Suvestinė redakcija nuo 2021-12-23
Įsakymas paskelbtas: TAR 2017-11-28, i. k. 2017-18864
LIETUVOS RESPUBLIKOS KULTŪROS MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL NACIONALINIO PUBLIKUOTŲ DOKUMENTŲ ARCHYVINIO FONDO NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
2017 m. lapkričio 28 d. Nr. ĮV-1122
Vilnius
2. Pripažįstu netekusiu galios Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2007 m. balandžio 23 d. įsakymą Nr. ĮV-265 „Dėl nacionalinio publikuotų dokumentų archyvinio fondo nuostatų patvirtinimo“.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos kultūros ministro
2017 m. lapkričio 28 d. įsakymu Nr. ĮV-1122
(Lietuvos Respublikos kultūros ministro
2021 m. gruodžio 21 d.
įsakymo Nr. ĮV-14444 redakcija)
NACIONALINIO PUBLIKUOTŲ DOKUMENTŲ ARCHYVINIO FONDO NUOSTATAI
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Nacionalinio publikuotų dokumentų archyvinio fondo nuostatai (toliau – nuostatai) reglamentuoja nacionalinio publikuotų dokumentų archyvinio fondo sudėtį, komplektavimą dokumentų privalomaisiais egzemplioriais, saugojimą, valdymo organizavimą, dokumentų apsaugos ir jų naudojimo tvarką.
2. Nuostatai parengti vadovaujantis Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatymu, Lietuvos Respublikos kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatymu, Lietuvos Respublikos visuomenės informavimo įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1996 m. lapkričio 22 d. nutarimu Nr. 1389 „Dėl dokumentų privalomųjų egzempliorių skaičiaus ir jų perdavimo bibliotekoms“.
3. Nuostatuose vartojama sąvoka nacionalinis publikuotų dokumentų archyvinis fondas (toliau – archyvinis fondas) – tai Lietuvos bibliotekų fondo dalis, sudaryta iš viešosios informacijos rengėjų nemokamai perduodamų visų rūšių ir formatų dokumentų privalomųjų egzempliorių ar kitais būdais įsigytų dokumentų ir kaupiama Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvarka nustatytose šalies bibliotekose siekiant užtikrinti šalies dokumentinio kultūros paveldo apskaitą, išsaugojimą ir prieinamumą dabarties ir ateities visuomenei.
4. Kitos šiuose nuostatuose vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatyme, Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatyme, Lietuvos Respublikos kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatyme, Lietuvos Respublikos visuomenės informavimo įstatyme vartojamas sąvokas.
II SKYRIUS
ARCHYVINIO FONDO SUDĖTIS
5. Archyvinį fondą sudaro:
5.1. spaudos archyvinis fondas, kuriame kaupiami ir saugomi:
5.1.1. nuo XVI a. visomis formomis ir kalbomis poligrafiniu būdu pagaminti dokumentai, publikuoti Lietuvos teritorijoje, įskaitant ir istorines Lietuvos valstybės ribas, kurios buvo nustatytos dokumento išleidimo metais;
5.1.2. iki 1990 m. užsienio šalyse publikuoti dokumentai, kurie turiniu, autoriumi ir (ar) kalba susiję su Lietuva;
5.2. audiovizualinių dokumentų archyvinis fondas, kuriame kaupiami ir saugomi:
5.2.2. iki 1990 m. užsienio šalyse pagaminti dokumentai, kurie turiniu, autoriumi ir (ar) kalba susiję su Lietuva;
5.3. prieinamo formato kopijų, skirtų asmenims, negalintiems skaityti įprasto spausdinto teksto dėl sensorinių (aklumo, silpnaregystės), fizinių funkcijų, raidos, kompleksinių sutrikimų ir kitų įgimtų ar įgytų sveikatos sutrikimų, archyvinis fondas;
5.4. elektronine forma publikuotų dokumentų archyvinis fondas, kuriame kaupiami ir saugomi:
5.4.1. elektronine forma publikuotų dokumentų privalomieji egzemplioriai, išleisti platinti be fizinių laikmenų tiesiogiai tinkle (saityne);
5.5. atsarginis spaudos archyvinis fondas, kuriame saugomi nuo 1905 m. visomis formomis ir kalbomis poligrafiniu būdu pagaminti dokumentai (išskyrus standartus ir kitus normatyvinius dokumentus, smulkiąją spaudą – afišas, anketas, informacinius ir reklaminius leidinius), publikuoti Lietuvos teritorijoje.
6. Archyvinis fondas gali būti pildomas išliekamąją kultūrinę vertę turinčiais dokumentais, kurie įsigyti, dovanoti ar gauti kaip palikimas iš privačių fizinių ir juridinių asmenų, nevalstybinių organizacijų, taip pat iš kitų valstybių gautais Lietuvos dokumentinio istorinio paveldo ar su Lietuva susijusiais dokumentais.
III skyrius
ARCHYVINIO FONDO KOMPLEKTAVIMAS DOKUMENTŲ PRIVALOMAISIAIS EGZEMPLIORIAIS
7. Archyviniam fondui pateikiamas dokumentų privalomasis egzempliorius turi atitikti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1993 m. liepos 9 d. nutarime Nr. 513 „Dėl tarptautinio standartinio knygos numerio (ISBN) žymėjimo leidiniuose“ nustatytus reikalavimus.
8. Viešosios informacijos rengėjas, pristatydamas privalomąjį egzempliorių, privalo pateikti ir lydimąjį dokumentą, kuriame nurodomi pagrindiniai perduodamo dokumento duomenys: leidėjas, autorius, pavadinimas, perduodamų egzempliorių skaičius, dokumento savikaina, dokumento leidybos finansavimo šaltinis. Viešojo sektoriaus subjektai papildomai nurodo balansinės sąskaitos numerį pagal Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008 m. gruodžio 22 d. įsakymu Nr. 1K-455 „Dėl privalomojo bendrojo sąskaitų plano patvirtinimo“ patvirtintą Viešojo sektoriaus subjektų privalomąjį bendrąjį sąskaitų planą.
9. Kaip dokumentų privalomojo egzemplioriaus dalys turi būti pateikiami leidinių priklausiniai: aplankai, dėklai, lydinčiosios pastebėtų (ištaisytų) klaidų skrajutės ar bukletai, kitų formatų priedai.
10. Skaitmeninių dokumentų fizinėse laikmenose privalomasis egzempliorius turi būti pateikiamas tokios būklės ir tokiu formatu, kuriuo leidinys yra išleidžiamas viešai platinti.
11. Elektronine forma publikuotų dokumentų, kurie išleidžiami platinti be fizinės laikmenos tiesiogiai tinkle (saityne), privalomųjų egzempliorių pateikimas ir priėmimo sąlygos:
11.1. dokumentas pateikiamas paties viešosios informacijos rengėjo, pasinaudojant portale ibiblioteka.lt teikiama interaktyvia paslauga arba aplikacijų programavimo sąsaja (angl. Application Programming Interface). Už savo paskyros sukūrimą portale ibiblioteka.lt atsakingas pats viešosios informacijos rengėjas;
11.2. pateikdamas dokumento privalomąjį egzempliorių, viešosios informacijos rengėjas turi nurodyti bazinius jo metaduomenis;
11.3. privalomasis egzempliorius pateikiamas tuo elektroninio dokumento rinkmenos formatu, kuriuo dokumentas teikiamas viešam platinimui;
11.4. elektronine forma publikuoto dokumento rinkmena neturi būti apsaugota turinio skaidymą į mažesnes logines-sintaksines sudedamąsias dalis (pvz. periodinio leidinio skaidymas į straipsnius, elektroninės knygos skaidymas į skyrius, prieiga prie pastraipos eilučių rašmenų po vieną rašmenį ir pan.) (angl. parsing) ribojančiomis priemonėmis;
11.5. dokumentų privalomieji egzemplioriai negali būti pateikiami koduoti (su prieigos prie dokumento turinio ribojimais taikant įvairias saugumo priemones, pavyzdžiui, slaptažodžius, šifravimą ir pan.) arba su nustatytais autorių teisių valdymo sistemos (angl. Digital Rights Management) ar jos analogų ribojimais.
12. Archyvinį fondą sauganti Nacionalinė biblioteka gali gauti ir savanoriškai teikiamas regioninių periodinių leidinių privalomųjų egzempliorių (leidybai paruošto, spaustuvinio) PDF formato išvesties rinkmenas tais atvejais, kai dokumentą rengiant tokio formato rinkmena buvo sukurta ir viešosios informacijos rengėjas ta rinkmena disponuoja.
IV skyrius
ARCHYVINIO FONDO SAUGOJIMAS IR VALDYMo organizavimas
14. Atsarginis spaudos archyvinis fondas dokumentų saugumo ir išsaugojimo tikslais saugomas Kauno apskrities viešojoje bibliotekoje.
15. Už archyvinio fondo valdymo organizavimą teisės aktų nustatyta tvarka atsako bibliotekos, kurioje saugomas archyvinis fondas, vadovas ar kitas tos bibliotekos vadovo įgaliotas asmuo.
16. Archyvinį fondą saugančios bibliotekos vadovas privalo paskirti asmenis, atsakingus už archyvinio fondo dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą, ir nustatyti jų įgaliojimus bei atsakomybę.
17. Archyvinio fondo valdymo praktinius klausimus sprendžia kolegiali patariamojo balso teisę turinti Nacionalinio publikuotų dokumentų archyvinio fondo taryba (toliau – Taryba) prie Nacionalinės bibliotekos. Tarybą sudaro 7 nariai, iš kurių 4 narius deleguoja archyvinį fondą saugančios bibliotekos, 3 narius − leidėjų asociacijos. Tarybos sudėtį ir darbo reglamentą tvirtina Nacionalinės bibliotekos vadovas.
V SKYRIUS
ARCHYVINIO FONDO APSAUGA
19. Archyvinio fondo dokumentai turi būti apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, sunaikinimo.
20. Archyvinio fondo dokumentai saugomi atskirai nuo kitų bibliotekos fondų, specialiose saugyklose, atitinkančiose dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
21. Archyvinio fondo dokumentams išsaugoti taikomos prevencinio konservavimo priemonės ir restauravimo metodai.
22. Į archyvinio fondo saugyklas gali įeiti tik tie bibliotekos darbuotojai, kurių pareigybių aprašyme numatyta archyvinio fondo tvarkymo ir (ar) kontrolės funkcija. Kiti asmenys gali įeiti tik su bibliotekos administracijos leidimu, lydimi už archyvinį fondą atsakingų bibliotekos darbuotojų.
23. Bibliotekos darbo su elektronine forma publikuotais archyvinio fondo dokumentais kompiuteryje (terminale) ir tarnybinėje stotyje turi būti įdiegta apsaugos nuo virusų ir kitos nepageidaujamos programinės įrangos sistema, kurios ilgiausias neatnaujinimo laikas – penkios paros.
24. Elektronine forma publikuoti dokumentai perduodami saugoti specialiosiomis įrangos priemonėmis, užtikrinančiomis, kad dokumentai būtų perduoti saugiai ir nebūtų galimybės tretiesiems asmenims jais pasinaudoti.
25. Elektronine forma publikuotus archyvinio fondo dokumentus atgaminti, perkelti ir (ar) perduoti jų kopijas už bibliotekos terminalo ribų į išorės tinklus galima tik suderinus su viešosios informacijos rengėjais, jų funkcijų ar teisių perėmėjais ir gavus jų sutikimą raštu.
26. Elektronine forma publikuotų dokumentų archyvinis fondas Nacionalinės bibliotekos duomenų saugykloje nuo viešojo kompiuterių tinklo turi būti atskirtas ugniasiene ir specialia programine įranga, leidžiančia filtruoti pasiekiamą turinį rinkmenų lygmenyje.
27. Siekdama užtikrinti elektronine forma publikuotų dokumentų archyvinio fondo saugumo reikalavimų įgyvendinimą, Nacionalinė biblioteka kas dvejus metus atlieka informacinių technologijų saugos atitikties vertinimą. Vertinimo rezultatai teikiami Tarybai, kuri numato priemones nustatytiems trūkumams pašalinti bei vykdo jų įgyvendinimo priežiūrą.
VI skyrius
Archyvinio fondo dokumentų naudojimas
29. Archyvinio fondo dokumentai naudojami laikantis Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymo nuostatų ir reikalavimų.
30. Archyviniame fonde saugomų dokumentų bibliografiniai įrašai, skirti dokumentų bibliografinei apskaitai, yra sudaromi Lietuvos integralios bibliotekų informacijos sistemos jungtiniame kataloge ir gali būti įtraukiami į kitus Lietuvos ir užsienio bibliotekų elektroninius katalogus.
31. Fiziniai ir juridiniai asmenys archyvinio fondo dokumentais gali naudotis tik išimtiniu atveju specialiose skaityklose ir tik tuo atveju, jei kituose bibliotekos (-ų) fonduose nėra atitinkamo dokumento kito egzemplioriaus ar jo kopijos.
32. Prieiga prie elektronine forma publikuotų archyvinio fondo dokumentų vartotojams yra ribojama ir kontroliuojama. Nacionalinė biblioteka suteikia prieigą prie elektroninių dokumentų, išleistų platinti be fizinės laikmenos, privalomųjų egzempliorių patvirtintoje darbo vietoje (terminale, prieiga iš Nacionalinės bibliotekos vidinio tinklo), tačiau skaityti tą patį elektroninį dokumentą gali tik vienas vartotojas ir tik viename įrenginyje tuo pačiu metu. Ši nuostata netaikoma atvirosios prieigos dokumentams.
33. Elektronine forma publikuotų dokumentų, išleistų platinti be fizinės laikmenos, privalomojo egzemplioriaus naudojimo sąlygos portale ibiblioteka.lt:
33.1. vartotojas gali atlikti elektronine forma publikuotų dokumentų privalomųjų egzempliorių paiešką portalo ibiblioteka.lt kataloge;
34. Archyvinio fondo dokumentai gali būti naudojami tik švietimo ir mokslinio tyrimo tikslais, vadovaujantis Nacionalinės bibliotekos generalinio direktoriaus patvirtintomis Naudojimosi Lietuvos nacionaline Martyno Mažvydo biblioteka taisyklėmis. Dėl viešo ar neviešo archyvinio fondo dokumentų naudojimo tarp viešosios informacijos rengėjo ir bibliotekos, kurioje saugomas archyvinis fondas, vienos iš šių šalių iniciatyva ir kitai sutinkant, gali būti pasirašoma sutartis, kurioje gali būti numatomos atskiros naudojimosi dokumentais sąlygos.
35. Viešosios informacijos rengėjai, jų funkcijų ar teisių perėmėjai, nebeturintys išlikusio jų publikuoto dokumento, gali raštu kreiptis į biblioteką su prašymu pagaminti dokumento kopiją. Su dokumento kopijavimu susijusias išlaidas turi padengti viešosios informacijos rengėjas pagal bibliotekos vadovo patvirtintus bibliotekos teikiamų mokamų paslaugų įkainius ir teikimo tvarką, parengtą vadovaujantis 2005 m. lapkričio 2 d. Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymu Nr. ĮV-502 „Dėl Valstybės ar savivaldybių įsteigtų bibliotekų teikiamų mokamų paslaugų sąrašo patvirtinimo”.
37. Archyvinio fondo dokumentus biblioteka gali laikinai perduoti naudotis parodų organizatoriams parodos rengimo ir eksponavimo laikotarpiu ar viešosios informacijos rengėjams, jų funkcijų ar teisių perėmėjams bibliotekos nustatyta tvarka.
38. Už laikinai perduotų archyvinio fondo dokumentų saugumą, fizinę būklę ir jų grąžinimą bibliotekos vadovo nustatyta tvarka ir terminais atsako juos laikinai perėmę naudotis fiziniai ir juridiniai asmenys.
VII skyrius
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Pakeitimai:
1.
Lietuvos Respublikos kultūros ministerija, Įsakymas
Nr. ĮV-1444, 2021-12-21, paskelbta TAR 2021-12-22, i. k. 2021-26444
Dėl Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2017 m. lapkričio 28 d. įsakymo Nr. ĮV-1122 „Dėl Nacionalinio publikuotų dokumentų archyvinio fondo nuostatų patvirtinimo“ pakeitimo