ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės), reikalavimus.“

2.3. Pakeičiu 2 punktą ir jį išdėstau taip:

2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos notariato įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, kitais teisės aktais.“

2.4. Papildau 41 punktu:

41. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatyme, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse vartojamas sąvokas.“

2.5. Pakeičiu II skyriaus pavadinimą ir jį išdėstau taip:

II SKYRIUS

DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS“.

2.6. Papildau 71 punktu:

71. Elektroniniai dokumentai gali būti registruojami bendruose ar jungtiniuose registruose kartu su popieriniais dokumentais, nurodant, kad dokumentas yra elektroninis. Notaras gali nustatyti ir atskirus elektroninių dokumentų registrus. Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jo identifikavimo žymuo gali būti papildytas raide E.

Registruojant elektroninį dokumentą, jam suteikiamas registracijos numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Šie registravimo duomenys turi būti unikalūs.“

2.7. Pakeičiu 9.4 papunktį ir jį išdėstau taip:

9.4. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos išspausdinamos ir registruojamos pagal šių taisyklių 9.3 papunktyje nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu.“

2.8. Papildau 9.41 papunkčiu:

9.41. Elektroninių ryšių priemonėmis gautas elektroninis dokumentas registruojamas, jei atitinka Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis. Jei šių reikalavimų neatitinkantis dokumentas gaunamas iš užsienio korespondentų, sprendimą dėl jo įtraukimo į apskaitą ir tolesnio valdymo priima notaras. Gavus neatpažįstamo formato elektroninį dokumentą ar elektroninį dokumentą, kurio neįmanoma atidaryti ir apdoroti, apie tai informuojamas siuntėjas.“

2.9. Papildau 9.51 papunkčiu:

9.51. Gauto elektroninio dokumento registravimo duomenys (gauto elektroninio dokumento gavimo data, gavimo registracijos numeris, dokumentą gavusio notaro vardas, pavardė) nurodomi metaduomenyse. Gauto elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris, jį gavusio notaro vardas ir pavardė elektroninio dokumento turinyje nenurodomi.“

2.10. Pakeičiu 14 punktą ir jį išdėstau taip:

14. Notaro sudaryti ar gauti ir užregistruoti dokumentai turi būti sisteminami (dedami į bylas) pagal notaro dokumentacijos planą (8 priedas). Notaro dokumentacijos planas rengiamas kasmet, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos, pagal Lietuvos notarų rūmų parengtą Notaro veiklos bylų sąrašą, atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, taip pat šiose taisyklėse nustatytus reikalavimus.“

2.11. Papildau 141.1 papunkčiu:

141. Notaro gauti, užregistruoti ir atspausdinti elektroninių dokumentų nuorašai ir (ar) išrašai priskiriami bylai pagal notaro dokumentacijos planą.“

2.12. Papildau 20.18 papunkčiu:

20.18. Elektroninių dokumentų nuorašai ir (ar) išrašai spausdinami ir tvirtinami Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“, nustatyta tvarka ir dedami į bylą pagal patvirtintą notaro dokumentacijos planą.“

2.13. Pakeičiu 21.2 papunktį ir jį išdėstau taip:

21.2. Jei tam tikros dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių taisyklių 20.4 papunktyje.“

2.14. Pakeičiu 21.5 papunktį ir jį išdėstau taip:

21.5. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai išspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką. Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jis saugomas informacinių technologijų priemonėmis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių taisyklių nustatyta tvarka.“

2.15. Pakeičiu III skyriaus pavadinimą ir jį išdėstau taip:

III SKYRIUS

BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS IR PERDAVIMAS“.

2.16. Pakeičiu 28 punktą ir jį išdėstau taip:

28. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos. Pasibaigus nustatytam minimaliam bylos saugojimo terminui, atliekama dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Elektroninių dokumentų vertės ekspertizė atliekama ir sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo priimamas vadovaujantis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimais. Elektroniniai dokumentai saugomi Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių taisyklių nustatyta tvarka.“

2.17. Pakeičiu 30 punktą ir jį išdėstau taip:

30. Sutvarkytos pagal šių taisyklių 21–26 punktuose nustatytus reikalavimus ilgai saugomos bei notarinių veiksmų bylos, kurias nustatyta saugoti 25 metus, į bylų apyrašus įrašomos ir trumpai saugomų notarinių veiksmų bylų, kurias nustatyta saugoti 10 metų, sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.“

2.18. Pakeičiu 37.1 papunktį ir jį išdėstau taip:

37.1. Į Notarinių veiksmų ilgai saugomų (100 m.) bylų apyrašą Nr. 2 (14 priedas) įrašomos notariškai patvirtintų, priimtų saugoti oficialiesiems testamentams prilyginamų testamentų, asmeninių testamentų, liudijimų, aktų dėl asmeninių testamentų priėmimo, prašymų anuliuoti testamentus ir kitos notarinių veiksmų bylos, kurioms nustatytas 100 metų saugojimo terminas.“

2.19. Pakeičiu 43 punkto pirmąją pastraipą ir ją išdėstau taip:

43. Pasibaigus notaro įgaliojimams pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, taip pat šių taisyklių reikalavimus sutvarkomi visų metų notaro veiklos ir notarinių veiksmų dokumentai, bylų apyrašai, sąrašai užbaigiami, sudaromi naikinimo aktai. Sudaromas perduodamų bylų aktas. Visi apskaitos dokumentai derinami pagal šių taisyklių 40 punkte nustatytus reikalavimus.“

2.20. Pakeičiu 1 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei ilgai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.“

2.21. Pakeičiu 2 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.“

2.22. Pakeičiu 3 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.“

2.23. Pakeičiu 4 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.“

2.24. Pakeičiu 5 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei ilgai saugoma knyga (registras) buvo pildoma informacinių technologijų priemonėmis, ji gali būti pasirašoma laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.“

2.25. Pakeičiu 6 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei trumpai saugoma knyga (registras) buvo pildoma informacinių technologijų priemonėmis, ji gali būti pasirašoma laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.“

2.26. Pakeičiu 7 priedą ir Pastabų 2 punktą išdėstau taip:

2. Jei ilgai saugoma knyga (registras) buvo pildoma informacinių technologijų priemonėmis, ji gali būti pasirašoma laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.“

 

 

 

 

Teisingumo ministras                                                                                               Juozas Bernatonis

 

 

SUDERINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2016-05-24 raštu Nr. (6.2 E)V4-300